Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser Karlskrona kommuns behov av projektledning och teknisk utrustning kring mindre evenemang, inklusive hybrida evenemang.
Tjänsten som efterfrågas
Denna upphandlings syfte är att säkerställa upphandlande myndigheters behov av kompetens för att projektera, utrusta och bemanna stora och små event/arrangemang som anordnas av Karlskrona kommun och övriga upphandlande myndigheter, inklusive hybrida event. Uppdrag kan variera från att till exempel leverera utrustning till en skolavslutning, vara sammanhållande part av musikarrangemang samt att vid andra uppdrag åta sig att arrangera event för flera dagar där leverantören har projektledaransvar. Kommunens mål är att skapa kvalitativa, inspirerande och attraktiva evenemang för alla deltagare. Kommunen avser att upphandla två ramavtal, beskrivet nedan som del 1 och 2.
Exempel på arrangemang som har genomförts eller kan tänkas genomföras inom Karlskrona kommun, se punkt 2.4.
Del 1 Event projektledning innebär att upphandlande myndigheter ska kunna avropa projektledning inom området evenemang per timme, det kan vara både större och mindre uppdrag. Uppdraget avser även behov av att avropa projektledning av hybrida event. Del 1 avgränsar de upphandlande myndigheternas behov av en sammanhållande part. Vid egna arrangemang där myndigheten själv projektleder, avropas teknik/teknisk kompetens och utrustning från del 2. Uppstår behov av teknik och utrustning gällande del 2 vid nyttjande av projektledning, del 1, ska upphandlade leverantörer för del 2 användas.
Följande parametrar tas i beaktning vid beställning:
Pris för uppdragets bedömda omfattning
Erfarenhet av motsvarande uppdrag
Språkkunskaper
Lokal kännedom
Det står beställaren fritt att välja det anbud som bäst motsvarar beställarens krav, upp till en angiven nivå. Se 4.6.1.1.
Del 2 Teknik/Utrustning samt tillhörande tjänster till upphandlande myndigheters arrangemang. (När upphandlande myndigheter projektleder, avgränsat för egna event)
Leverantören ska kunna samarbeta med beställare samt med övriga parter som ingår i uppdraget. Kommunen ser även att leverantören har en hög leveranssäkerhet avseende avtalade leveranstider samt inställelsetider. Leverantören ska kunna se sin del samt ha förståelse för helheten i uppdraget. Uppdragen ser ofta helt olika ut och har olika förutsättningar som kräver att leverantören har en hög kreativitet och flexibilitet samt en god kommunikativ förmåga. Detta innebär att leverantören måste ha en organisation som är flexibel avseende personalens kompetens och antal resurser. Det behöver dock inte innebära att leverantören har all kompetens och resurser i egen anställd personal utan ska snabbt kunna ta in den kompetens som erfordras.
Leverantören ska kunna föreslå alternativa funktioner och lösningar till beställare för att tillgodose den bästa lösningen för evenemanget. Vid vissa evenemang kan inställelsetiden vara kort och det krävs då att leverantören har möjlighet att deltaga och utföra uppdraget med kort varsel.
Upphandlande myndigheter
Karlskrona kommun org nr 212000-0829
AB Karlskronahem org nr 556114-6662
Kruthusen Företagsfastigheter AB 556052-0438