Beskrivning av upphandlingen
Upphandling av bilpool med bokningstjänst och service.
Upphandlande myndigheter
Varbergs kommun org.nr: 212000-1249
Möjlighet att få lämna anbud
Upphandlingen innefattar bilpool med bokningstjänst och service. Anbud ska lämnas på hela förfrågan.
Upphandlingens omfattning
Varbergs kommun bjuder härmed in till att lämna anbud på upphandling av en öppen bilpool samt bokningstjänst och service.
I dagsläget har Kommunen ett antal fordon som ska vara bokningsbara i leverantörens bokningstjänst. Dessa fordon ska enbart vara bokningsbara för kommunens medarbetare. I bilpoolstjänsten ska det finnas möjlighet att hyra eller köpa telematiklösning, för att sätta i kommunens egna bilar.
Varbergs kommun har 2 parkeringsplatser samt laddningsplatser till förfogande för bilpoolen.
I dagsläget nyttjar kommunen bilpoolstjänstbilar uppskattningsvis 3200 timmar per år, därutöver tillkommer kommunens 30 verksamhetsbilar som är bokningsbara i bokningstjänsten.
Omfattningen och placeringen av fordonen/uppställningsplatserna kan komma att förändras under avtalstiden.
Anbud ska utformas helt enligt anbudsförfrågan. Reservationer accepteras inte.
Avtalstid
Avtalet löper i fyra (4) år och upphör att gälla efter giltighetstidens utgång utan föregående uppsägning. Parterna har rätt att dessförinnan säga upp avtalet med en uppsägningstid om tre (3) månader. Avtalet löper dock minst två (2) år från ikraftträdande. Planerad avtalsstart är 2020-02-01
Se vidare under punkt 4.5.8 Implementeringsperiod.
Antal avtalspartners
Avtal kommer att tecknas med en kvalificerad och godkänd anbudsgivare.
Förutsättningar för upphandlingens genomförande
Upphandling kommer att ske under följande förutsättningar: – att alla tillstånd som påverkar upphandlingen erhålls – att ekonomiska ramar ej överskrids och att erforderliga beslut fattas
Om upphandlingen avbryts kommer en skriftlig underrättelse snarast möjligt att lämnas till upphandlingsdokumentshämtarna.
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen sker med tillämpning av Öppet förfarande enligt bestämmelserna i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU).
Anbud kommer antas utan föregående förhandling. Det är därför av allra största vikt att anbudsgivaren lämnar sina allra bästa villkor vid anbudsavlämnandet.
Elektroniska anbud
Anbud lämnas elektroniskt genom
www.tendsign.com. Anbudsgivaren ska registrera sig i TendSign.
Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att det konto som finns registrerat i TendSign, och genom vilket anbud lämnas, är uppdaterat med aktuella uppgifter såsom organisationsnummer, adress, kontaktuppgifter etc.
Tekniska frågor om systemet ställs till Visma TendSign support per e-post:
tendsignsupport@visma.com. Manual, instruktionsfilm och vanliga frågor och svar finns på
www.tendsign.com/support. TendSign support har öppet vardagar 07.00-17.00
Användning av upphandlingssystemet TendSign är kostnadsfritt för Anbudsgivaren. Anbudsgivaren får genom TendSign: - tillkommande information - kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet
— en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav är uppfyllda
Anbudsutvärdering
Bedömning av anbudsgivare och anbud görs i tre steg. Steg 1 Kvalificering av anbudsgivaren Steg 2 Kvalificering av varan/tjänsten Steg 3 Utvärdering av utvärderingskriterier Med ska-krav avses krav som måste vara uppfyllda för att anbudet ska kunna antas.
Lottning kommer särskilja anbud vid antagning om lika anbud inkommer.
Tilldelningsgrund
Kommunen kommer att tilldela avtalet till anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån tilldelningsgrund pris.