Kommunikationstjänster

Kort beskrivning

Upphandlingen omfattar ramavtal av kommunikationstjänster, både för HB:s ordinarie verksamhet och uppdrag där HB är huvudman.  Målet med upphandlingen är att erbjuda verksamheterna inom HB ett mångsidigt tjänsteutbud som passar dess olika behov inom området. Upphandlingen är indelad i följande två (2) delområden: Delområde: Huvudbyrå Delområde: Medieproduktionsbryå.

Beskrivning av upphandlingen

Besvaras aUpphandlingen omfattar ramavtal av kommunikationstjänster, både för HB:s ordinarie verksamhet och uppdrag där HB är huvudman. 

Målet med upphandlingen är att erbjuda verksamheterna inom HB ett mångsidigt tjänsteutbud som passar dess olika behov inom området.

Upphandlingen är indelad i följande två (2) delområden:

Delområde: Huvudbyrå
Delområde: Medieproduktionsbyrå.

Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren

Referensuppdrag: Köparen kommer att utvärdera referensuppdragens kvalitet enligt beskrivningen nedan: Utvärderingen av anbud görs helt oberoende av andra anbud enligt nedan angiven mervärdesmodell. Mervärdesmodellen innebär att tilldelningskriterierna värderas i absoluta tal (SEK). Uppfyllt krav ger ett prisavdrag enligt de mervärden som anges för varje utvärderingskriterium. Leverantören ska visa sin kapacitet att leverera tjänster med hög kvalitet, kreativitet och relevans genom att bifoga tre referensuppdrag. Vid val av referensuppdrag ska leverantören även beakta köparens angivna omfattning och behov i detta delområde.
Leverantörens viktade jämförelsesumma Leverantörens anbudspris per konsultroll viktas enligt angiven viktning i prismatrisen. Priserna räknas samman och utgör leverantörens jämförelsesumma.
Momentet referensuppdragens kvalitet Inlämning av skriftliga referensuppdrag:
De leverantörer som kan erhålla ramavtalet och har kvalificerats kommer att bli ombedda att presentera utförliga referensuppdrag. Det innebär att referensuppdragen som angetts under punkt 4.1.2 ska bifogas vid begäran. Vid begäran ska dessa uppdrag lämnas in inom fem (5) arbetsdagar från begäran. Leverantörer som inte lämnar in underlag inom den angiven tiden diskvalificeras från fortsatt utvärdering.
En helhetsbedömning av leverantörens inlämnade genomförda referensuppdrag kommer att göras med utgångspunkt av nedanstående kriterier:
Tydlighet och begriplighet - Redovisade uppdrag bör visa att leverantören genom en väl beskriven arbetsprocess erbjuder hög kompetens inom samtliga önskade områden genom lämnad beskrivning av genomfört uppdrag.
•
Kreativ höjd - Redovisade uppdrag bör påvisa ett strategiskt tänkande som har lett till kreativa idéer och upplägg.
•
Strategisk höjd - Redovisade uppdrag bör genom helhetssyn, relevans och rimlighet påvisa
strategisk höjd. Uppdrag bör t.ex. visa exempel på att man i ett mer långsiktigt, strategiskt arbete lyckats öka kännedomen om en relativt anonym verksamhet och hålla kvar det på en högre nivå.
Relevant lösning - Resultat och effekter av uppdragen bör framgå av redovisningen. Referensuppdragets relevans i lösningen i förhållande till köparens specifika förhållanden (anslagsfinansierad myndighet med forsknings- och utbildningsuppdrag).
•
Leverantörens referensuppdrag kommer att utvärderas och bedömas av köparens egen, inom området, sakkunniga personal, enligt utvärderingskriterierna nedan. Utvärdering av de skriftliga referensuppdragen kommer att genomföras utan att utvärderingsgruppen vet vilka referensuppdrag som tillhör respektive leverantör. Detta för att uppnå en högre grad av objektivitet. Därför ska leverantören bifoga de tre referensuppdragen i två olika format enligt anvisningarna i nästa stycke.
Det totala mervärdet som leverantören kan erhålla för utvärderingskriteriet Referensuppdragens kvalitet är 432 kr eller max 144 kr per referensuppdrag. Betyg kommer att sättas enligt nedan per referensuppdrag. Utmärkt, 144 kr i mervärde. Den sammanlagda bedömningen visar att leverantörens redovisade referensuppdrag på en utmärkt nivå uppfyller kriterierna och ger betydande mervärde för köparen. Leverantören beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågats. Leverantören har en djup förståelse för det som efterfrågats.
Mycket Bra, 57,60 kr i mervärde Den sammanlagda bedömningen visar att leverantörens redovisade referensuppdrag i huvudsak uppfyller kriterierna och bedöms visa en god kvalitet som ger ett mervärde för beställaren. Leverantören beskriver på ett tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats. Beskrivningen har några få brister av mindre betydelse, leverantören har en förståelse för det som efterfrågats.
Bra, 14,40 kr i mervärde Den sammanlagda bedömningen visar att leverantörens redovisade referensuppdrag delvis uppfyller kriterierna och bedöms visa en god kvalitet. Leverantören beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningen har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågas.
Inget mervärde, 0 kr i mervärde Den sammanlagda bedömningen visar att leverantörens redovisade referensuppdrag har tydliga brister i jämförelse med efterfrågat kriterium. Leverantören beskriver det som efterfrågats på en inte utmärkande nivå. Referensuppdragen och beskrivningar är på en otillräcklig nivå.
Får leverantören 0 kr i mervärde i något utav referensuppdragen kommer leverantören inte att gå vidare till utvärdering av fördjupad presentation.
Efter utvärderingen av referensuppdragen, subtraheras de erhållna mervärdena från leverantörens jämförelsesumma. Detta resulterar i att leverantören får en jämförelsesumma som sedan används i momentet Fördjupad presentation.

Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren

Muntlig presentation: Steg 2 - Fördjupad presentation (efter referensutvärdering):
Leverantörer som efter referensuppdrags utvärderingen har möjlighet att vinna upphandlingen bjuds in till köparens lokaler i Borås till utvärdering för fördjupad presentation. Muntlig presentationen kommer att ske enligt nedanstående beskrivning. Presentationen kommer att ske på plats i köparens lokaler 2/4, kl: 09:30-17:00. Den 3/4 kl: 09:30-17:00 är en reservdag, ut ifall tiden inte räcker till under 2/4.
Leverantören ska visa på sin förståelse för köparens behov, förutsättningar och framgångsfaktorer, potentialen för ett gott samarbete, samt förmåga att leverera tjänster med hög kvalitet, kreativitet, relevans och kostnadseffektivitet utifrån köparens kommande uppdrag inom detta delområde, genom att genomföra en fördjupad presentation. Respektive leverantör har totalt 60 minuter till sitt förfogande. Presentationen ska vara upplagd så att det finns utrymme för utvärderingsgruppen att ställa frågor i cirka 20 minuter. Effektiv tid för presentationen är alltså 40 minuter. Leverantören väljer själv hur presentationen ska utformas. Minst två personer från leverantören ska genomföra presentationen, varav projektledaren ska vara en. Denna presentation ska ske utan kostnad för köparen.
Presentationen ska innehålla (i valfri ordning): En beskrivning av vad leverantören ser som framgångsfaktorer i en gemensam arbetsprocess och ett lyckat samarbete, och vad leverantören ser sig kunna tillföra köparen i kompetens och kreativitet, kopplat till köparens nuläge och förutsättningar. Denna presentation ska också innehålla en kortfattad beskrivning av vilken potential leverantören ser i köparens varumärke och möjligheter att fortsätta med köparens profileringsarbete att framgångsrikt rekrytera studenter. Under hela presentationen ska köparen ha möjlighet att ställa frågor. Tilldelad tid: 20 minuter samt cirka 10 minuter för frågor.
En muntlig beskrivning av ett av de tre inlämnade referensuppdragen i punkt Utvärdering - Krav på referensuppdragen (leverantören väljer själv det uppdrag som man anser är mest relevant för att visa vad man kan tillföra i ett tänkt samarbete med köparen. Beskrivningen ska innehålla mål, syfte, genomförande, måluppfyllelse, effekt och framgångsfaktorer i arbetsprocessen. Presentationen ska komplettera den tidigare inlämnade skriftliga beskrivningen, med möjlighet att reflektera och fördjupa förståelsen för det som leverantören anser är särskilt relevant för ett samarbete med köparen. Under hela presentationen ska köparen ha möjlighet att ställa frågor. Tilldelad tid: 20 minuter samt cirka 10 minuter för frågor.
Den muntliga presentationen kommer att betygsättas utifrån:
förståelse för köparens behov och förutsättningar som uppdragsgivare,
•
förståelse för och medvetenhet om framgångsfaktorer för ett bra samarbete mellan uppdragsgivare och uppdragstagare,
•
kvalitet och kreativitet i förhållande till kostnad i valt referensuppdrag,
•
förmåga att hantera utmaningar och eventuella svårigheter som exempelvis låg budget, överskriden budget och tidsplan, kommunikationssvårigheter med kund, de speciella förhållanden som gäller för offentliga myndigheter med mera,
•
förmåga att uppnå kommunikativ effekt och måluppfyllelse i valt referensuppdrag.
•
En utvärderingsgrupp, bestående av köparen utsedd personal, gör en samlad bedömning av den muntliga presentationen av referensuppdragen. Utvärderingsgruppen kommer att ge ett gemensamt betyg för de två delarna i presentation.
Det totala mervärdet i kronor som leverantören kan erhålla för utvärderingskriteriet Fördjupad presentation är 494 kr. Betyg kommer att sättas enligt nedan. Utmärkt: 494 kr i mervärde Köparen anser att leverantören på en utmärkt nivå uppfyller köparens behov och förväntningar samt ger betydande värde för köparen. Leverantören bedöms ha en utmärkt förståelse för det som efterfrågats av köparen.
Mycket bra: 167,60 kr i mervärde Köparen anser att leverantören uppfyller köparens behov och förväntningar samt ger värde för köparen. Leverantören bedöms ha förståelse för det som efterfrågats av köparen.
Bra: 49,40 kr i mervärde Köparen anser att leverantören med tveksamhet uppfyller köparens behov och förväntningar och tveksamhet finns till om det ger värde för köparen. Leverantören bedöms inte ha fullgod förståelse för det som efterfrågats av köparen.
Inget mervärde: 0 kr i mervärde Köparen anser att leverantören inte uppfyller köparens behov och förväntningar samt inte ger något värde för köparen. Leverantören bedöms ha dålig förståelse för det som efterfrågats av köparen.
Efter utvärderingen av den fördjupade presentationen, subtraheras det erhållna mervärdet från leverantörens jämförelsesumma. Detta resulterar i leverantörens slutgiltiga jämförelsesumma. Får leverantören 0 kr i mervärde kommer leverantören inte att tilldelas ramavtalet.

