Beskrivning av upphandlingen
Omfattning
Upphandlingen omfattar leverans av ett system som kan användas av Jönköpings kommuns olika verksamheter, se bild i avsnitt 1.2. Leverantören ska leverera det efterfrågade IT-systemet som en tjänst inklusive drift.
Tjänsten ska omfatta samtliga anställda i Jönköpings kommun. I dagsläget är det ca. 12 000 tillsvidareanställda, ca. 1 000 visstidsanställda och ca 3 500 timanställda.
Upphandlingen omfattar införande och implementering av ett forskningsbaserat, kvalitativt och användarvänligt digitalt system för genomförande av medarbetarundersökningar i olika omfattning (kortare och fördjupade), frekvens (ofta och mer sällan) och på flera nivåer:
- kommunövergripande
- förvaltningsnivå
- avdelningsnivå
- enhetsnivå
Forskningen som systemet baseras på ska ha en tydlig koppling till föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4.
Genom att införa ett modernt, forskningsbaserat och digitalt systemstöd som följer organisationsträdet under punkt 1.2 ska Beställaren kunna:
-Skapa undersökningar
Fördefinierade frågor baserade på aktuell forskning
Skapa egna frågor
Skapa egendefinierade perioder
Hämta in anställda från Beställarens Azure Directory (AD)
Utskick via e-post
Skapa länk till undersökning som skickas till valfri mottagare (oberoende organisationsträdet i punkt 1.2)
-Genomföra anonyma undersökningar
Anställd ska besvara undersökningen
Anställd ska se resultatet i realtid
- Följa upp anonyma undersökningar
Göra jämförelser, analyser och följa resultat för olika tidsperioder och organisatoriska nivåer (se punktlista ovan)
Se trender utifrån verksamhetens resultat
Utifrån resultatet få förslag på åtgärder baserat på aktuell forskning
Enligt dataskyddsförordningen artikel 44 och 45 får behandling (d.v.s. inhämtning, bearbetning, lagring, etc.) av personuppgifter endast ske inom Europeiska Unionens (EU) medlemsländer, EEA medlemsländer Norge, Lichtenstein och Island samt tredjeländer och internationella organisationer som av Europeiska kommission bedöms ha adekvata skyddsnivåer.
Leverantören ska inte vara baserad i tredjeland eller ha ägarförhållande till tredjeland vars lagstiftning innebär en skyldighet att lämna ut data till myndigheter i det aktuella tredjelandet.
Listade bolag i punkt 1.7 är med som option och samma avtalsvillkor ska gälla om de väljer att nyttja optionen.