Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser rekryteringssystem till Jönköpings kommun.
Inledning
Jönköpings kommun (Beställaren) inbjuder ansökande (Leverantör) att ansöka om att delta i upphandling avseende rekryteringssystem inklusive digital referenstagning och kandidatupplevelse.
Syfte
Syftet är att Jönköpings kommun ska ha ett digitalt stöd som effektivt stödjer hela rekryteringsprocessen. Systemet ska följa Malin Lindelöws kompetensbaserade rekryteringstrategi.
Omfattning
Upphandlingen omfattar leverans av ett system som kan användas av Jönköpings kommuns olika verksamheter, se bild.
Nedan finns kommunens organisationsträd som består av alla förvaltningar samt avdelningar inom varje förvaltning:
Observera att enheter inom avdelningar kan förekomma.
Leverantören ska leverera det efterfrågade IT-systemet som en tjänst inklusive drift.
Jönköpings kommun består i dagsläget av ca. 12 000 tillsvidareanställda, utöver det finns även ca. 4 500 visstidsanställda samt timanställda.
Upphandlingen omfattar införande och implementering av ett forskningsbaserat och användarvänligt digitalt system för genomförande av rekryteringar inklusive digital referenstagning och kandidatupplevelse.
Forskningen som systemet baseras på ska vara Malin Lindelöws kompetensbaserade rekryteringsstrategi.
Systemet ska vara uppbyggt för att möta beställarens behov kopplat till följande arbetsprocesser:
Behovsanalys
Mål och ansvarsbeskrivning
Kravprofil, inklusive företrädesrätt enligt LAS och omplacering
Återanvända gammal kravprofil
Tidplan
Annonseringsprocess
Kopiera/utgå ifrån gammal annons
Annonsskrivning utifrån kravprofil och budskapsstrategi
Skapa urvalsfrågor
Val av annonseringsväg
Ansökningsprocess
Ansökningsformulär
Uppladdning av filer
Justera/redigera ansökan
Urvalsprocess
Interna anteckningar
Intervjuprocess
Digital intervjubokning
Kommunikation med kandidater via systemet
Referenstagningsprocess
Digital referenstagning
Anställningsprocess
Underlag för anställning
Underlag för lönesättning
Avslutat ärende/kandidat anställd
Borttagning av uppgifter i enlighet med diskrimineringslagen
Systemet ska ha funktion för uppföljning av kandidatupplevelse genom hela rekryteringsprocessen.
Enligt dataskyddsförordningen artikel 44 och 45 får behandling (d.v.s. inhämtning, bearbetning, lagring, etc.) av personuppgifter endaste ske inom Europeiska Unionens (EU) medlemsländer, EEA medlemsländer Norge, Lichtenstein och Island samt tredjeländer och internationella organisationer som av Europeiska kommission bedöms ha adekvata skyddsnivåer.
Leverantören ska inte vara baserad i tredjeland eller ha ägarförhållande till tredjeland vars lagstiftning innebär en skyldighet att lämna ut data till myndigheter i det aktuella tredjelandet.