Upphandling av ramavtal för registrators-, arkivarie- och informationshanteringstjänster

Universitetskanslersämbetet

Inbjudan
Universitetskanslersämbetet (nedan även "UKÄ") inbjuder härmed att lämna anbud gällande ramavtal för konsultstöd för informationshanteringstjänster omfattande registrator, arkivarie och informationssäkerhetskonsult.
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
Universitetskanslersämbetet har för sitt behov avsikt att teckna ramavtal med en leverantör.
Bakgrund
På UKÄ ansvarar funktionen Informationsförvaltning för arkiv, registratur och informationssäkerhet. UKÄ har två anställda arkivarier som arbetar med UKÄ:s informationsförvaltning.
Sedan 2017 har UKÄ arbetat med att avropa och införa Public 360. UKÄ är nu i fasen att hitta nya arbetssätt och rutiner som ska fungera med diariesystemet Public 360.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2020-04-14. Upphandlingen offentliggjordes den 2020-02-13.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• ArkivIT AB

Vem?

• Universitetskanslersämbetet

Vad?

• Biblioteks- och arkiveringstjänster › Arkivtjänster
• Biblioteksadministration › Arkiveringstjänster
• Företagsadministration › Dokumenthantering
• Kontorshjälp › Arkivering

Var?

• Stockholm › Stockholms län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2020-02-13	Meddelande om upphandling
2020-05-06	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2020-02-13)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Arkiveringstjänster
Referensnummer: 214-29-20
Kort beskrivning:

Inbjudan Universitetskanslersämbetet (nedan även "UKÄ") inbjuder härmed att lämna anbud gällande ramavtal för konsultstöd för informationshanteringstjänster omfattande registrator, arkivarie och informationssäkerhetskonsult. Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Universitetskanslersämbetet har för sitt behov avsikt att teckna ramavtal med en leverantör. Bakgrund På UKÄ ansvarar funktionen Informationsförvaltning för arkiv, registratur och informationssäkerhet. UKÄ har två anställda arkivarier som arbetar med UKÄ:s informationsförvaltning. Sedan 2017 har UKÄ arbetat med att avropa och införa Public 360. UKÄ är nu i fasen att hitta nya arbetssätt och rutiner som ska fungera med diariesystemet Public 360.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Arkiveringstjänster 📦
Ytterligare CPV-kod: Arkivering 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Stockholms län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Regional eller lokal myndighet
Upphandlande myndighet (namn): Universitetskanslersämbetet
Postadress: Box 7703
Postnummer: 103 95
Postort: Stockholm
Kontakt
Webbadress: http://www.uka.se 🌏
E-post: karl.bross@colligio.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afsrfjuokv&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afsrfjuokv&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-02-13 📅
Sista anbudsdag: 2020-04-14 📅
Publiceringsdatum: 2020-02-17 📅
Startdatum: 2020-05-01 📅
Slutdatum: 2024-04-30 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 033-077671
EUT-S-nummer: 33
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afsrfjuokv

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Inbjudan

Universitetskanslersämbetet (nedan även "UKÄ") inbjuder härmed att lämna anbud gällande ramavtal för konsultstöd för informationshanteringstjänster omfattande registrator, arkivarie och informationssäkerhetskonsult.

Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).

Universitetskanslersämbetet har för sitt behov avsikt att teckna ramavtal med en leverantör.

Bakgrund

På UKÄ ansvarar funktionen Informationsförvaltning för arkiv, registratur och informationssäkerhet. UKÄ har två anställda arkivarier som arbetar med UKÄ:s informationsförvaltning.

Sedan 2017 har UKÄ arbetat med att avropa och införa Public 360. UKÄ är nu i fasen att hitta nya arbetssätt och rutiner som ska fungera med diariesystemet Public 360.

Beräknat totalt värde: 6 000 000 SEK 💰
Kort beskrivning:

Uppdrag

UKÄ:s behov som ramavtalet ska möta är att vid behov ha tillgång till avlastning för kärnfunktioner som registratur och arkiv. Att kunna förstärka funktionen informationsförvaltning under perioder med hög arbetsbelastning eller då UKÄ behöver lägga resurser för att kunna prioritera valda uppgifter. Det kan även handla om att ha tillgång till kompetens/resurs för att lösa specifika uppgifter, t.ex. inom området informationssäkerhet.

