Ramavtal avseende kommunikationstjänster

Rymdstyrelsen

Upphandlingen omfattar olika typer av tjänster inom kommunikationsområdet. Uppdraget består i att bistå Rymdstyrelsens kommunikationsavdelning med bl.a. följande:
. Kommunikations- och informationsrådgivning inklusive mediehantering samt medie- och budskapsträning,
. Strategiutveckling,
. Journalistiskt arbete inklusive att skriva pressmeddelanden,
. Distribution av information,
. Produktion och information genom multipla kanaler, t.ex. tryck, evenemang, digitala kanaler samt rörligt ljud och bild.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2016-04-21. Upphandlingen offentliggjordes den 2016-03-10.

Vem?

• Rymdstyrelsen

Vad?

Var?

• Stockholm › Stockholms län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2016-03-10	Meddelande om upphandling

Meddelande om upphandling (2016-03-10)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Produktion av informationsvideor
Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Produktion av informationsvideor 📦

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Statligt verk
Upphandlande myndighet (namn): Rymdstyrelsen
Postadress: Box 4006
Postnummer: 171 04
Postort: Solna
Kontakt
E-post: helena.ottossonkraus@affarsconcept.se 📧

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2016-03-10 📅
Sista anbudsdag: 2016-04-21 📅
Publiceringsdatum: 2016-03-15 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2016/S 052-087193
EUT-S-nummer: 52
Ytterligare information
Visma TendSign-annons: http://www.opic.com/notice.asp?req=dikpkhxj

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Upphandlingen omfattar olika typer av tjänster inom kommunikationsområdet. Uppdraget består i att bistå Rymdstyrelsens kommunikationsavdelning med bl.a. följande:

. Kommunikations- och informationsrådgivning inklusive mediehantering samt medie- och budskapsträning,

. Strategiutveckling,

. Journalistiskt arbete inklusive att skriva pressmeddelanden,

. Distribution av information,

. Produktion och information genom multipla kanaler, t.ex. tryck, evenemang, digitala kanaler samt rörligt ljud och bild.

Beskrivning av alternativen:

Ramavtalstiden är 2 år från och med dagen för ramavtalets ingående. Därefter har Rymdstyrelsen möjlighet att förlänga ramavtalet, på i övrigt oförändrade villkor, vid ett eller flera tillfällen i upp till 24 månader. Den totala ramavtalstiden kan som mest uppgå till 4 år.

Minsta antal möjliga förlängningar: 0
Maximalt antal möjliga förlängningar: 24
Tidsram för efterföljande kontrakt: 24 månader
Referensnummer: 267/15
Plats för genomförandet
Huvudort eller plats för utförandet: Stockholms län.

Juridisk, ekonomisk, finansiell och teknisk information
Villkor för deltagande
Behörighet att utöva yrkesverksamheten:

Leverantören ska uppfylla i Sverige, eller i hemlandet, lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter.

Kommentar: Rymdstyrelsen kommer som en del av prövningen att kontrollera att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter genom att begära in uppgifter om detta.

I det fall det inte är möjligt för Rymdstyrelsen att på egen hand inhämta sådan information ska anbudsgivaren vara beredd att tillhandahålla nödvändig dokumentation som visar att kraven ovan uppfylls.

Ekonomisk och finansiell ställning:

Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden.

Leverantören ska därmed uppnå en riskklass om lägst 3 enligt kreditmarknadsinstitutet UC AB (UC).

I de fall lägre riskklassificering erhålls, eller i det fall leverantören inte kan erhålla sådan riskklassificering, ska denne ändå anses uppfylla detta krav om denne i anbudet lämnat en sådan redovisning/redogörelse/åtagande att det kan anses klarlagt att leverantören, själv eller genom åberopande av annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska ställning.

Leverantören kan åberopa annat företags kapacitet för uppfyllande av krav på ekonomisk ställning. Leverantör som önskar åberopa annat företags kapacitet ska i anbudet inkomma med ett åtagande från företaget i fråga eller på annat sätt visa att leverantören kommer att förfoga över nödvändiga ekonomiska resurser när kontraktet ska fullgöras. Åtagandet enligt ovan ska vara undertecknat av behörig företrädare för företaget vars kapacitet åberopas och vara kopplat till fullgörande av åtagandet enligt denna upphandling och vara giltigt under hela avtalstiden. Företaget i fråga redovisas vidare som underleverantör, se avsnitt 2.3. Rymdstyrelsen kommer att kontrollera att åberopat företag uppnår lägst riskklass 3 enligt UC.

