Beskrivning av upphandlingen
Inledning
Jönköpings kommun (Beställaren) inbjuder ansökande (Leverantör) att ansöka om att delta i upphandling avseende digital lärplattform för förskolans verksamheter.
Syfte
Syftet med upphandlingen är att införskaffa en digital lärplattform i ett sammanhållet användargränssnitt för förskolans verksamheter. Målet är att underlätta administrativa kärnprocesser så att utrymme för pedagogiskt arbete frigörs.
Omfattning
Uppdraget ska omfatta en leverans av en digital lärplattform i ett sammanhållet användargränssnitt som kan användas av förskolans verksamheter (se bild i avsnitt 1.2 Syfte). Leverantören ska leverera det efterfrågade IT-systemet som en sammanhållen tjänst inklusive drift.
Enligt Dataskyddsförordningen artikel 44 och 45 får behandling (dvs. inhämtning, bearbetning, lagring, etc.) av personuppgifter endast ske inom Europeiska Unionens (EU) medlemsländer, EEA medlemsländer Norge, Lichtenstein och Island samt tredje länder och internationella organisationer som av Europeiska kommission bedöms ha adekvata skyddsnivåer.
Leverantör ska inte vara baserad i tredje land eller ha ägarförhållande till tredje land vars lagstiftning innebär en skyldighet att lämna ut data till myndigheter i det aktuella tredje landet.
Systemet ska vara anpassat för de olika professionerna och deras administrativa och pedagogiska uppdrag. Lärplattformen ska även stödja övriga användartypers behov. Systemet ska stödja verksamheternas behov utifrån gällande lagar och förordningar.
Den digitala lärplattformen ska vara uppbyggd för att kunna möta beställarens behov kopplat till följande arbetsprocesser som hanteras i lärplattformsgränssnittet:
Kommunikation mellan hem och förskola
Information till vårdnadshavare och personal
Närvaro (incheckning/utcheckning)
Omsorgsschema förskola inklusive möjlighet till lovschema
Digital frånvaroanmälan
Systematiskt kvalitetsarbete
Mål
Planering
Dokumentation
Analys
Beställaren kommer att kräva att följande process finns september 2024:
Utvecklingssamtal inklusive bokning och dokumentation
Beställaren önskar även att följande process finns september 2024:
Personalplanering
Antalet barn och personal i förskolans verksamheter:
Intressent
Antal
Barn
6 000
Personal
1 500
Till detta kommer vårdnadshavare.
Övergripande mål
Beställaren har identifierat följande målbild med verksamhetssystemet:
Ett system som förenklar och förtydligar förskolans administrativa processer
Ett system som möjliggör och förbättrar samarbete och kommunikation mellan förskola och hemmet
Ett system som följer gällande lagstiftning och nationella styrdokument
Ett system som följer den digitala utvecklingen inom branschen
Ett system som Beställaren tillsammans med Leverantören kan utveckla utifrån verksamhetens behov
Ett system som förenklar användarnas vardag genom att automatisera informationsflöden via integrationer
Information om integrationer
Beställaren har som mål att alla integrationer sker via API:er och standarden SS12000. Beställaren har även ett mål att övergå från point-to-point integration till integrationer via integrationsmotor.
Idag integreras den digitala lärplattformen som bilden visar nedan. Den framtida digitala lärplattformen kommer att behöva integreras med dessa eller motsvarande system (andra system kan tillkomma).