Beskrivning av upphandlingen
Inbjudan
Välkommen att lämna anbud i upphandlingen avseende tjänster omfattande lokalförsörjning, hyresjuridiska frågor, arkitekt- och inredningsarkitekttjänster samt webbaserad IT-stöd för hantering och administration av Lantmäteriets hyreskontrakt.
Upphandlingen kommer att resultera i ett ramavtal med en leverantör för en period av högst 48 månader. Första perioden är 24 månader med en option att förlänga med upp till maximalt 24 månader.
Uppskattat takvärde för upphandlingen inklusive optioner är 4 000 000 SEK
Bakgrund och syfte
Myndigheten består av huvudkontoret i Gävle och ca 50 kontor runt om i Sverige, från Kiruna i norr till Malmö i söder. Lantmäteriet hyr idag ca 60 000 kvm lokalyta runt om i Sverige, varav huvudkontoret i Gävle uppgår till drygt 21 000 kvm. Antalet hyreskontrakt är ca 130 stycken inklusive förråd och parkeringsplatser/garage. Löpande Lokalförsörjningsfrågor hanteras lokalt vid dessa kontor. Lantmäteriet centralt (Inköp & Lokaler), har ett övergripande samordningsansvar för lokalförsörjningsfrågorna. Alla kontor ska kunna avropa lokalförsörjningstjänster från det ramavtal upphandlingen resulterar i.
Syftet med upphandlingen är:
att kostnadseffektivisera Lantmäteriets lokalförsörjningsverksamhet och därigenom hushålla med offentliga medel
att tillgodose Lantmäteriets behov inom efterfrågat område
Lantmäteriet har som mål att sänka myndighetens lokalkostnader och få en mer optimal lokalförsörjning. samt effektivare nyttjande av lokalerna via bl.a. samlokalisering och minskad lokalyta per anställd. I målbilden ingår också att säkerställa en god arbetsmiljö och att Lantmäteriet ska vara en attraktiv arbetsplats. Läs mer om Lantmäteriets lokalförsörjningsstrategi i bilaga 1.
Upphandlingens innehåll och omfattning
Lantmäteriet upphandlar ett ramavtal för konsulttjänster för lokalförsörjning och hyreskontraktsadministration omfattande webbaserad IT-stöd.
Lokalförsörjningstjänster omfattar möjlighet att avropa konsulttjänster för lokalförsörjning, hyresjuridisk stöd, arkitekt- och inredningsarkitekttjänster, administration av hyreskontrakt och en option att avropa workshop/konferenstjänster vid förberedande av flytt till ombyggda eller nya lokaler.
Hanteringen och utvecklingen av Lantmäteriets lokaler är en viktig strategisk fråga. Det är utifrån detta nödvändigt att ha en helhetsbild över de områden som berörs av lokalförsörjning. Områdena som ingår i kategorin går helt eller delvis in i varandra där t.ex. hanteringen och tillgång till information kring hyresavtalen spelar en central roll i samtliga övriga delområden.
Utifrån tjänstens totala ekonomiska omfattning har Lantmäteriet valt att upphandla detta som en sammanhållen tjänst då en uppdelning skulle föranleda små ekonomiska volymer på respektive delområde. En uppdelning skulle även rent praktisk medföra onödiga gränssnitt som skulle leda till en mindre effektiv hantering.
Lantmäteriet har därför valt att inte tilldela kontrakt i separata delar och därmed handlar upp detta som en sammanhållen tjänst och har för avsikt att träffa avtal med en (1) leverantör. Anbud ska lämnas på hela upphandlingsdokumentet. I ramavtalet fastställs samtliga villkor för avrop som görs under en viss period utom mängd som kan variera över tiden.
Omsättning
Lantmäteriet uppskattar omsättningen på kommande ramavtal till cirka 1 million SEK per år. Uppskattning grundas på statistik från nuvarande ramavtal.
Någon garanti avseende omsättningsvolymer ges inte.