Upphandling av kontorsservice och bevakningstjänster

VINNOVA

Upphandlingen omfattar en sammanhållen tjänst avseende kontorsservice (reception och telefonväxel, konferensservice, vaktmästeri) och bevakningstjänster i enlighet med vad som föreskrivs i avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget.
Beskrivning av omfattningen av de kommande åtaganden som denna upphandling omfattar, de krav som ställs på utförande och leverantören som ska utföra de aktuella tjänsterna framgår av detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2016-07-04. Upphandlingen offentliggjordes den 2016-05-18.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Tempest Security AB

Vem?

• VINNOVA

Vad?

• Allmänna offentliga tjänster › Administration inom företagsverksamhet
• Bostadsförvaltning › Vaktmästartjänster
• Diverse företagstjänster › Receptionstjänster
• Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet › Kontorshjälp
• Nöd- och säkerhetsutrustning › Bevaknings- och säkerhetssystem
• Säkerhetstjänster › Larmövervakningstjänster
• Säkerhetstjänster › Vakttjänster
• Särskilda nättjänster för företag › Telefonväxeltjänster

Var?

• Stockholm › Stockholms län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2016-05-18	Meddelande om upphandling
2016-06-10	Ytterligare upplysningar
2017-01-13	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2016-05-18)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Bevaknings- och säkerhetssystem
Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Bevaknings- och säkerhetssystem 📦

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Ministerium eller annan central
Upphandlande myndighet (namn): Vinnova
Postadress: Mäster Samuelsg. 56
Postnummer: 101 58
Postort: Stockholm
Kontakt
E-post: cassandra.schon@affarsconcept.se 📧
Telefon: +46 84733000 📞
Fax: +46 084733005 📠

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2016-05-18 📅
Sista anbudsdag: 2016-07-04 📅
Publiceringsdatum: 2016-05-21 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2016/S 097-174310
Refererar till meddelande: 2016/S 077-136655
EUT-S-nummer: 97
Ytterligare information
Visma TendSign-annons: http://www.opic.com/notice.asp?req=ditclbrh

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Beskrivning av omfattningen av de kommande åtaganden som denna upphandling omfattar, de krav som ställs på utförande och leverantören som ska utföra de aktuella tjänsterna framgår av detta förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor.

Referensnummer: 2016-01702
Plats för genomförandet
Huvudort eller plats för utförandet: Stockholms län.

Juridisk, ekonomisk, finansiell och teknisk information
Villkor för deltagande
Behörighet att utöva yrkesverksamheten:

Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen:

Anbudsgivaren kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om de omständigheter som räknas upp i 10 kap. 1 § lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) föreligger. För uteslutning enligt 10 kap. 1 § LOU krävs att lagakraftvunnen dom föreligger. Är anbudsgivaren en juridisk person kommer denne att uteslutas även i de fall en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet.

Anbudsgivaren kommer vidare att uteslutas om de omständigheter som uppräknas i 10 kap. 2 § LOU föreligger.

Om, av anbudsgivaren, angiven underleverantör är föremål för de omständigheter som räknas upp i de ovan nämnda lagrummen kan underleverantörens kapacitet inte åberopas.

Anbudsgivaren ska bekräfta att ingen av uteslutningsgrunderna ovan föreligger avseende det egna (anbudsgivande) företaget och eventuell/-a underleverantör/-er (enligt avsnitt 2.2).

Vinnova kontrollerar att anbudsgivaren och eventuell/-a underleverantör/-er uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter genom att begära in uppgifter från Skatteverket. Vid skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter kan kravet ändå anses vara uppfyllt.

I det fall det inte är möjligt för Vinnova att på egen hand inhämta sådan information ska anbudsgivande företag vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kravet ovan uppfylls.

Registreringsskyldigheter:

Leverantören ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter.

Vinnova kontrollerar att anbudsgivaren och eventuell/-a underleverantör/-er uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter genom att begära in uppgifter om detta från relevant myndighet.

I det fall det inte är möjligt för Vinnova att på egen hand inhämta sådan information ska anbudsgivaren vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kravet ovan uppfylls.

Ekonomisk och finansiell ställning:

Ekonomisk ställning:

Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att denne uppfyller kravet ovan. I förekommande fall ska även redovisning vilken visar att motsvarande ekonomisk ställning innehas lämnas. Redovisningen kan utgöras av åberopande av annat företags kapacitet. Företaget i fråga redovisas som underleverantör, se avsnitt 2.2 i förfrågningsunderlaget. Leverantören ska därmed, i förekommande fall, på begäran kunna uppvisa bevis om rättslig förbindelse som visar att denne förfogar över åberopad ekonomisk kapacitet. Vinnova kommer att kontrollera att åberopat företag uppnår lägst riskklass 3 enligt UC. Upplysningar från UC kommer att inhämtas av Vinnova i anslutning till anbudsöppningen. Anbudsgivaren uppmanas att själv kontrollera sin riskklass hos UC innan denne lämnar anbud för att utröna uppfyllelse av kravet samt om redovisning enligt ovan behöver lämnas.