Kommentar: Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta att denne uppfyller kravet ovan. I förekommande fall ska även redovisning av anledning till att anbudsgivaren erhållit lägre riskklass alternativt redogörelse av motsvarande ekonomiska ställning (i de fall riskklass inte kan erhållas) lämnas. Anbudsgivaren kan också åberopa ekonomisk kapacitet från annat företag. I de fall kapacitet åberopas från annat företag ska anbudsgivaren inkomma med åtagande från aktuellt företag undertecknat av behörig företrädare enligt ovan. Upplysningar från UC kommer att inhämtas av Rymdstyrelsen i anslutning till anbudsöppningen. Anbudsgivaren uppmanas att själv kontrollera sin riskklass hos UC innan denne lämnar anbud för att utröna uppfyllelse av kravet samt om redovisning/redogörelse enligt ovan behöver lämnas.

Lägsta nivå(er) på standarder:

Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning så att denne med bibehållen kvalitet kan fullgöra uppdraget under hela avtalstiden.

Leverantören ska därmed uppnå en riskklass om lägst 3 enligt kreditmarknadsinstitutet UC AB (UC).

Teknisk och yrkesmässig förmåga:

Leverantören ska ange en kortfattad beskrivning avseende varför företaget är en lämplig leverantör av i upphandlingen omfattade tjänster.

Leverantören ska bedriva en etablerad verksamhet inom kommunikationsområdet och, i minst 18 månader räknat från sista anbudsdag, ha bedrivit verksamhet motsvarande den som efterfrågas. Leverantören ska ha erfarenhet avseende utförande av tjänster inom kommunikationsområdet.

Leverantören ska ha erfarenhet inom följande områden:

— Kommunikations- och informationsrådgivning inklusive mediehantering och medieträning,

— Strategiutveckling,

— Produktion och information genom multipla kanaler, t.ex. tryck, evenemang, digitala kanaler samt rörligt ljud och bild,

— Journalistiskt arbete såsom underlag till informations- och presentationsmaterial samt att skriva pressmeddelanden,

— Distribution av information,

— Mediekommunikation (kontakter med massmedier, tillgodose massmediers behov av information m.m.).

Leverantören ska ha utfört minst 2 referensuppdrag, inom kommunikationstjänster som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag, för olika externa kunder. Minst ett av referensuppdragen ska ha utförts för en offentlig organisation (se definition i avsnitt 1.7.2 Definitioner). Uppdragen ska ha utförts inom de 3 sista åren räknat från sista anbudsdag och i enlighet med avtalade villkor. Minst ett av referensuppdragen ska ha utförts åt en internationell institution (se definition i avsnitt 1.7.2 Definitioner). Den internationella institutionen behöver inte ha varit avtalspart. Kontaktpersonen hos kunden ska ha varit avtalsansvarig i referensuppdraget.

Leverantören ska tillhandahålla nedan angiven personal för utförande av uppdrag inom ramen för avtalat åtagande. Samma person kan erbjudas för maximalt två roller under förutsättning att personen uppfyller samtliga krav inom den aktuella kategorin. Erbjuden projektledare kan dock inte erbjudas för flera roller.

3.4.3.1 Projektledare:

Leverantören ska tillhandahålla en projektledare för genomförande av uppdrag inom ramen för avtalat åtagande.

Projektledaren ska, som huvudansvarig, för leverantörens räkning svara för att leda och genomföra kommunikationsuppdrag. Den aktuella personen kommer i vissa projekt att medverka som delprojektledare.

Erbjuden projektledare ska ha:

— en eftergymnasial examen (motsvarande minst 180 högskolepoäng),

— ha mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och i skrift,

— minst fem års dokumenterad erfarenhet som projektledare inom kommunikationstjänster som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag,

— kunskap om, och erfarenhet av, informations- och kommunikationsinsatser för offentlig organisation.

Referensuppdrag:

Erbjuden person ska i rollen som projektledare ha utfört minst ett referensuppdrag inom kommunikationstjänster som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag för en extern kund som är en offentlig organisation. Uppdraget ska ha utförts inom de 3 senaste åren räknat från sista anbudsdag och i enlighet med avtalade villkor.

Leverantören ska tillhandahålla en kommunikatör för genomförande av uppdrag inom ramen för avtalat åtagande.

Kommunikatören kommer för leverantörens räkning att svara för redaktionellt arbete i form av bl.a. författande av artiklar och utskick, media- och presshantering, relevant omvärldsbevakning och uppföljning av utskick och andra kommunikationsinsatser.

Rollen omfattar även exempelvis att skriva och publicera material för webben, blogg, sociala medier samt webb-tvinslag inklusive intervjuer och redigering.

Erbjuden kommunikatör ska ha:

— en eftergymnasial examen inom kommunikation,

— minst 3 års dokumenterad erfarenhet avseende utförande av kommunikationstjänster,

— erfarenhet av att för extern kund skapa kreativ kommunikation,

— kunskap om, och erfarenhet av, kommunikationsarbete med hjälp av sociala medier.

