Höglandsförbundet genomför upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem vilket ska användas i den egna verksamheten och i kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda samt Höglandets Räddningstjänstförbund. Vissa av de respektive kommunernas bolag, förbund samt organisationer förväntas också använda systemet. Kommunalt kopplade organisationer kan komma att läggas till eller dras ifrån baserat på politiska beslut under avtalsperioden. Tranås kommun deltar i upphandlingen, men kommer att ingå ett separat avtal med den tilldelade leverantören. Där avtalet inte stadgar annorlunda gäller samma villkor för Tranås kommun samt de parter som tas upp i anslutning till deras separata avtal (dvs. kommunala bolag osv.). Detta avtal samt innehåll i annons är ett utkast och kan komma att ändras i kommande annonsering.
Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2025-01-29.
Upphandlingen offentliggjordes den 2024-12-23.
Meddelande om upphandling (2024-12-23) Objekt Upphandlingens omfattning
Titel: DÄHS: Dokument- och Ärendehanteringssystem för Höglandsförbundet och Höglandskommunerna 2025
Referensnummer: HÖG-2024-28027822
Kort beskrivning:
“Höglandsförbundet genomför upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem vilket ska användas i den egna verksamheten och i kommunerna Aneby,...”
Kort beskrivning
Höglandsförbundet genomför upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem vilket ska användas i den egna verksamheten och i kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda samt Höglandets Räddningstjänstförbund. Vissa av de respektive kommunernas bolag, förbund samt organisationer förväntas också använda systemet. Kommunalt kopplade organisationer kan komma att läggas till eller dras ifrån baserat på politiska beslut under avtalsperioden.
Tranås kommun deltar i upphandlingen, men kommer att ingå ett separat avtal med den tilldelade leverantören. Där avtalet inte stadgar annorlunda gäller samma villkor för Tranås kommun samt de parter som tas upp i anslutning till deras separata avtal (dvs. kommunala bolag osv.).
Detta avtal samt innehåll i annons är ett utkast och kan komma att ändras i kommande annonsering.
1️⃣
Beskrivning av upphandlingen:
“Höglandsförbundet genomför upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem vilket ska användas i den egna verksamheten och i kommunerna Aneby,...”
Beskrivning av upphandlingen
Höglandsförbundet genomför upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem vilket ska användas i den egna verksamheten och i kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda samt Höglandets Räddningstjänstförbund. Vissa av de respektive kommunernas bolag, förbund samt organisationer förväntas också använda systemet. Kommunalt kopplade organisationer kan komma att läggas till eller dras ifrån baserat på politiska beslut under avtalsperioden.
Tranås kommun deltar i upphandlingen, men kommer att ingå ett separat avtal med den tilldelade leverantören. Där avtalet inte stadgar annorlunda gäller samma villkor för Tranås kommun samt de parter som tas upp i anslutning till deras separata avtal (dvs. kommunala bolag osv.).
Detta avtal samt innehåll i annons är ett utkast och kan komma att ändras i kommande annonsering.
Visa mer
Ytterligare information:
“Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med...”
Ytterligare information
Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med oförändrade villkor, kunna lägga till 10 organisationer under avtalets maximala löptid.
Höglandsförbundet ska ha rätt att, efter att optionen nyttjats vid 10 tillfällen enligt ovan, kunna lägga till ytterligare 5 organisationer under avtalets maximala löptid. I samband med dessa tillägg sker en förhandling om förhöjd prissättning för specifikt dessa organisationer som inte kan vara mer än 30 % högre jämfört vad det vid tidpunkten för tillägget av parten kostar för en organisation av motsvarande storlek att vara del av det upphandlade systemet. Vid ett pristillägg som är högre än 25 % ska leverantören visa på konkret verifierbara särskilda skäl till varför höjningen ska vara högre än 25 %.
Vad som stadgas ovan ska gälla för Tranås kommun, men med justeringen för att de ska ha rätt att lägga till tre organisationer enligt villkoren för avtalet och två ytterligare med det pristillägg som definierats ovan.
