Beskrivning av upphandlingen
Inbjudan att lämna anbud
Högskolan i Gävle (Högskolan) inbjuder intresserade anbudsgivare att delta i upphandling av kommunikationsbyråtjänster med rätt för Högskolan i Gävle att avropa kommunikationstjänster vid behov.
Upphandlingen omfattar två olika typer eller delar av kommunikationstjänster. Följande delar omfattas:
A. PR-byrå
B. Reklambyrå
Anbud får lämnas på en del var för sig eller båda områdena A. PR-byrå eller B. Reklambyrå. Delarna kommer att utvärderas var för sig och ramavtal kommer tecknas för respektive del. Beställaren kommer att teckna ramavtal med maximalt två (2) leverantörer.
Beställaren har valt att dela kontraktet i två separata delar eftersom Högskolan kan se ett värde av att kunna ha olika leverantörer för strategiska respektive taktiska uppdrag men samtidigt har behov av att skapa bra förutsättningar för en sammanhållen kommunikation.
Den årliga inköpsvolymen uppskattas till cirka två (2) miljoner kronor totalt för de bägge delarna, inklusive marknadsföring. Beställaren har svårt att uppskatta inköpsvolymen på grund av ändrade arbetssätt, delvis förändrat uppdrag och nya behov. Därmed kan inte någon specifik volym eller antal uppdrag garanteras, utan beror på beställarens behov.
Anbudsgivaren kan lämna anbud på respektive delområde var för sig eller på bägge.
Högskolan avser att efter upphandling av varan/tjänsten teckna ramavtal för avrop. I ramavtalet fastställs samtliga villkor för avrop som görs under en viss period utom mängd som kan variera över
Tiden.
Syfte och omfattning
Syftet med upphandlingen är att teckna ramavtal med en leverantör som kan tillgodose Högskolan i Gävle med tjänster inom kommunikationsområdet. Myndigheten söker antingen en
Fullserviceleverantör för sitt omfattande och komplexa behov av tjänster inom kommunikationsområdet, eller alternativt två leverantörer, en för PR-tjänster och en reklambyrå. Tjänsterna omfattar både extern och intern kommunikation. Uppdragen täcker ett brett spektrum av tjänster från strategisk kommunikationsrådgivning, varumärkesarbete, projektledning och produktion samt uppföljning av större och mindre kommunikationsaktiviteter av många olika slag. Detta inkluderar allt från reklamkampanjer till enskilda evenemang, rörlig media, kontinuerlig digital annonsering samt närvaro i sociala medier med mera.
Högskolan är inne i ett spännande utvecklingsarbete som omfattar en översyn av verksamhetsidé och vision, samt strategisk plattform för de kommande åren. Som en konsekvens av arbetet kommer ett varumärkesarbete att inledas som innebär en ny varumärkesstrategi och –positionering, reviderad grafisk profil och kanske en ny logotyp. Inom dessa områden kan kvalificerad konsulthjälp komma att behövas.
Samtidigt pågår dagligen ett operativt arbete som kräver externa konsulter inom både reklambyråområdet och PR. Det handlar om informationskampanjer och rekryteringskampanjer av både studenter och ny personal. Allt detta omfattas av denna upphandling.