Licenspartner

Kort beskrivning

Upphandlingen/ramavtalet omfattar uppdraget som licenspartner; en oberoende leverantör som utöver att tillgodose beställarnas behov av programvaror och molntjänster samt tillhörande konsulttjänster. Leverantören utgör även en strategisk partner i licensrelaterande ärenden och som ser till att på bästa sätt ta tillvara beställarens intressen.

Beskrivning av upphandlingen

Uppdraget som licenspartner innebär att leverantören ska tillgodose beställarnas behov av programvaror och molntjänster samt tillhörande konsulttjänster. Leverantören ska också vara en strategisk partner i licensrelaterade frågor och se till att beställarens intressen tas tillvara. Programvaror och molntjänster kallas gemensamt för programvaror, om inget annat anges. Programvaror är standardiserade program som är färdiga att användas men kan behöva mindre anpassningar för att passa beställarens behov.

Licensförsörjning innebär att leverantören sköter inköp, administration, avtalshantering, fakturering och försäljning av programvaror som återförsäljare. Leverantören ska också bistå beställare med sakkunskap inom licensområdet och ge information och affärsrådgivning i licensrelaterade frågor, både löpande och strategiskt. Detta behövs främst vid beställningar, avtalsförnyelser, licensplanering, villkorsändringar och revisioner. Leverantören ska kunna delta i förhandlingar med programvarutillverkare, antingen aktivt eller som stöd.

Leverantören ska vara neutral gentemot olika programvarutillverkare, både som återförsäljare och när beställare tecknar egna avtal. Leverantören ska kunna hantera förändringar i Göteborgs Stads relationer med större programvarutillverkare, både nya och avslutade relationer. Ramavtalet är utan volymförpliktelser och ersätter inte de volymavtal som beställare tecknar med större programvarutillverkare. För Göteborgs Stad gäller detta för närvarande Microsoft, IBM, Adobe, VMware, Cisco och virusskydd.

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Ekonomisk och finansiell ställning: Leverantören ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att Ramavtalet kan genomföras utan risk för störningar på grund av ekonomiska problem. Inköps- och upphandlingsförvaltningen hämtar in och bedömer Leverantörens kreditvärdighet med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Leverantören ska ha en riskklass eller rating motsvarande minst "medel risk."

Alternativ redovisning
Om Leverantören har lägre riskklass eller rating, eller av annan anledning inte kan erhålla rating kan Leverantören redovisa sin ekonomiska ställning på annat sätt. Redovisningen kan till exempel bestå av senaste resultaträkning, revisorsintyg, moderbolagsgaranti eller annan garant, som visar att kravet på kreditvärdighet är uppfyllt.

Förteckning och kortfattad beskrivning av regler och kriterier

Leverantören uppfyller de objektiva och icke-diskriminerande kriterier och regler som har fastställts för att begränsa antalet Leverantörer på följande sätt:
Om vissa intyg eller andra styrkande handlingar krävs, ange för vart och ett om Leverantören har dessa handlingar:: Om vissa av dessa intyg eller styrkande handlingar finns tillgängliga elektroniskt, ange var för vart och ett:

Förteckning och kortfattad beskrivning av regler och kriterier

Leverantören uppfyller alla kvalificeringskrav: Alla nödvändiga kvalificeringskrav som anges i meddelandet eller i upphandlingsdokumenten som meddelandet hänvisar till är uppfyllda.

Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren

Skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering: Leverantören ska ha betalat sina skatter och socialförsäkringsavgifter. Leverantören ska också vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register, som förs i landet för Leverantörens verksamhet. Leverantören ska även vara registrerad för mervärdesskatt (undantaget skattefria verksamheter) och inneha F-skattebevis.

Inköps- och upphandlingsförvaltningen hämtar uppgifter från aktuella myndigheter för att kontrollera att Leverantören uppfyller lagenligt ställda krav. Kraven ska vara uppfyllda den dag inhämtandet av uppgifter sker. I det fall det inte är möjligt för Inköps- och upphandlingsförvaltningen att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Leverantören lämna ut dessa uppgifter på begäran av Inköps- och upphandlingsförvaltningen.