Där ovan angetts "organisation" ska förstås med att det omfattar samtliga verksamheter som kan komma att falla in under Beställarsidans intressesfär.
Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med oförändrade villkor, kunna lägga till 10 organisationer under avtalets maximala löptid.
Höglandsförbundet ska ha rätt att, efter att optionen nyttjats vid 10 tillfällen enligt ovan, kunna lägga till ytterligare 5 organisationer under avtalets maximala löptid. I samband med dessa tillägg sker en förhandling om förhöjd prissättning för specifikt dessa organisationer som inte kan vara mer än 30 % högre jämfört vad det vid tidpunkten för tillägget av parten kostar för en organisation av motsvarande storlek att vara del av det upphandlade systemet. Vid ett pristillägg som är högre än 25 % ska leverantören visa på konkret verifierbara särskilda skäl till varför höjningen ska vara högre än 25 %.
Vad som stadgas ovan ska gälla för Tranås kommun, men med justeringen för att de ska ha rätt att lägga till tre organisationer enligt villkoren för avtalet och två ytterligare med det pristillägg som definierats ovan.
Där ovan angetts "organisation" ska förstås med att det omfattar samtliga verksamheter som kan komma att falla in under Beställarsidans intressesfär.
Visa mer Information om elektroniska kataloger
Anbuden skall presenteras i form av elektroniska kataloger eller innehålla en elektronisk katalog
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0001
2️⃣
Beskrivning av upphandlingen:
“Höglandsförbundet och kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda tillsammans med ett urval av kommunala bolag samt organisationer har behov av och...”
Beskrivning av upphandlingen
Höglandsförbundet och kommunerna Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda tillsammans med ett urval av kommunala bolag samt organisationer har behov av och avser upphandla ett system för dokument- och ärendehantering kopplat till de kommunala beslutsprocesserna. Tranås kommun med tillhörande bolag samt organisationer deltar i upphandlingen, men kommer ingå separat avtal tillsammans med tilldelad leverantör.
Detta avtal samt innehåll i annons är ett utkast och kan komma att ändras i kommande annonsering.
Visa mer
Ytterligare information:
“Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med...”
Ytterligare information
Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med oförändrade villkor, kunna lägga till 10 ytterligare organisationer under avtalets maximala löptid.
Höglandsförbundet ska ha rätt att, efter att optionen nyttjats vid 10 tillfällen enligt ovan, kunna lägga till ytterligare 5 organisationer under avtalets maximala löptid. I samband med dessa tillägg sker en förhandling om förhöjd prissättning för specifikt dessa organisationer som inte kan vara mer än 30 % högre jämfört vad det vid tidpunkten för tillägget av parten kostar för en organisation av motsvarande storlek att vara del av det upphandlade systemet. Vid ett pristillägg som är högre än 25 % ska leverantören visa på konkret verifierbara särskilda skäl till varför höjningen ska vara högre än 25 %.
Vad som stadgas ovan ska gälla för Tranås kommun, men med justeringen för att de ska ha rätt att lägga till tre organisationer enligt villkoren för avtalet och två ytterligare med det pristillägg som definierats ovan.
Där ovan angetts "organisation" ska förstås med att det omfattar samtliga verksamheter som kan komma att falla in under Beställarsidans intressesfär.
Visa mer
Huvudort eller plats för utförandet:
“Höglandsförbundet, Box 207, 575 22 EKSJÖ, Sverige alternativt Höglandsförbundet, Infanterigatan 1 A, 575 80 Eksjö, Sverige
...”
Huvudort eller plats för utförandet
Höglandsförbundet, Box 207, 575 22 EKSJÖ, Sverige alternativt Höglandsförbundet, Infanterigatan 1 A, 575 80 Eksjö, Sverige
Höglandsförbundet
575 80 Eksjö
Visa mer Information om alternativen
Beskrivning av alternativen:
“Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med...”
Beskrivning av alternativen
Tre organisationer deltar genom option på att ansluta sig till samma villkor som avtalet i övrigt.
