Bokningsservice och konferensbokningstjänster

Kort beskrivning

Chalmers upphandlar ramavtal för samordning och bokningstjänster av konferenser och möten. Upphandlingen är uppdelad i två delområden: Ett gällande bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre konferensarrangemang utan projektledning och ett gällande bokningstjänster för större konferenser och kongresser med ett helhetsansvar för hela arrangemanget.

Beskrivning av upphandlingen

Chalmers upphandlar ramavtal för samordning och bokningstjänster av konferenser och möten. Upphandlingen är uppdelad i två delområden: Ett gällande bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre konferensarrangemang utan projektledning och ett gällande bokningstjänster för större konferenser och kongresser med ett helhetsansvar för hela arrangemanget.
Om upphandlingen
Chalmers tekniska högskola har ett löpande behov av anläggningsbokning och konferensbokningstjänster, både med och utan projektledning.
Chalmers anställda genomför årligen möten och konferenser som varierar i omfattning och deltagare och innefattar allt från mindre personalsammankomster till fullskaliga vetenskapliga konferenser och kongresser.
Upphandlingen är uppdelad på två delområden och anbudsgivaren väljer vilket eller vilka områden som anbudet ska avse.
Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemangDetta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller liknande tjänster från kommande leverantör i samband med genomförande.Behovet består främst av av anläggningsbokning, antingen genom webbokningstjänst eller genom personlig service. Normalt sett hanterar beställaren övriga delar av sitt mötesarrangemang i egen regi. Dock kan behov av stöttning gällande administration eller bokning komma att bli aktuellt inom uppdraget. Uppdraget omfattar även god service i form av snabb och tydlig återkoppling, användarvänligt tekniskt systemstöd samt uppföljning till beställare vid ändringar eller andra tillägg vid begäran. Vanligtvis sker dessa sammankomster i eller i närhet av västra Sverige, men kan i enstaka fall även förekomma i övriga landet.
Delområde 2 - KonferensbokningstjänstDelområdet avser bokningstjänster för större konferenser och kongressarrangemang som även innefattar projektledning och/eller registrering av betalande deltagare samt eventuell konferensadministration inkluderat alla tänkbara tjänster inom konferens och kongress.Behovet omfattar ett helhetsansvar inklusive projektledning tillsammans med Chalmers beställare för konferenser. Uppdraget sträcker sig från beställning till uppföljning och innefattar t.ex. projektledning, lokalbehov, hantering av abstract, tekniska system samt all annan tänkbar administration inom uppdraget enligt beställarens förfrågan. Konferens- och kongressuppdrag ska kunna genomföras både nationellt och internationellt för Chalmers räkning.
Det är ytterst beställaren, utifrån det aktuella behovet, som avgör inom vilket område som avrop ska ske.
Chalmers har idag ett antal egna ramavtal som är kopplade till konferenstjänster. Kommande leverantör måste därför kunna hantera Chalmers befintliga och tillkommande ramavtal och medverka till att dessa avtal följs där så är möjligt i sitt tjänsteutförande som t.ex. ramavtal för hotelltjänster eller ramavtal för upphandlade konferensanläggningar.
Stor vikt ställs vid att kommande leverantör ombesörjer ett helhetsansvar och levererar hög kvalitet gällande efterfrågade tjänster inom respektive delområde.
Syftet med upphandlingen är att teckna avtal med kvalificerade leverantörer som är experter inom sitt delområde och kan tillhandahålla högkvalitativa tjänster samt underlätta och effektivisera Chalmers behov och arbete med möten och konferensbokningar.