Lägsta nivå(er) på standarder:

Ekonomisk ställning:

Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden. Leverantören ska därmed uppnå en riskklass om lägst 3 enligt kreditmarknadsinstitutet UC AB (UC).

I de fall lägre riskklassificering erhålls, eller i det fall leverantören inte kan erhålla sådan riskklassificering, ska denne ändå anses uppfylla detta krav om denne i anbudet lämnat en sådan redovisning att det kan anses klarlagt att leverantören, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska ställning.

Teknisk och yrkesmässig förmåga:

Auktorisation:

Anbudsgivaren ska i sitt anbud bifoga intyg som visar att kravet om auktorisation är uppfyllt.

Kvalitetssäkringsrutiner:

Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa hur kravet avseende kvalitetssäkringsrutiner uppfylls. Redovisningen ska innehålla en beskrivning av de egna kvalitetssäkringsrutiner som tillämpas alternativt kopia på giltigt ISO-certifikat (9001), utfärdat av ackrediterat certifieringsorgan, eller likvärdigt. I de fall egen beskrivning lämnas ska denna vara så utförlig att det framgår att ställda krav uppfylls.

Referensuppdrag – kontorsservice:

Anbudsgivaren ska redovisa uppdrag med angivande av kund (företag/organisation), tid för uppdragets utförande, namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen samt beskrivning som visar att uppdrag haft sådan omfattning som efterfrågas i kravet.

VINNOVA kan inom ramen för anbudsprövning komma att kontrollera lämnade uppgifter, bland annat genom att kontakta kontaktpersoner. För det fall kontaktperson inte kan verifiera lämnade uppgifter, att uppdrag utförts i enlighet med villkoren för detsamma och ha renderat ett, enligt kundens bedömning, gott resultat kommer anbudsgivaren inte att kunna tillgodoräkna sig åberopad erfarenhet.

Referensuppdrag – bevakningstjänster:

Vinnova kan inom ramen för anbudsprövning komma att kontrollera lämnade uppgifter, bland annat genom att kontakta kontaktpersoner. För det fall kontaktperson inte kan verifiera lämnade uppgifter, att uppdrag utförts i enlighet med villkoren för detsamma och ha renderat ett, enligt kundens bedömning, gott resultat kommer anbudsgivaren inte att kunna tillgodoräkna sig åberopad erfarenhet.

Krav på personal:

Arbetsledare och vaktchef (uppdragsansvarig):

Leverantören ska erbjuda en person för rollen som arbetsledare inom kontorsservice och rollen som vaktchef inom bevakning (uppdragsansvarig). Uppdragsansvarig ska med huvudansvar för leverantörens åtagande bland annat svara för samordning av arbetets utförande och vara Vinnovas kontaktperson för tjänsterna under hela avtalstiden.

Erbjuden uppdragsansvarig ska:

· inneha minst gymnasieexamen,

· ha genomgått ledarskapsutbildning,

· ha minst tre års erfarenhet av arbetsledning,

· vara väl förtrogen med sådana arbetsuppgifter som följer av leverantörens åtagande enligt kraven på tjänsten inom kontorsservice (inom receptions- och telefonväxel-, konferens- och vaktmästeritjänster) innebärande kompetens att bemanna samtliga funktioner,

· ha minst tre års erfarenhet inom bevakningstjänster,

· ha erfarenhet av att hantera installerade lås- och larmsystem såsom att skapa/spärra passerkort, ändra tidpunkter för dörrlås, larma/avlarma, felsökning och problembeskrivning vid kontakt med leverantör av säkerhetsteknik,

· inneha den kompetens som fordras för samordning och arbetsledning avseende det åtagande som framgår av kraven på bevakningstjänsten,

· ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och i skrift.

Övrig personal – kontorsservice:

Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att kraven på övrig personal – kontorsservice kommer att uppfyllas.

Övrig personal – bevakning:

Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att kraven på övrig personal – bevakning kommer att uppfyllas.

Resurstillgång:

Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta uppfyllnad av kraven på resurstillgång.

Observera att övrig personal – kontorsservice och övrig personal – bevakning, som tidigare angivits, inte behöver namnges och redovisas i anbudet (dvs. resurserna behöver inte finnas tillgängliga vid anbudstillfället), men ska finnas tillgängliga och tillhandahållas för det fall avtal tecknas med anbudsgivaren.

Lägsta nivå(er) på standarder:

Auktorisation:

Leverantören ska inneha erforderliga tillstånd och godkännanden för att bedriva bevakningsverksamhet.

