Digitalt verksamhetsstöd för den lärande processen
Växjö kommun inbjuder leverantörer att inkomma med ansökan om deltagande i konkurrenspräglad dialog.
Växjö kommun har närmare 90 000 invånare och cirka 7 000 anställda. Kommunen har idag inget koncernövergripande systemstöd för den lärande delen av verksamheten.
En behovsanalys av Växjö kommuns behov av systemstöd inom utbildningsförvaltningen genomfördes under vintern 2016. Behovsanalysen delades in i 2 övergripande processer, den lärande, operativa processen samt den administrativa, stödjande processen. Den förstnämnda beskriver då i första hand hur verksamheten kan digitaliseras för att öka kvaliteten med Eleven i fokus. Växjö kommun ska nu upphandla systemstöd för den lärande processen utifrån de behov som framkom i behovsanalysen. Upphandlingen omfattar samtliga kommunens enheter inom Utbildningsförvaltningen, där ca 18 000 barn och elever samt ca 2 500 anställda dagligen kommer att komma i kontakt med den efterfrågade lösningen. Kommunen står samtidigt inför ett kommande behov av systemstöd för den administrativa processen, något som kommer att påverka samt påverkas av det här projektet.
Målet för upphandlingen är att Växjö kommun ska ha ett hållbart, flexibelt, tillgängligt och effektivt systemstöd för den lärande processen, där en enhetlig lösning för samtliga skolformer hjälper Växjö kommun att realisera en digitaliserad miljö för att planera, genomföra, följa upp samt bedöma samtliga elever i åldersspannet 1–20 år. Lösningen ska vara väl integrerad med Växjö kommuns nuvarande stöd för den administrativa processen, Extens och Novascheme, men även bidra med en tydlig kravställning mot Växjö kommuns framtida systemstöd, där stor vikt läggs vid en inloggning, en lösning, dvs. visionen av att samtliga komponenter/system inom Utbildningsförvaltningen uppfattas som en lösning.
Kommunen vill ha en leverantör som arbetar proaktivt tillsammans med Kommunen i ett långsiktigt partnerskap.
Upphandlingen kommer att genomföras som en konkurrenspräglad dialog. Detta upphandlingsförfarande är valt utifrån uppdragets tekniska komplexitet och Kommunens önskan om att uppnå innovativa lösningar och flexibilitet över tiden med den leverantör som väljs.
Kommunen kommer att välja ut tre (3) Anbudssökande för dialog. För att ge förutsättningar för Anbudssökande att få en djupare förståelse för de behov som samlats in bifogas rapporten Behovsanalys, där ett helhetsperspektiv beskrivs utifrån verksamhetens behov. Det är dock av vikt att poängtera att behovsanalysen inte utgör den faktiska kravställningen, då ett av målen med dialogen är att definiera funktionellt ansvar men även den föreslagna lösningens relation till övriga delar i Växjö kommuns systemflora.
Denna upphandling genomförs som en konkurrenspräglad dialog, enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, 4 kap. 10 §.
Detta upphandlingsförfarande beskrivs kort enligt nedan. För ytterligare information kring förfarandet, se Kammarkollegiets bilagda vägledning Konkurrenspräglad dialog – Vägledning 2010:1, version 2010:1.3 (reviderad 28.2.2014).
1. Inbjudan till leverantörer om att ansöka om att delta i upphandlingen annonseras.
2. Intresserade leverantörer ansöker om att inkomma med anbud i upphandlingen, (enligt vad som föreskrivs i denna inbjudan).
3. Kvalificering och urval av de ansökningar som inkommit.
4. Kommunen bjuder in tre (3) Anbudssökanden att delta i dialog.
5. Genomförande av dialogmöten.
6. Anbudssökanden erbjuds att inkomma med anbud.
7. Utvärdering av inkomna anbud, enligt fastställda tilldelningskriterier.
8. Tilldelning.
Dialogmöten är resurskrävande för såväl Kommunen som de deltagande Anbudssökande. Därför är det betydelsefullt att dialogmöten sker under ordnade former samt att samtliga deltagare är väl förberedda för respektive dialogmöte. Vid dialogerna kommer konkreta frågeställningar utifrån Anbudssökandens förslag till lösning att diskuteras. Officiellt språk för dialogerna är svenska och all dokumentation kopplad till dialogen kommer att vara på svenska.
Deltagande anbudsgivare kan komma att utslutas i successiva steg under pågående dialog, om de lösningsförslag som presenteras inte kan tillgodose Kommunens behov. Ersättning för dialogmöten kommer inte att utgå. De tillfällen för dialogmöten som anges i detta underlag ska ses som fasta datum. De tillfällen som anges som reservdatum används för de fall Kommunen anser att ytterligare dialog är nödvändig. Dialogmöten pågår till dess att Kommunen anser att det finns en eller flera lösningar som tillgodoser Kommunens behov. Detta avgörs av Kommunens projektgrupp. Kommunen kan komma att begära in preliminära anbud, även omfattande pris. Begäran om preliminära anbud kan medföra att ytterligare dialogmöten behöver genomföras. Beslut om att avsluta dialogfasen kommer att meddelas dialogparterna snarast. Efter det att Kommunen förklarat dialogfasen avslutad kommer Dialogpart/Dialogparter inbjudas att lämna anbud i upphandlingen. Efter det att de slutliga anbuden inkommit får ingen förhandling ske.
