Employer Of Record

Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Chalmers needs a partner who can support Chalmers in hiring and administrating staff located outside Sweden and ensure that local laws and tax regulations are followed. However, Chalmers must retain full control and decision-making authority over the employee's tasks, work schedules, benefits, and performance. Scope: A web-based software-as-a-service workforce management platform Payroll management: Calculation and distribution of salaries, including tax withholdings and social security contributions. Benefit administration: Management of employee benefits such as health insurance, retirement plans, and paid time off. Compliance: Adherence to local employment laws, including tax regulations, labor standards, and workplace safety requirements. Contract management: Creation of employment contracts and any legal documentation required. Employee onboarding and offboarding: Management of the hiring process, including onboarding new employees and handling offboarding procedures when employees leave.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2025-09-30. Upphandlingen offentliggjordes den 2025-08-19.

Vem?

• Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Vad?

• Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet

Var?

• Västsverige › Västra Götalands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2025-08-19	Meddelande om upphandling

Meddelande om upphandling (2025-08-19)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Employer Of Record
Referensnummer: C 2025-1155
Kort beskrivning:

Typ av kontrakt: Tjänster
Produkter/tjänster: Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet 📦
Beräknat värde exklusive moms: 3 000 000 SEK 💰
Andra begränsningar för leveransplatsen: Var som helst
Beskrivning
Intern identifierare: C 2025-1155
De tekniska specifikationerna har bestämts med beaktande av tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Det som anskaffas ska inte användas av fysiska personer, därav inga krav på tillgänglighet
Varaktighet
Startdatum: 2026-01-01 📅
Slutdatum: 2030-01-01 📅
Information om elektroniska kataloger
Anbuden skall presenteras i form av elektroniska kataloger eller innehålla en elektronisk katalog
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Förfarande
Typ av förfarande
Öppet förfarande ✅
Rättslig grund: Direktiv 2014/24/EU
Administrativ information
Tidsfrist för mottagande av anbud eller begäran om deltagande: 2025-09-30 21:59:59 📅
Villkor för öppnande av anbud: 2025-09-30 22:00:00 📅
Villkor för öppnande av anbud (plats): Arvid Hedvalls backe 4, Göteborg
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
engelska 🗣️
Minimitid under vilken anbudsgivaren måste upprätthålla anbudet: 91 dagar
Information om ett ramavtal eller ett dynamiskt inköpssystem
Ramavtal med flera operatörer ✅
Högst antal deltagare: 1
Villkoren för upphandlingen
Avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift eller stämpel (enligt definitionen i förordning (EU) nr 910/2014) krävs
Öppningsdatum: 2025-09-30 22:00:00 📅
Plats: Arvid Hedvalls backe 4, Göteborg
Elektronisk katalog: Tillåten
Elektronisk fakturering: Krävs
Elektronisk beställning kommer att användas ✅
Elektronisk betalning kommer att användas ✅
Sista dag för att begära kompletterande information: 2025-09-21 22:00:00 📅

Juridisk, ekonomisk, finansiell och teknisk information
Villkor för deltagande
Uteslutningsgrund:

Ackordsuppgörelse med borgenärer

Allvarligt fel i yrkesutövningen

Avbruten näringsverksamhet

+ 22 fler

Avtal med andra ekonomiska aktörer med syfte att snedvrida konkurrensen

Barnarbete och andra former av människohandel

Bedrägerier

Bristande tillförlitlighet när det gäller att utesluta risker för landets säkerhet

Brott mot yrkesetiken vid upphandling av försvarsmateriel

Deltagande i en kriminell organisation

Direkt eller indirekt deltagande i förberedelserna av detta upphandlingsförfarande

Förtida uppsägning, skadestånd eller andra jämförbara sanktioner

Har lämnat oriktiga uppgifter, har undanhållit information, kan inte förete de handlingar som krävs eller har tillägnat sig konfidentiell information om förfarandet