Kvalitetssäkringsrutiner:

Leverantören ska bedriva ett systematiskt kvalitetssäkringsarbete och tillämpa dokumenterade rutiner för kvalitetssäkringsarbetet. Kvalitetssäkringsarbetet ska möjliggöra uppföljning av uppdraget och mätning av resultat mot uppsatta mål.

Referensuppdrag – kontorsservice:

Leverantören ska ha utfört minst två uppdrag avseende kontorsservice. Minst ett av uppdragen ska ha omfattat både receptionstjänster och telefonväxeltjänster och minst ett av uppdragen ska ha omfattat vaktmästeritjänster. Uppdragen ska ha utförts för olika kunder under de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag. Referensuppdrag, vilka har efterfrågad omfattning, utförda för Vinnova får åberopas. Uppdragen ska ha utförts i enlighet med avtalade villkor och ha renderat ett, enligt kundens bedömning, gott resultat.

Referensuppdrag – bevakningstjänster:

Leverantören ska ha utfört minst fem uppdrag avseende rondbevakning. Respektive referensuppdrag ska ha avsett rondbevakning av kontor omfattande minst 3000 kvm och ha inkluderat natt och helgbevakning. Uppdragen ska ha utförts för olika kunder under de senaste tre åren räknat från sista anbudsdag. Referensuppdrag, vilka har efterfrågad omfattning, utförda för Vinnova får åberopas. Uppdragen ska ha utförts i enlighet med avtalade villkor och ha renderat ett, enligt kundens bedömning, gott resultat.

Krav på personal:

Arbetsledare och vaktchef (uppdragsansvarig).

Anbudsgivaren ska namnge erbjuden uppdragsansvarig samt lämna kompetensredovisning av vilken det framgår att ställda krav uppfylls.

Övrig personal – kontorsservice:

Övrig personal – kontorsservice behöver inte namnges och redovisas i anbudet (dvs. resurserna behöver inte finnas tillgängliga vid anbudstillfället), men ska finnas tillgängliga och tillhandahållas för det fall avtal tecknas med anbudsgivaren.

Leverantören ska vid uppdragets genomförande tillhandahålla personal för utförande av kontorsservice inom ramen för det aktuella åtagandet i form av personal för receptions- och telefonväxeltjänster (receptionist), konferensservice och vaktmästare. Därutöver ska leverantören tillhandahålla en flexibel resurs för utförande av samtliga typer av kontorsserviceuppgifter.

Receptionist:

Tillhandahållen personal ska:

· ha minst 2 års erfarenhet av liknande receptions- och telefonväxeltjänster som de som följer av leverantörens åtagande enligt kraven på tjänsten inom det aktuella tjänsteområdet,

· ha god samarbetsförmåga, vara utåtriktad och serviceinriktad,

· ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och i skrift.

Konferensservicepersonal:

· ha erfarenhet av liknande konferensservice som det som följer av leverantörens åtagande enligt kraven på tjänsten inom det aktuella tjänsteområdet,

· ha erfarenhet av administration,

· ha god samarbetsförmåga, vara serviceinriktad och ansvarsfull,

· ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Vaktmästare:

· ha minst två års erfarenhet av liknande vaktmästeritjänster som de som följer av leverantörens åtagande enligt kraven på tjänsten inom det aktuella tjänsteområdet,

· ha erfarenhet av att genomföra e-beställningar enligt de krav som gäller för myndigheter, d.v.s. att använda IT-stöd för att skapa beställningar som kan godkännas av ansvarig chef i ett elektroniskt attestflöde innan order skickas till leverantör, att göra ett elektroniskt varumottagande och i IT-stödet granska, attestera och godkänna e-faktura,

· ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal,

· ha erfarenhet av att hantera (skapa/spärra m.m.) passerkort och skalskydd, (larma/avlarma, ändra tider för automatiska lås, m.m.).

Flexibel resurs:

· minst en person av personalen som leverantören tillhandahåller ska uppfylla kraven på samtliga tjänster och kunna utföra samtliga tjänster inom områdena reception- och telefonväxel, konferensservice och vaktmästeri.

Övrig personal – bevakning:

Övrig personal – bevakning behöver inte namnges och redovisas i anbudet (dvs. resurserna behöver inte finnas tillgängliga vid anbudstillfället), men ska finnas tillgängliga och tillhandahållas för det fall avtal tecknas med anbudsgivaren.

Leverantören ska vid uppdragets genomförande tillhandahålla väktare för utförande av bevakning inom ramen för det aktuella åtagandet.

Tillhandahållna väktare ska:

· ha genomgått den/de utbildning/-ar som fordras för rollen som väktare,

· ha erforderlig erfarenhet avseende den aktuella rollen,

· ha goda kunskaper i svenska i tal,

· ha god samarbetsförmåga och vara serviceinriktad.