Höglandsförbundet har rätt att, med oförändrade villkor, kunna lägga till 10 ytterligare organisationer under avtalets maximala löptid.
Höglandsförbundet ska ha rätt att, efter att optionen nyttjats vid 10 tillfällen enligt ovan, kunna lägga till ytterligare 5 organisationer under avtalets maximala löptid. I samband med dessa tillägg sker en förhandling om förhöjd prissättning för specifikt dessa organisationer som inte kan vara mer än 30 % högre jämfört vad det vid tidpunkten för tillägget av parten kostar för en organisation av motsvarande storlek att vara del av det upphandlade systemet. Vid ett pristillägg som är högre än 25 % ska leverantören visa på konkret verifierbara särskilda skäl till varför höjningen ska vara högre än 25 %.
Vad som stadgas ovan ska gälla för Tranås kommun, men med justeringen för att de ska ha rätt att lägga till tre organisationer enligt villkoren för avtalet och två ytterligare med det pristillägg som definierats ovan.
Där ovan angetts "organisation" ska förstås med att det omfattar samtliga verksamheter som kan komma att falla in under Beställarsidans intressesfär.
Visa mer Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0002
Förfarande Typ av förfarande
Förhandlat förfarande med föregående konkurrensutsättning ✅ Administrativ information
Tidsfrist för mottagande av anbud eller begäran om deltagande: 2025-01-29 23:59:59 📅
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Minimitid under vilken anbudsgivaren måste upprätthålla anbudet: 8
Information om förhandling
Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att tilldela kontraktet på grundval av de ursprungliga anbuden utan att förhandlingar förs ✅ Information om att antalet lösningar eller anbud minskar under förhandling eller dialog
Användning av ett stegvis förfarande för att gradvis minska antalet lösningar som ska diskuteras eller anbud som ska förhandlas ✅
Juridisk, ekonomisk, finansiell och teknisk information Ekonomisk och finansiell ställning
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Krav på ekonomisk och finansiell ställning: Anbudssökanden ska ha en tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget....”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Krav på ekonomisk och finansiell ställning: Anbudssökanden ska ha en tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att kunna genomföra uppdraget. Kravet anses uppfyllt om anbudssökanden innehar minst riskbedömningen "Medel risk" (intervall 40-59) enligt kreditplattformen CreditSafe.
Anbudssökanden med lägre rating eller som saknar rating, exempelvis nystartade företag som ännu inte lämnat sin första årsredovisning, kan ändå anses uppfylla kravet på ekonomisk ställning om en helhetsbedömning visar att företaget är ekonomiskt stabilt. Anbudssökanden som, redan vid anbudssökandet, vet att kravet på rating inte uppfylls kan ange omständigheter som bör beaktas vid helhetsbedömningen.
Visa mer Villkor för deltagande
Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren:
“Gällande obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter: Anbudssökaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte-...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren
Gällande obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter: Anbudssökaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter enligt 13 kap. 2 § LOU. Köparen kan komma att kontrollera att anbudssökanden har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i Sverige genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.
En utländsk anbudssökande ska kunna inkomma med motsvarande intyg inom 5 arbetsdagar från begäran. Om behörig myndighet i det egna landet inte utfärdar sådana bevis, kan istället en utsaga på heder och samvete från anbudssökanden tjäna som bevis.
Ovanstående krav gäller även företag vars kapacitet åberopas och eventuellt anlitade underleverantörer.
Visa mer Teknisk och yrkesmässig förmåga
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Teknisk och yrkesmässig kapacitet: Anbudssökanden ska ha den tekniska förmåga och yrkesmässiga kapacitet som krävs för kontraktets genomförande samt ha...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Teknisk och yrkesmässig kapacitet: Anbudssökanden ska ha den tekniska förmåga och yrkesmässiga kapacitet som krävs för kontraktets genomförande samt ha erforderlig personal och tekniska resurser för att kunna fullgöra uppdraget på ett ändamålsenligt sätt.
I samband med kommande annons kan ytterligare krav tillkomma.