Leverantörer med säte i utlandet ska bifoga registreringsbevis som styrker att verksamheten bedrivs enligt landets regler om aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Av registreringsbeviset ska det framgå vem som är behörig firmatecknare. För Leverantörer med säte i utlandet ska intyg bifogas som visar att företaget inte har skulder för skatter eller avgifter i hemlandet. Intyget ska vara utfärdat av behörig myndighet i det berörda landet och får vara högst tre månader gammalt räknat från anbudstidens utgång. Certifikat, intyg och bevis eller liknande kan vara på engelska eller skandinaviska språk.

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Referensuppdrag: Referensuppdrag ska styrka att leverantören har erfarenhet av att utföra uppdrag motsvarande det som efterfrågas i upphandlingen. 
Leverantören ska till anbudet bifoga två (2) referensuppdrag med följande innehåll:

Namn på uppdragsgivarens (kundens) organisation
Uppdragsgivarens organisationsnummer
Namn, telefonnummer och e-post till uppdragsgivarens kontaktperson
Tidpunkt för referensuppdragens utförande
En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning
Uppgift om leverantören själv, eller med stöd av företag vars kapacitet leverantören åberopar i sitt anbud, genomfört uppdraget.
Redovisade referensuppdrag:

ska avse utförda eller pågående uppdrag under de tre (3) senaste åren från sista anbudsdag räknat. Om båda uppdragen är pågående ska minst ett (1) av uppdragen ha pågått i minst tolv (12) månader från sista anbudsdag räknat
ska ha utförts åt olika uppdragsgivare (olika organisationsnummer)
ska ha utförts åt uppdragsgivare i komplexa organisationer liknande Göteborgs Stad
ska ha utförts åt uppdragsgivare som är stora licenskunder med minst 15 000 anställda

Minst ett (1) referensuppdrag ska ha utförts inom offentlig verksamhet
volym
Hantering av stratigskt viktiga licenser
Referensuppdragen ska ha utförts av leverantören eller av leverantören tillsammans med företag vars kapacitet leverantören åberopar i sitt anbud. Leverantören ska ha varit huvudansvarig genomförare av uppdraget och avtalstecknande part mot uppdragsgivaren. 

Respektive referensuppdrag ska styrka erfarenhetskravet. 

Referensuppdrag ska avse externa uppdrag. Interna uppdrag inom leverantörens egen organisation, eller uppdrag mellan leverantör och underleverantör, godkänns inte. 

Inköp och upphandling kan komma att kontakta angivna referenter. Leverantören ansvarar för att kontaktpersonerna för referensuppdragen är vidtalade och går att nå på angiven e-post/telefonnummer. Kontaktpersonerna ska ha kunskap om hur uppdraget genomförts i sin verksamhet och kunna intyga att uppdraget är utfört till belåtenhet med godkänt resultat och så som beskrivits.

Inköp och upphandling förbehåller sig rätten att bedöma om referensuppdragen styrker erfarenhetskravet eller inte.

En leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan, exempelvis på grund av att verksamheten är nystartad, ska på annat sätt kunna visa att kravet är uppfyllt genom att personer i ledande ställning har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Referensuppdragen får inte vara äldre än tre (3) år från det att leverantörens nystartade verksamhet etablerades. 



Frågor till kontaktpersonerna som ska besvaras:

I vilken utsträckning upplever ni att leverantören proaktivt optimerar licenser, avtal och priser utifrån er organisations behov, exempelvis genom att föreslå alternativa licensformer eller bättre paketlösningar?

Håller leverantören de överenskomna ledtiderna vid nybeställningar och avtalsförnyelser?

Upplever ni att leverantören har en organisation som stödjer ett flexibelt arbetssätt och som effektivt kan hantera nya och komplexa frågor eller situationer när de uppstår?

Hur uppfattar ni samarbetet med leverantören, inklusive kundteam och kontaktpersoner?

