Beskrivning av upphandlingen
Jönköpings kommun inbjuder leverantörer att delta i upphandling av ett verksamhetssystem för delar av kommunens verksamheter.
Inledning
Jönköpings kommun (Beställaren) inbjuder ansökande (Leverantör) att ansöka om att delta i upphandling avseende nytt verksamhetssystem för delar av kommunens verksamheter.
Beskrivning
Inom den kommunala organisationen finns Tekniska kontoret, en förvaltning med ansvar för att förvalta och utveckla den kommunala infrastrukturen.
Avdelningen Gata Park Skog är en av fyra avdelningar inom Tekniska kontoret. Inom avdelningen så finns verksamheterna Planering & Utveckling, Produktion och Teknisk Service.
Avdelningen ansvarar för en mängd olika objekt och geografiska ytor som ska skötas och underhållas. Utöver detta förkommer olika typer av utvecklingsprojekt såsom olika typer av entreprenadarbeten.
Alla de objekt och geografiska ytor som avdelningen ansvarar för kräver en plan för skötsel och underhåll. Planering & Utveckling arbetar med den strategiska och taktiska planeringen som sträcker sig 1-5 år framåt i tiden. Den framtagna planen ligger till grund för äskande av budgetmedel och investeringsmedel. Planen omsätts sedan i en Operativ planering för själva utförandet där Produktion är huvudaktör tillsammans med några entreprenörer.
Nedan följer en organisatorisk överblick kring de olika verksamheternas ansvar.
Planering och Utveckling
Arbetar med långsiktig planering
Tar fram skötselplaner och underhållsplaner för kommande år
Upphandlar, driver och följer upp uppdrag kopplat till externa entreprenörer (både driftentreprenader och projekt)
Produktion
Ansvarar för Drift och underhåll
Genomför entreprenadarbeten
Hyr resurser av Teknisk Service och externa leverantörer
Inköp av material både från Teknisk Service och externa leverantörer
Teknisk Service
Förråd/lager
Hyr ut småmaskiner
Äger fordon
Servar både fordon och småmaskiner
Omfattning
Uppdraget ska omfatta en leverans av ett verksamhetssystem för i första hand avdelningen Gata Park Skog. Systemet kommer initialt att användas inom verksamheterna Planering & Utveckling och Produktion. Verksamhetssystemet ska vara uppbyggt för att kunna möta avdelningens olika behov kopplat till arbetsflöden och processer.
En beskrivning avseende vilka processer som systemet behöver stödja framgår av "Bilaga 1 - User case v1.3"
Övergripande mål
Kommunen har identifierat nedanstående övergripande målbild med verksamhetssystemet:
Ett system för hela processen från planering till utförande.
Ett system som ger stöd i ekonomisk planering och hanteringen av budget.
Ett system som möjliggör god kunskapsåterföring från Produktion till Planering.
Ett system som utifrån framtagen skötselplan/underhållsplan genererar arbetsordrar för utföraren. Även övriga beställningar ska kunna göras i systemet.
Ett system där utföraren avrapporterar tid på utfört moment och den tiden kostandsförs tillsammans med material, maskintid mm i systemet (och överförs automatiskt till ekonomisystemet).