Bokningsservice och konferensbokningstjänster

Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Chalmers upphandlar ramavtal för samordning och bokningstjänster av konferenser och möten. Upphandlingen är uppdelad i två delområden: Ett gällande bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre konferensarrangemang utan projektledning och ett gällande bokningstjänster för större konferenser och kongresser med ett helhetsansvar för hela arrangemanget.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2023-02-13. Upphandlingen offentliggjordes den 2023-01-11.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

Vem?

• Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Vad?

Var?

• Västsverige › Västra Götalands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2023-01-11	Meddelande om upphandling
2023-06-13	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2023-01-11)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Tjänster för organisering av utställningar, mässor och kongresser
Referensnummer: C 2022-1388
Kort beskrivning:

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Tjänster för organisering av utställningar, mässor och kongresser 📦
Ytterligare CPV-kod: Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Västra Götalands län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Annat
Upphandlande myndighet (namn): Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
Postadress: Arvid Hedvalls backe 4
Postnummer: 412 96
Postort: Göteborg
Kontakt
Webbadress: http://www.chalmers.se 🌏
E-post: torbjorn.engstrom@chalmers.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afixuwomhw&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afixuwomhw&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2023-01-11 📅
Sista anbudsdag: 2023-02-13 📅
Publiceringsdatum: 2023-01-16 📅
Startdatum: 2023-07-01 📅
Slutdatum: 2027-06-30 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2023/S 011-027327
EUT-S-nummer: 11
Ytterligare information
Mercell annons: https://opic.com/id/afixuwomhw

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Om upphandlingen

Chalmers tekniska högskola har ett löpande behov av anläggningsbokning och konferensbokningstjänster, både med och utan projektledning.

Chalmers anställda genomför årligen möten och konferenser som varierar i omfattning och deltagare och innefattar allt från mindre personalsammankomster till fullskaliga vetenskapliga konferenser och kongresser.

Upphandlingen är uppdelad på två delområden och anbudsgivaren väljer vilket eller vilka områden som anbudet ska avse.

Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemangDetta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller liknande tjänster från kommande leverantör i samband med genomförande.Behovet består främst av av anläggningsbokning, antingen genom webbokningstjänst eller genom personlig service. Normalt sett hanterar beställaren övriga delar av sitt mötesarrangemang i egen regi. Dock kan behov av stöttning gällande administration eller bokning komma att bli aktuellt inom uppdraget. Uppdraget omfattar även god service i form av snabb och tydlig återkoppling, användarvänligt tekniskt systemstöd samt uppföljning till beställare vid ändringar eller andra tillägg vid begäran. Vanligtvis sker dessa sammankomster i eller i närhet av västra Sverige, men kan i enstaka fall även förekomma i övriga landet.

Delområde 2 - KonferensbokningstjänstDelområdet avser bokningstjänster för större konferenser och kongressarrangemang som även innefattar projektledning och/eller registrering av betalande deltagare samt eventuell konferensadministration inkluderat alla tänkbara tjänster inom konferens och kongress.Behovet omfattar ett helhetsansvar inklusive projektledning tillsammans med Chalmers beställare för konferenser. Uppdraget sträcker sig från beställning till uppföljning och innefattar t.ex. projektledning, lokalbehov, hantering av abstract, tekniska system samt all annan tänkbar administration inom uppdraget enligt beställarens förfrågan. Konferens- och kongressuppdrag ska kunna genomföras både nationellt och internationellt för Chalmers räkning.

Det är ytterst beställaren, utifrån det aktuella behovet, som avgör inom vilket område som avrop ska ske.

Chalmers har idag ett antal egna ramavtal som är kopplade till konferenstjänster. Kommande leverantör måste därför kunna hantera Chalmers befintliga och tillkommande ramavtal och medverka till att dessa avtal följs där så är möjligt i sitt tjänsteutförande som t.ex. ramavtal för hotelltjänster eller ramavtal för upphandlade konferensanläggningar.

Stor vikt ställs vid att kommande leverantör ombesörjer ett helhetsansvar och levererar hög kvalitet gällande efterfrågade tjänster inom respektive delområde.

Syftet med upphandlingen är att teckna avtal med kvalificerade leverantörer som är experter inom sitt delområde och kan tillhandahålla högkvalitativa tjänster samt underlätta och effektivisera Chalmers behov och arbete med möten och konferensbokningar.

Plats för genomförandet
Huvudort eller plats för utförandet: Göteborg

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2023-06-30 📅
Datum för öppnande av anbud: 2023-02-14 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 556479-5598
Annan typ av upphandlande myndighet: Högskola/universitet
Kontakt
Kontaktpunkt: Torbjörn Engström
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afixuwomhw&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Göteborg
Postort: Göteborg
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2023/S 011-027327 (2023-01-11)

Meddelande om tilldelning (2023-06-13)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 50 000 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2023-06-13 📅
Publiceringsdatum: 2023-06-16 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2023/S 115-355496
Refererar till meddelande: 2023/S 011-027327
EUT-S-nummer: 115
Ytterligare information
Mercell annons: https://opic.com/id/afcztluntg

Förfarande
Kriterier för tilldelning
Kvalitetskriterium (namn): Användarvänlighet - delområde 1
Kvalitetskriterium (viktning): 200000
Kvalitetskriterium (namn): Servicecase - delområde 1
Kvalitetskriterium (viktning): 130000
Kvalitetskriterium (namn): Referenser - delområde 2
Kvalitetskriterium (viktning): 2000000
Pris (korrigeringskoefficient): Nej

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2023-05-17 📅
Namn: Svenska Möten Ekonomisk förening
Nationellt registreringsnummer: 769609-0732
Postadress: Box 816
Postort: Upplands Väsby
Postnummer: 19428
Land: Sverige 🇸🇪
Stockholms län 🏙️
Upphandlingens totala värde: 32 500 000 SEK 💰
Datum för avtalstecknande: 2023-03-17 📅
Namn: Malmö Kongressbyrå AB
Nationellt registreringsnummer: 556620-9986
Postort: Malmö
Land: Skåne län 🏙️
Upphandlingens totala värde: 17 500 000 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 1
4
Källa: OJS 2023/S 115-355496 (2023-06-13)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet (>20 nya upphandlingar)

Diverse företags- och övriga tjänster (11)

Tjänster för organisering av utställningar, mässor och kongresser (3)