Anbudsansökan ska vara skriftlig och på svenska.
Undantag gäller (om inget annat anges) för produktkataloger, visitkort, tekniska beskrivningar, intyg och dylika handlingar, där engelska språket accepteras.
Upphandlande myndighet har bara möjlighet att anta ansökningar som uppfyller samtliga s.k. obligatoriska krav i denna inbjudan.
Växjö kommun strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign. Support för hantering av upphandlingssystemet ges på tfn 0771-44 02 00. För aktuella öppettider för supporten se följande länk:
www.opic.com/support/tendsign-leverantor
Systemet är kostnadsfritt för leverantörer och kräver endast en enkel registrering på
tendsign.com (Nya leverantörer).
Skriftliga ansökningar i pappersform accepteras ej.
Sista dag för att inkomma med anbudsansökan är 23.5.2016.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Efter avslutad dialogfas kommer kvarvarande anbudssökande ges möjlighet att inkomma med anbud i upphandlingen.
Vid bedömning av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktigt kommer följande tilldelningskriterier att beaktas:
— Pris,
— Funktion, användbarhet och tillgänglighet,
— Teknik,
— Införande,
— Förvaltning.
Tilldelningskriteriernas viktning kommer att framgå av inbjudan till dialog. Ytterligare information avseende den närmare innebörden av ovan angivna tilldelningskriterier och därtill hörande underkriterier kommer att framgå av det förfrågningsunderlag som distribueras till anbudssökanden efter avslutad dialog.
Anbudsgivare/Anbudssökande ska vara fri från skuld för svenska skatter och sociala avgifter både hos Skattemyndigheten och hos Kronofogdemyndigheten. Den upphandlande myndigheten samarbetar med Skatteverket och kommer att kontrollera detta. Kontroll sker under första veckan efter anbudens/ansökningarnas öppnande och löpande under avtalsperioden. Mindre skulder accepteras om skulden regleras alternativt överenskommelse finns med berörd myndighet. Detta gäller också de företag som uppdragstagaren i sin tur anlitar, i alla led. Uppdragstagaren är ansvarig för att kontroll sker i alla underliggande led.
Leverantören ska senast vid avtalsstart vara registrerad för F-skatt. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta. Detta gäller också de företag som uppdragstagaren i sin tur anlitar, i alla led. Uppdragstagaren är ansvarig för att kontroll sker i alla underliggande led.
Anbudsgivaren/Anbudssökande ska ha en god och stabil ekonomi. Anbudsgivare/Anbudssökande ska ha minst rating 40 enligt Creditsafe eller på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning. Om anbudsgivare/anbudssökande har sämre rating än 40 hos Creditsafe, finns möjlighet för denne att på annat sätt styrka företagets ekonomiska och finansiella ställning som motsvarar ställt krav. Vid lägre rating än 40 kommer den upphandlande myndigheten att göra en individuell bedömning av företagets kreditvärdighet utifrån uppställda krav och inlämnade uppgifter. Anbudet/ansökan kommer att diskvalificeras om företaget inte kan anses ha en god finansiell och ekonomisk ställning. Rating hos Creditsafe kontrolleras av den upphandlande myndigheten. Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare/anbudssökande. Om upplysning inte kan hämtas via Creditsafe kommer den upphandlande myndigheten att begära likvärdiga intyg från anbudsgivare/anbudssökande. Om företaget är nystartat kan anbudsgivaren/anbudssökande ändå anses motsvara dessa krav om denne lämnat en förklaring/intyg som visar att denne innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Förklaringen/intyget kan komma att begäras in av upphandlande myndighet.
Nedan specificeras de urvalskriterier som kommer att ligga till grund för val av Anbudssökande som ska inbjudas till dialog. Urvalskriterierna syftar till att bedöma Anbudssökandes förmåga att fullgöra det avtal som upphandlingen kommer att resultera i, främst med avseende på Anbudssökandes yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet. De tre (3) Anbudssökande som erhållit högst totalpoäng kommer att bjudas in till dialog. Enbart de Anbudssökande som Kommunen anser kommer kunna leverera efterfrågad lösning kommer att bjudas in till dialog. Om antalet kvalificerade anbud är färre än tre (3) kan Växjö kommun ändå komma att fortsätta med upphandlingen.
Urvalskriterierna viktas enligt nedan:
— Funktioner och teknik: 70 %,
— Kompetens och kapacitet: 10 %,
— Life Cycle Management: 10 %,
— Referenser: 10 %.
Om flera Anbudssökande erhåller samma poäng i bedömningen av urvalskriterier sker avgörandet genom lottning.
Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2016-05-23.
Upphandlingen offentliggjordes den 2016-04-22.
Leverantörer
Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:
Vem?
Vad?
Var?
Upphandlingshistorik
| Datum |
Dokument |
| 2016-04-22
|
Meddelande om upphandling
|
| 2017-02-27
|
Meddelande om tilldelning
|