Exempel på uppgifter/områden är UKÄ behöver konsultstöd är:

Registratorskonsult som avlastning i registraturen (den tjänst som hittills använts mest av UKÄ)

Uppdrag inom informationssäkerhet, t.ex. stöd med LIS, styrdokument.

Översyn av processer och handlingstyper i syfte att uppdatera klassificeringsstrukturen (självständigt arbete)

Gallringsutredningar (självständigt arbete i såväl pappershandlingar som it-system)

Vid behov täcka upp vid längre frånvaro/vakanser (registratur, arkivarie, informationssäkerhet)

Registratorsuppgiften på UKÄ är både omfattande och komplex och upplärning i grunderna brukar uppskattas till en månad. Därför är det normalt sett bara aktuellt med längre konsultuppdrag hos UKÄ när det gäller registratorsuppgiften, uppdrag som löper flera månader.

Under 2020 behöver UKÄ en registratorskonsult från och med avtalsstart. UKÄ kommer diskutera hur myndigheten ska sköta kommande uppdrag med klassificering och informationssäkerhet med vinnande leverantör.

Ramavtalsperiod

Avtalet gäller från och med avtalstecknande, dock tidigast från 2020-05-01 och två år.

UKÄ kan komma att förlänga uppdraget vid ett eller flera tillfällen. Som längst kan uppdraget pågå i fyra år efter avtalstecknande.

Uppsägning av avtal ska meddelas skriftligen av UKÄ senast tre (3) månader före avtalets utgång. I annat fall löper avtalet automatiskt vidare.

UKÄ förbehåller sig rätten att besluta om en eventuell förlängning.

Uppdrag som påbörjas inom ramavtalstiden ska avslutas som om ramavtalet är gällande, även om ramavtalet vid utförande av uppdrag upphört att gälla.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

Omfattning och innehåll

Upphandling omfattar informationshanteringstjänster enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag.Upphandlingen genomförs med avsikten att ingå ramavtal med en leverantör.

Anbud ska lämnas på hela ramavtalsåtagandet som beskrivs i förfrågningsunderlaget.

De tjänster som ramavtalet kommer att omfatta beskrivs i avsnitt 3. Krav på tjänsten.

Den uppskattade volymen för uppdrag inom ramavtalet uppskattas till 3 miljoner kronor, den maximala volymen på ramavtalet uppskattas till 6 miljoner kronor.

Ingånget ramavtal garanterar dock inte viss uppdragsvolym utan utgör endast underlag för kommande avrop. Den uppskattade volymen kan därmed komma att såväl understigas som överstigas.

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2020-09-30 📅
Datum för öppnande av anbud: 2020-04-15 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-6495
Kontakt
Kontaktpunkt: Karl Bross
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afsrfjuokv&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätt
Postort: Stockholm
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2020/S 033-077671 (2020-02-13)

Meddelande om tilldelning (2020-05-06)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 6 000 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt
Kriterier för tilldelning
Lägsta pris

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-05-06 📅
Publiceringsdatum: 2020-05-07 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 089-212972
Refererar till meddelande: 2020/S 033-077671
EUT-S-nummer: 89
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afeezczvyn

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Avtalet gäller från och med avtalstecknande, dock tidigast från 1.5.2020 och två år.

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2020-04-24 📅
Namn: ArkivIT AB
Nationellt registreringsnummer: 556854-0883
Postadress: Rådmansgatan 49
Postort: Stockholm
Postnummer: 113 60
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: salj@arkivit.se 📧
Land: Stockholms län 🏙️
Upphandlingens totala värde: 6 000 000 SKK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 2
Källa: OJS 2020/S 089-212972 (2020-05-06)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet (>20 nya upphandlingar)

Diverse företags- och övriga tjänster (9)

Diverse företagstjänster (4)

Biblioteksadministration (1)