Utöver ovan angivna personer ska leverantören tillhandahålla följande personal med adekvat erfarenhet och kompetens för att utföra uppdrag med den komplexitet som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag.

— Grafisk formgivning/scenografi och layout för trycksaker, utställning, webb-TV och andra tänkbara behov,

— Vetenskapsjournalist,

— Fotograf (rörlig och stillbild) och redigerare,

— Medietränare,

— Webbpersonal, t.ex. för innehåll, form och teknik.

Leverantören ska säkerställa tillgång till personal under ramavtalstiden. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens påverkas. Förstärkningsresurser ska finnas för de ovan efterfrågade kompetenserna. Förstärkningsresurser ska vid tiden för tjänstens utförande uppfylla ställda krav på respektive roll. Leverantören ska bemanna uppdraget med erforderligt antal resurser för att kunna genomföra uppdraget i enlighet med ställda krav under hela ramavtalstiden.

Lägsta nivå(er) på standarder:

Anbudsgivaren ska i anbudet lämna en övergripande beskrivning som visar varför företaget är en lämplig leverantör av i upphandlingen omfattade tjänster.

Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa uppgifter avseende bedriven verksamhet av vilka det framgår att ovan ställt krav uppfylls.

Anbudsgivaren ska redovisa referensuppdragen med angivande av extern kund, tid för uppdragets utförande, namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen samt en beskrivning av uppdraget som visar att referensuppdraget haft sådan omfattning som efterfrågas i kravet ovan.

Anbudsgivaren ska redovisa en för projektledaren eftergymnasial examen, uppgifter om dokumenterad erfarenhet som uppfyller kraven ovan samt bekräfta att kraven avseende språkkunskaper och informations- och kommunikationsinsatser för offentlig organisation uppfylls.

Anbudsgivaren ska redovisa referensuppdrag med angivande av kund som är en extern offentlig organisation, tid för uppdragets utförande, namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen samt en kortfattad beskrivning av uppdraget som visar att referensuppdraget haft sådan omfattning som efterfrågas i kravet ovan.

Anbudsgivaren ska redovisa en för kommunikatören eftergymnasial examen inom kommunikation, uppgifter om dokumenterad erfarenhet som uppfyller kraven ovan samt bekräfta att kraven avseende språkkunskaper, erfarenhet av skapande av kreativ kommunikation för extern kund och kunskap om, och erfarenhet av, kommunikationsarbete med hjälp av sociala medier uppfylls.

Anbudsgivaren ska bekräfta att denne kan tillhandahålla den ovan efterfrågade övriga personalen. Personalen behöver inte namnges i anbudet, men ska tillhandahållas vid Rymdstyrelsens behov.

Anbudsgivaren ska bekräfta att kravet avseende förstärkningsresurser uppfylls.

Kontraktets fullgörande
De viktigaste finansieringsvillkoren och betalningsarrangemangen och/eller hänvisning till de relevanta bestämmelserna om dem:

Rymdstyrelsen betalar ersättning månadsvis i efterskott efter utförd leverans. Betalning sker 30 dagar efter erhållen godkänd faktura. Fakturerings- och expeditionsavgifter eller motsvarande ska inte utgå. Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Rymdstyrelsen.

Av faktura ska framgå uppdragets benämning, ev. beställningsnummer, kontaktperson hos Rymdstyrelsen, utfört arbete och nedlagd tid. Slutfaktura ska vara Rymdstyrelsen tillhanda senast tre månader efter uppdragets slutförande.

Fakturan ställs till Rymdstyrelsen under adress:

Rymdstyrelsen,

Johan Marcopoulos,

FE 188,

SE-838 80 Frösön.

Personalens namn och yrkeskvalifikationer ✅

Förfarande
Ramavtalets längd i år: 2
Anbudens giltighetstid: 2016-09-10 📅
Datum för öppnande av anbud: 2016-04-22 📅
Kriterier för tilldelning
Kriterium: 1. Anbudspris
2. Kvalitet
Språk
Språk: svenska 🗣️

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-2585
Kontakt
Kontaktpunkt: Helena Ottosson Kraus
Namn: TendSign
Webbadress för ytterligare information: https://tendsign.com/doc.aspx?ID=98403 🌏
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?ID=98403&Goto=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?ID=98403&Goto=Tender 🌏

Referens
Identifierare
Referensnummer tilldelat av upphandlande myndighet: 267/15

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Stockholm
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2016/S 052-087193 (2016-03-10)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Fritids-, kultur- och sporttjänster (11 nya upphandlingar)

Film- och videotjänster (4)

Film- och videoproduktion samt tillhörande tjänster (4)

Film- och videoproduktion (3)

Produktion av reklam-, propaganda-, och informationsfilm samt videoproduktion (3)