Visa mer
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Interna referenser: Upplysningsvis meddelar Beställaren att samtliga anbudssökande kommer att kontrolleras för om det föreligger interna referenser.
...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Interna referenser: Upplysningsvis meddelar Beställaren att samtliga anbudssökande kommer att kontrolleras för om det föreligger interna referenser.
Beställaren kommer att efterhöra, med bredden i hela beställarorganisationen, om det föreligger erfarenhet av anbudssökande.
Om det finns interna referenser förbehåller sig Beställaren rätten att ersätta angivna externa referenser med interna referenser enligt vad som framgår nedan.
För det fall att det finns erfarenhet kommer personen inom den egna organisationen tillfrågas enligt följande:
Har uppdraget utförts på ett förväntat sätt och enligt överenskomna krav?
Har utlovad kompetens och erfarenhet hos anbudslämnarens personal uppfyllts?
Har bemötande, samarbetsförmåga och lyhördhet uppfyllts på ett tillfredsställande sätt?
Har ekonomiska transaktioner och avtalsrelaterade frågor behandlats på ett korrekt, transparent och avtalsenligt sätt?
Beroende på vilka svar som referenten ger kan förtydligande följdfrågor komma att ställas. Beställaren förbehåller sig rätten att, beroende på svar, utforska även kopplade områden avseende leverans och generell interaktion med anbudssökande. Frågor skall alltid kunna härledas till vad som framgår i punkter 1-4 ovan.
Det tillfrågade personerna ska uppge att anbudssökanden, inom samtliga tre frågor har haft vad som krävs för att nå upp till omdömet "Godkänt". Om den/de tillfrågade personerna avger betyget "Underkänd" på någon av frågorna kommer anbudssökanden att uteslutas från vidare utvärdering.
Visa mer
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Externa referenser: Anbudssökande ska, som bevis för teknisk och yrkesmässig kapacitet ange två referenser. Dessa referenser ska vara från offentlig...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Externa referenser: Anbudssökande ska, som bevis för teknisk och yrkesmässig kapacitet ange två referenser. Dessa referenser ska vara från offentlig verksamhet. Beställaren är intresserad av referenser från kommunal verksamhet.
En av referenserna ska avse uppdrag med pågående tjänsteleverans. Ett pågående uppdrag kan räknas först när det pågått under ett (1) år under förvaltningsfas.
En av referenserna ska inkludera avslutad implementering i närtid. Detta referensuppdrag kan avse samma organisation som sedermera övergått till förvaltningsfas.
Uppdragen ska uppvisa en jämförbar komplexitet sett till vad som representeras i detta Avtal.
Referensuppdragen ska ges för två olika organisationer (representerade med skilda organisationsnummer). Som referens räknas även Beställarens egen erfarenhet av anbudslämnaren. Har anbudslämnaren utfört uppdrag åt kommunen får kommunen anges som referens.
Kommunen kommer att kontakta de angivna referenserna, via e-post eller telefon, för att förvissa sig om att anbudslämnaren besitter den tekniska förmåga och yrkesmässiga kapacitet som krävs för uppdragets genomförande. Följande frågor kommer att ställas till referenten:
Har uppdraget utförts på ett förväntat sätt och enligt överenskomna krav?
Har utlovad kompetens och erfarenhet hos anbudslämnarens personal uppfyllts?
Har bemötande, samarbetsförmåga och lyhördhet uppfyllts på ett tillfredsställande sätt?
Har ekonomiska transaktioner och avtalsrelaterade frågor behandlats på ett korrekt, transparent och avtalsenligt sätt?
Beroende på vilka svar som referenten ger kan förtydligande följdfrågor komma att ställas. Beställaren förbehåller sig rätten att, beroende på svar, utforska även kopplade områden avseende leverans och generell interaktion med anbudssökande. Frågor skall alltid kunna härledas till vad som framgår i punkter 1-4 ovan.
Referensens kontaktperson ska uppge att anbudssökanden, inom samtliga frågor, har haft vad som krävs med betyget ”Godkänt”. Lämnas betyget 'Underkänd' på någon av frågorna kommer anbudssökanden att uteslutas från vidare utvärdering.
