Mötes- och konferensbokningstjänster

Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Chalmers upphandlar ramavtal för samordning och bokningstjänster av konferenser och möten. Upphandlingen är uppdelad i två delområden: Ett gällande bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre konferensarrangemang utan projektledning och ett gällande bokningstjänster för större konferenser och kongresser med ett helhetsansvar för hela arrangemanget.

Sista ansökningsdag

Deadline 2026-12-17

Vem?

• Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Vad?

Var?

• Västsverige › Västra Götalands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2026-11-10	Meddelande om upphandling

Meddelande om upphandling (2026-11-10)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Mötes- och konferensbokningstjänster
Referensnummer: C 2026-1725
Kort beskrivning:

Typ av kontrakt: Tjänster
Produkter/tjänster: Tjänster för organisering av utställningar, mässor och kongresser 📦
Beräknat värde exklusive moms: 50 000 000 SEK 💰
Andra begränsningar för leveransplatsen: Var som helst
Information om partier
Detta kontrakt är uppdelat i flera delar ✅
Maximalt antal partier som kan tilldelas en anbudsgivare: 2
Anbud får lämnas in för ett maximalt antal partier: 2

1️⃣
Intern identifierare: 1836749-0
Titel: Delområde 1
Upphandlingen är också lämplig för små och medelstora företag ✅
Beskrivning av upphandlingen:

Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemang Detta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller motsvarande tjänster från leverantören i samband med genomförandet. Behovet består i huvudsak av bokning av anläggningar, antingen via webbaserad bokningstjänst eller genom personlig service. I normalfallet hanterar beställaren övriga delar av sitt mötesarrangemang i egen regi. Vid behov kan dock uppdraget även omfatta viss administrativ stöttning kopplad till bokning eller genomförande. Uppdraget inkluderar krav på god service, såsom snabb och tydlig återkoppling, användarvänligt tekniskt systemstöd samt uppföljning till beställaren vid förändringar eller tillägg på begäran. Sammankomsterna äger vanligtvis rum i eller i närheten av Västsverige, men kan i enstaka fall även genomföras i övriga delar av landet. Delområdet omfattar även bokning av julbord.

Produkter/tjänster: Mötes- och konferenstjänster på hotell 📦
Ytterligare produkter/tjänster:

Evenemang 📦

Restaurang- och serveringstjänster 📦

Syftet med strategisk upphandling: Minskning av miljöpåverkan
Miljömärkta anläggningar
Metod som ska minska miljöpåverkan: Begränsning av klimatförändringar
Kriterier för grön upphandling: Andra kriterier för grön upphandling
Land: Sverige 🇸🇪
Plats för genomförandet: Västra Götalands län 🏙️
Varaktighet
Startdatum: 2027-07-01 📅
Slutdatum: 2031-06-30 📅
Information om elektroniska kataloger
Anbuden skall presenteras i form av elektroniska kataloger eller innehålla en elektronisk katalog
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0001

2️⃣
Intern identifierare: 1835169-1
Titel: Upphandlingsdokument
Beräknat värde exklusive moms: 0 SEK 💰
Beskrivning av upphandlingen:

1.4 Om upphandlingen Chalmers tekniska högskola har ett löpande behov av anläggningsbokning och konferensbokningstjänster, både med och utan projektledning. Chalmers anställda genomför årligen möten och konferenser som varierar i omfattning och deltagare och innefattar allt från mindre personalsammankomster till fullskaliga vetenskapliga och tekniska konferenser och kongresser. Upphandlingen är uppdelad på två delområden och anbudsgivaren väljer vilket eller vilka områden som anbudet ska avse. Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemang. Detta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller motsvarande tjänster från leverantören i samband med genomförandet. Behovet består i huvudsak av bokning av anläggningar, antingen via webbaserad bokningstjänst eller genom personlig service. Delområdet omfattar även bokning av julbord. Delområde 2 - Konferensbokningstjänst (PCO-tjänster) Delområdet omfattar bokningstjänster för större konferenser och kongresser, inklusive projektledning, registrering av deltagare (inklusive betalande deltagare) samt, vid behov, fullständig konferensadministration. Upphandlingen avser tjänster som kan levereras som ett helhetsåtagande, där leverantören, i nära samverkan med Chalmers beställare, ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av konferenser. Uppdraget kan innefatta projektledning, lokalplanering, deltagarhantering, kommunikation, webblösningar samt övrig administrativ hantering kopplad till arrangemanget, i enlighet med beställarens behov. Särskild vikt kommer att läggas vid att leverantören kan tillhandahålla ett ändamålsenligt och välfungerande systemstöd för tekniska och vetenskapliga konferenser. Systemet ska kunna stödja hela konferensprocessen, inklusive hantering av abstracts och papers, administration av granskningsförfaranden, samt kommunikation med författare, granskare och deltagare. Konferenser och kongresser ska kunna genomföras både nationellt och internationellt för Chalmers räkning.