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Kvalificeringskrav- teknisk och yrkesmässig kapacitet: Leverantören ska ha:
en organisation och verksamhet med kapacitet att genomföra aktuella uppdrag som efterfrågas inom detta delområde.
•
etablerad verksamhet med dokumenterad erfarenhet av att leverera kommunikationstjänster i enlighet med kraven i detta delområde.
•
tillgängliga resurser (personalstyrka), kompetens och erfarenhet för att utföra de tjänster som efterfrågas i detta delområde.
•
kapacitet att hantera parallella uppdrag samtidigt.
•
arbetsmetoder och rutiner som säkerställer att uppdragen levereras enligt överenskommen kvalitet, tid och budget.
•
Utifrån ovanstående kriterier ska leverantören lämna en verksamhetsbeskrivning som visar företagets kapacitet att utföra de efterfrågade tjänsterna. Verksamhetsbeskrivningen ska omfatta följande punkter:
en beskrivning av leverantörens organisation, inklusive information om företaget, dess verksamhetstyp, geografiska etablering, historik, antal anställda och eventuella samarbetspartners.
•
information om tillgång till nödvändig personal och kompetenser genom egen personal eller underleverantörer.
•
en beskrivning av hur leverantören kan tillhandahålla avtalad kompetens över tid och möjlighet att tillhandahålla fler personer med likartad kompetens.
•
beskrivning av leverantörens arbetsmetoder för att säkerställa att uppdrag levereras enligt överenskommen beställning, kvalitet, tid och budget.
•
en beskrivning av hur leverantören tar emot uppdrag och sätter samman arbetsgrupper för att hantera flera parallella uppdrag samtidigt, i linje med kapacitetskravet ovan.
•
Om en eller flera av beskrivningarna är otydligt formulerade och/eller om den efterfrågade informationen saknas eller inte klart framgår, kommer leverantören att anses som ej kvalificerad för uppdraget och går därmed inte vidare till utvärdering av anbudet.
Beskrivningarna ska bifogas anbudet och får inte överstiga fyra (4) A4-sidor, ska skrivas med Times New Roman, teckenstorlek 12, och följa den angivna strukturen.
Köparen förbehåller sig rätten att bedöma om leverantörens verksamhetsbeskrivning uppfyller kraven.