Kommunikationen mellan kommunen och referenterna ska ske på svenska. Om referenten inte går att nå inom sju kalenderdagar från förfrågan kan det referensuppdraget komma att räknas som "Underkänd" på samtliga frågor.
Visa mer
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Förutsättningar att erbjuda Private Cloud: Beställaren har fattat beslut om vilken bakomliggande teknisk lösning systemet ska tillämpa. Anbudssökande ska...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Förutsättningar att erbjuda Private Cloud: Beställaren har fattat beslut om vilken bakomliggande teknisk lösning systemet ska tillämpa. Anbudssökande ska erbjuda systemet som upphandlas i formen av en tjänst för Beställaren.
För att kvalificera sig ska anbudssökanden tillhandahålla en (logiskt eller fysiskt) separerad kundmiljö för Beställaren inklusive behörighetskontrollsystem, loggar och lagring för varje kund, en s.k. "Private Cloud"-lösning.
Kravet gällande "Private Cloud"-lösning baserar sig på identifierad och bedömd skyddsnivå från genomförd informationsklassning. Beställaren följer Myndigheten för samhällskydds (MSB:s) metodik gällande nivåbedömning av konfidentialitet, riktigheter och tillgänglighet och använder Sveriges Kommuners och Regioners (SKR:s) verktyg för informationsklassning, KLASSA.
Visa mer
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Underleverantörer: I de fall anbudssökanden avser att anlita underleverantör ska även underleverantören uppfylla de krav som ställs i upphandlingen....”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Underleverantörer: I de fall anbudssökanden avser att anlita underleverantör ska även underleverantören uppfylla de krav som ställs i upphandlingen. Anbudssökanden svarar för underleverantörs arbete så som för sitt eget arbete.
Visa mer
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna:
“Tillgång till andra företags kapacitet: I det fall anbudssökanden inte uppfyller kvalificeringskraven kan de åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna
Tillgång till andra företags kapacitet: I det fall anbudssökanden inte uppfyller kvalificeringskraven kan de åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. På begäran ska en särskild försäkran, för vart och ett av de företag vars kapacitet åberopas, kunna uppvisas.
Visa mer Villkor för deltagande
Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren:
“Behörighet att utöva verksamhet: Anbudslämnaren ska vara registrerad, i enlighet med lagkrav, i aktiebolags- handels- eller föreningsregister i det land där...”
Förteckning och kortfattad beskrivning av villkoren
Behörighet att utöva verksamhet: Anbudslämnaren ska vara registrerad, i enlighet med lagkrav, i aktiebolags- handels- eller föreningsregister i det land där anbudslämnaren är etablerad.
Anbudslämnaren ska vara godkänd för F skatt och uppfylla, i Sverige eller i hemlandet, lagenligt ställda krav avseende skatte- och avgiftsskyldigheter.
Fler krav kan tillkomma i samband med kommande annons.
Kompletterande information Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Jönköping
Nationellt registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Förvaltningsrätten i Jönköping
Postnummer: 55002
Postort: Jönköping
Region: Jönköpings län🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: forvaltningsrattenijonkoping@dom.se📧
Telefon: 036-156600📞
URL: https://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-jonkoping/🌏 En tjänst där information om omprövningsförfarandet kan erhållas
Namn: Förvaltningsrätten i Jönköping
Nationellt registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Förvaltningsrätten i Jönköping
Postnummer: 55002
Postort: Jönköping
Region: Jönköpings län🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: forvaltningsrattenijonkoping@dom.se📧
Telefon: 036-156600📞
URL: https://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-jonkoping/🌏 Förfarande för översyn
Exakt information om tidsfrister för omprövningsförfaranden:
“Eventuell överprövning sker i enlighet med LOU.” Information om elektroniska arbetsflöden
Elektronisk beställning kommer att användas
Elektronisk betalning kommer att användas
Källa: OJS 2024/S 251-795283 (2024-12-23)