Hur väl anser ni att leverantören representerar er och är delaktig gentemot programvaruleverantören vid nyanskaffning och avtalsförnyelse?

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Certifieringar: Leverantören ska inneha minst nedan angivna certifieringar och status eller likvärdigt hos respektive programvarutillverkare.

Anbudslämnande leverantör själv ska inneha följande certifiering/status:

Microsoft Licensing Solution Partner (LSP)
Microsoft TIER 1 partner
Gold Partner hos Microsoft för Cloud Platform
Gold Partner hos Microsoft för Data Analytics
Gold Partner hos Microsoft för Datacenter
Gold Resellers Partner hos Adobe
Gold Solution Advisor (SCA) partner hos Citrix
Platinum Business Partner hos IBM

Anbudslämnande leverantör eller annat företag vars kapacitet leverantören åberopar i sitt anbud ska inneha följande certifiering/status:

Gold Partner hos Cisco
Google Premier Partner G Suite
Google Premier Partner Google for Education
Bevis på att kravet är uppfyllt ska kunna redovisas på begäran av Inköp och upphandling och kan utgöras av:

Kopia av gällande certifikat, eller;
Redogörelse som verifierar att kravet är uppfyllt på likvärdigt sätt.

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Åberopad kapacitet: En Leverantör som inte själv uppfyller de krav som anges under "Ekonomisk och finansiell ställning" och "Teknisk och yrkesmässig kapacitet" har möjlighet att åberopa annat eller andra företags kapacitet för att uppfylla kraven. Leverantören ska då kunna förfoga över de åberopade resurserna i den omfattning som krävs för att uppfylla kraven

För att kunna uppfylla krav på referensuppdrag genom åberopande av annat företags kapacitet ska det åberopade företaget även vara Underleverantör och delta i Uppdragets utförande. Ange därför
även företaget som Underleverantör.

Notera att det som huvudregel inte är tillåtet att samarbeta i upphandlingar genom att ett företag är underleverantör till ett annat om något av företagen har kapacitet att lämna ett eget
anbud utan att samarbeta. Detta innebär att ni inte kan åberopa kapacitet hos ett företag som har kapacitet att lämna ett eget anbud utan att samarbeta, då det företaget även ska vara
underleverantör enligt kravet ovan.

I det fall Leverantören hänvisar till andra företags kapacitet för att uppfylla kraven ska dessa företag redovisas nedan med organisationsnamn och organisationsnummer. Det ska även anges för
vilket/vilka krav kapaciteten åberopas.

Inköps- och upphandlingsförvaltningen kan komma att kontrollera att Leverantören förfogar över och kan använda resurserna som åberopas genom att begära att Leverantören inkommer med dokumentation som styrker detta.

ESPD-dokument för Åberopad kapacitet
Om Leverantören väljer att använda European Single Procurement Document (ESPD) för egen del och andra företags kapacitet åberopas enligt ovan, ska ett ifyllt ESPD för varje sådant företag också lämnas in. För att Leverantören rent tekniskt ska kunna lämna in ESPD för ett sådant företag, krävs att:

• Leverantören registrerar aktuellt företag under TendSigns processteg "Underleverantörer"
• Leverantören markerar valet "Åberopa kapacitet" för företaget vid registreringen.

Om Leverantören inte använder ESPD för egen del och/eller inget annat företags kapacitet åberopas kan Leverantören helt bortse från TendSigns processteg "Underleverantörer".

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Planerade Underleverantörer: En Leverantör som planerar att utföra hela eller delar av Uppdraget med hjälp av Underleverantör ska redovisa dessa nedan. Detta gäller inte i de fall Underleverantören enbart är en varuleverantör.

Underleverantörer vars kapacitet åberopas för att uppfylla de krav som anges under "Ekonomisk och finansiell ställning" och "Teknisk och yrkesmässig kapacitet anges under punkten ”Åberopad kapacitet”.

Notera att det som huvudregel inte är tillåtet att samarbeta i upphandlingar genom att ett företag är underleverantör till ett annat om något av företagen har kapacitet att lämna ett eget anbud utan att samarbeta.