Insolvens

Intressekonflikt på grund av deltagande i upphandlingsförfarandet

Konkurs

Korruption

Penningtvätt eller finansiering av terrorism

Situation som enligt nationell lagstiftning motsvarar konkurs

Terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet

Tvångsförvaltning

Åsidosättande av skyldigheten att betala skatter

Åsidosättande av skyldigheten att betala sociala avgifter

Åsidosättande av skyldigheter enligt arbetsrätten

Åsidosättande av skyldigheter enligt miljölagstiftningen

Åsidosättande av skyldigheter enligt sociallagstiftningen

Beskrivning av uteslutningsgrunder:

Chapter 13, Section 1, of the Swedish Public Procurement Act (LOU) sets out mandatory grounds for exclusion, while Chapter 13, Section 3, of LOU sets out grounds that enable the buyer to exclude a tenderer from participation in the procurement. The grounds for exclusion apply even if the offences are committed by a representative of the tenderer. Furthermore, according to Chapter 13, Section 3, of LOU, a tenderer may be excluded from participating in a procurement if the buyer can show that the tenderer is subject to one of the points mentioned in this section and has not taken sufficient measures to demonstrate its reliability (referred to as self-cleaning) or has not been able to provide an explanation that makes it likely that a contract can be performed despite the circumstances. The grounds for exclusion also apply to any subcontractors that the tenderer intends to use for the order in accordance with Chapter 14, Section 7, of LOU. The buyer may request that the tenderer and/or subcontractor(s) submit an extract from criminal records or an equivalent document issued by a competent authority in the country in which the tenderer is established, showing that there are no circumstances which, according to Chapter 13, Section 1, of LOU, constitute grounds for excluding the tenderer from the procurement

According to Chapter 13, Section 2, of LOU, a contracting authority must exclude a tenderer from participating in a procurement if the contracting authority becomes aware that, according to a legally binding judgment, the tenderer has neglected or not met its obligations regarding the payment of taxes or social security contributions. Taxes and social security contributions The tenderer must have no significant debts regarding Swedish taxes and social security contributions to either the Swedish Tax Agency or the Swedish Enforcement Authority. The buyer checks this and reserves the right to determine in each case what may be deemed significant debts. Minor debts are accepted if the debt is disputed, the debt can be settled before a contract is signed, or if there is an agreement with the relevant public authority. Foreign tenderers must meet corresponding requirements based on the laws/regulations applicable in the country in which they are registered. Foreign tenderers must provide information in their tender to support compliance with the above requirements. F-tax certificate The tenderer must be registered for F-tax in Sweden. The same applies to foreign tenderers for all services performed for the buyer in Sweden. The buyer verifies that the tenderer meets the above requirements

Upphandlande myndighet
Namn och adresser
Namn: Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
Nationellt registreringsnummer: 5564795598
Avdelning: Inköp och upphandling
Postadress: Chalmers tekniska högskola
Postnummer: 41296
Postort: Göteborg
Region: Västra Götalands län 🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
Kontaktpunkt: Linnea Caesar
E-post: linnea.caesar@chalmers.se 📧
Telefon: 031-7721000 📞
URL: http://www.chalmers.se 🌏
Typ av upphandlande myndighet
Offentligrättsligt organ
Huvudsaklig verksamhet
Utbildning
Kommunikation
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=66960 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=66960&GoTo=Tender 🌏
Elektronisk inlämning: Krävs

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Göteborg
Nationellt registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Box 53197
Postnummer: 400 15
Postort: Göteborg
Region: Västra Götalands län 🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: forvaltningsrattenigoteborg@dom.se 📧
Telefon: 031-732 70 00 📞
URL: https://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-goteborg/ 🌏
Förfarande för översyn
Exakt information om tidsfrister för omprövningsförfaranden: 10 days
Information om elektroniska arbetsflöden
Elektronisk fakturering kommer att accepteras
Källa: OJS 2025/S 159-545297 (2025-08-19)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet (>20 nya upphandlingar)