Tillhandahållna väktare ska vidare uppfylla auktorisationskrav m.m. som följer av tillämpliga lagar, författningar samt normer och föreskrifter som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk som från tid till annan är eller blir tillämpliga.

Resurstillgång:

Leverantören ska för genomförande av avtalat åtagande avseende kontorsservice och bevakning tillhandahålla för uppdraget erforderligt antal personer (se krav på bemanning i avsnitt 4.1.3 i förfrågningsunderlaget) som uppfyller kraven ovan så att uppdraget kan levereras med den omfattning, effektivitet och kvalitet som framgår av avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget samt av övriga krav och villkor för åtagandet.

Vidare gäller att förlust av enskild/-a person/-er inte ska medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller avtalade resurser påverkas. Leverantören ska därmed säkerställa tillgång till erforderligt antal förstärkningsresurser.

Kontraktets fullgörande
Andra särskilda villkor:

Skatter och avgifter:

Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören garanterar att dess eventuella underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Vinnova kommer löpande kontrollera att Leverantören fullgör sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.

Antidiskriminering:

Leverantören ska vid utförande av uppdraget följa vid var tid gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses är för närvarande 16 kap. 8 och 9 §§ Brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567).

Leverantören ska vid Vinnovas anmodan, inom skälig tid, skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt ovan.

Arbetsvillkor:

Leverantören ska vid uppdragets fullgörande, såvitt avser de personer som utför avtalat åtagande, efterleva tillämpliga arbetsrättsliga skyldigheter som följer av lag eller annan författning. Leverantören förbinder sig vidare att, när så är tillämpligt, för den del av anställningen som är hänförlig till det aktuella åtagandet iaktta villkor avseende lön, semester och arbetstid minst i nivå med eventuellt/eventuella gällande kollektivavtal. Ovan gäller även om underleverantör anlitas för utförande av delar av åtagandet.

Förfarande
Anbudens giltighetstid: 2016-12-31 📅
Datum för öppnande av anbud: 2016-07-05 📅
Kriterier för tilldelning
Kriterium: 1. Arbetssätt – kontorsservicefunktion
2. Pris
Språk
Språk: svenska 🗣️

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-5216
Kontakt
Kontaktpunkt: Cassandra Schön
Namn: TendSign
Webbadress för ytterligare information: https://tendsign.com/doc.aspx?ID=103154 🌏
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?ID=103154&Goto=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?ID=103154&Goto=Tender 🌏

Referens
Datum
Publiceringsdatum: 2016-04-20 📅
Identifierare
Referensnummer tilldelat av upphandlande myndighet: 2016-01702
Nummer på meddelandet i EUT S: 2016/S 077-136655

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Stockholm
Postadress: Tegeluddsvägen 1
Postort: Stockholm
Postnummer: 115 41
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: forvaltningsrattenistockholm@dom.se 📧
Telefon: +46 856168000 📞
Fax: +46 856168001 📠
Källa: OJS 2016/S 097-174310 (2016-05-18)

Ytterligare upplysningar (2016-06-10)
Objekt
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Ytterligare upplysningar

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2016-06-10 📅
Sista anbudsdag: 2016-07-11 📅
Publiceringsdatum: 2016-06-15 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2016/S 114-203411
Refererar till meddelande: 2016/S 097-174310
EUT-S-nummer: 114
Källa: OJS 2016/S 114-203411 (2016-06-10)

Meddelande om tilldelning (2017-01-13)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 13 000 000 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2017-01-13 📅
Publiceringsdatum: 2017-01-18 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2017/S 012-018858
EUT-S-nummer: 12
Ytterligare information

Totalt inkom 7 anbud. Vinnova antog anbud från Tempest Security AB, 556695-6552, med adress Rålambsvägen 17, 112 59 Stockholm. Erlagt pris 13 MSEK. Tilldelningsbeslut meddelades 23.9.2016. Avtal tecknades 13.12.2016. Visma TendSign-annons: http://www.opic.com/notice.asp?req=diwgfrfh

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2016-09-23 📅
Namn: Tempest Security AB
Postadress: Box 5191
Postort: Stockholm
Postnummer: 102 44
Land: Sverige 🇸🇪
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 7

Upphandlande myndighet
Kontakt
Land: Sverige 🇸🇪

Kompletterande information
En tjänst där information om omprövningsförfarandet kan erhållas
Namn: Förvaltningsrätten i Stockholm
Postadress: Tegeluddsvägen 1
Postort: Stockholm
Postnummer: 115 41
Telefon: +46 856168000 📞
Källa: OJS 2017/S 012-018858 (2017-01-13)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Säkerhets-, brandbekämpnings-, polis- och försvarsutrustning (14 nya upphandlingar)

Nöd- och säkerhetsutrustning (11)

Bevaknings- och säkerhetssystem (7)