Beskrivning av upphandlingen

1.4 Om upphandlingen
Chalmers tekniska högskola har ett löpande behov av anläggningsbokning och
konferensbokningstjänster, både med och utan projektledning.
Chalmers anställda genomför årligen möten och konferenser som varierar i omfattning och deltagare och innefattar allt från mindre personalsammankomster till fullskaliga vetenskapliga och tekniska konferenser och kongresser.
Upphandlingen är uppdelad på två delområden och anbudsgivaren väljer vilket eller vilka områden som anbudet ska avse.
Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre
mötesarrangemang. Detta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller motsvarande tjänster från leverantören i samband med genomförandet. Behovet består i huvudsak av bokning av anläggningar, antingen via webbaserad bokningstjänst
eller genom personlig service. Delområdet omfattar även bokning av julbord.
Delområde 2 - Konferensbokningstjänst (PCO-tjänster)
Delområdet omfattar bokningstjänster för större konferenser och kongresser, inklusive
projektledning, registrering av deltagare (inklusive betalande deltagare) samt, vid behov, fullständig konferensadministration. Upphandlingen avser tjänster som kan levereras som ett helhetsåtagande, där leverantören, i nära samverkan med Chalmers beställare, ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av konferenser. Uppdraget kan innefatta projektledning, lokalplanering, deltagarhantering,
kommunikation, webblösningar samt övrig administrativ hantering kopplad till arrangemanget, i enlighet med beställarens behov.
Särskild vikt kommer att läggas vid att leverantören kan tillhandahålla ett ändamålsenligt och välfungerande systemstöd för tekniska och vetenskapliga konferenser. Systemet ska kunna stödja hela konferensprocessen, inklusive hantering av abstracts och papers, administration av granskningsförfaranden, samt kommunikation med författare, granskare och deltagare. Konferenser och kongresser ska kunna genomföras både nationellt och internationellt för Chalmers räkning.

Ytterligare produkter/tjänster:

Evenemang 📦

Mötes- och konferenstjänster på hotell 📦

Restaurang- och serveringstjänster 📦

Miljövänliga anläggningar
Metod som ska minska miljöpåverkan: Annat
Huvudort eller plats för utförandet:

PCO-tjänster kan genomföras i hela landet samt utomlands. Bokningsservice sker främst i Västsverige.

Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0002

3️⃣
Intern identifierare: 1836547-2
Titel: Delområde 2
Beräknat värde exklusive moms: 3 000 000 SEK 💰
Beskrivning av upphandlingen:

Delområde 2 - Konferensbokningstjänst (PCO-tjänster) Delområdet omfattar bokningstjänster för större konferenser och kongresser, inklusive projektledning, registrering av deltagare (inklusive betalande deltagare) samt, vid behov, fullständig konferensadministration. Upphandlingen avser tjänster som kan levereras som ett helhetsåtagande, där leverantören, i nära samverkan med Chalmers beställare, ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av konferenser. Uppdraget kan innefatta projektledning, lokalplanering, deltagarhantering, kommunikation, webblösningar samt övrig administrativ hantering kopplad till arrangemanget, i enlighet med beställarens behov

Ytterligare produkter/tjänster: Evenemang 📦
Huvudort eller plats för utförandet:

Uppdraget utförs där konferensen ska genomföras. Möten ska kunna föreläggas i Göteborg på plats.

Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0003
Beskrivning
Huvudort eller plats för utförandet: Där konferensen ska genomföras.
Upphandlingens omfattning
Ytterligare produkter/tjänster:

Evenemang 📦

Mötes- och konferenstjänster på hotell 📦

Förfarande
Typ av förfarande
Öppet förfarande ✅
Rättslig grund: Direktiv 2014/24/EU
Administrativ information
Tidsfrist för mottagande av anbud eller begäran om deltagande: 2026-12-17 22:59:59 📅
Villkor för öppnande av anbud: 2026-12-17 23:00:00 📅
Villkor för öppnande av anbud (plats): Chalmersplatsen 4, Göteborg
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Minimitid under vilken anbudsgivaren måste upprätthålla anbudet: 193 dagar
Information om ett ramavtal eller ett dynamiskt inköpssystem
Ramavtal med flera operatörer ✅
Högst antal deltagare: 1
Villkoren för upphandlingen
Avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift eller stämpel (enligt definitionen i förordning (EU) nr 910/2014) krävs
Öppningsdatum: 2026-12-17 23:00:00 📅
Plats: Chalmersplatsen 4, Göteborg
Elektronisk katalog: Tillåten
Elektronisk fakturering: Krävs
Elektronisk beställning kommer att användas ✅
Elektronisk betalning kommer att användas ✅
Sista dag för att begära kompletterande information: 2026-12-07 23:00:00 📅

Upphandlande myndighet
Namn och adresser
Namn: Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
Nationellt registreringsnummer: 5564795598
Avdelning: Inköp och upphandling
Postnummer: 41296
Postort: Göteborg
Region: Västra Götalands län 🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
Kontaktpunkt: Linnea Caesar
E-post: linnea.caesar@chalmers.se 📧
Telefon: 031-7721000 📞
URL: http://www.chalmers.se 🌏
Typ av upphandlande myndighet
Offentligrättsligt organ
Huvudsaklig verksamhet
Utbildning
Kommunikation
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=103633 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=103633&GoTo=Tender 🌏
Elektronisk inlämning: Krävs

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Göteborg
Nationellt registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Box 53197
Postnummer: 400 15
Postort: Göteborg
Region: Västra Götalands län 🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: forvaltningsrattenigoteborg@dom.se 📧
Telefon: 031-732 70 00 📞
URL: https://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-goteborg/ 🌏
En tjänst där information om omprövningsförfarandet kan erhållas
Samma som: Namn och adresser
Förfarande för översyn
Exakt information om tidsfrister för omprövningsförfaranden: NA
Information om elektroniska arbetsflöden
Elektronisk fakturering kommer att accepteras
Källa: OJS 2026/S 219-784615 (2026-11-10)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Företagstjänster: lagstiftning, marknadsföring, rådgivning, rekrytering, tryckning och säkerhet (>20 nya upphandlingar)

Diverse företags- och övriga tjänster (19)

Tjänster för organisering av utställningar, mässor och kongresser (5)