Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser Ljungby kommuns behov av mattransporter av varm respektive kyld mat till särskilda boenden, grupplokaler, daglig verksamhet, förskolor och skolor.
Beskrivning av uppdraget
Upphandlingen omfattar transporter av varma och kylda måltider från och till Ljungby kommuns särskilda boenden, grupplokaler, skolor och förskolor och daglig verksamhet. I uppdraget ingår även att ansluta vissa matboxar på platser där kökspersonalen inte kan ta emot. I den upphandlade tjänsten ingår även lastning, lossning och returer enligt körschema. Lastning och lossning skall ske på av Ljungby kommun anvisade platser. Förutom måltider kan mindre kvantiteter med för verksamheterna relaterade produkter samt andra kvantiteter av varierande vikt komma att distribueras. Lastning och lossning sker till markplan, lastbrygga eller trapphus varför höj och sänkbar lift i stort sett är nödvändigt för att kunna utföra uppdraget.
Vid leverans av kvällsmatvagnarna till Ljungsätra och Ljungberga så ska de kopplas till eluttagen då ingen personal är på plats och kan ta emot dem.
Kommunen förbehåller sig rätten att vid förändrade omständigheter genomföra ändringar i körschemat. Det innebär att det under avtalstiden kan bli aktuellt med ändringar gällande exempelvis antal turer, frekvens och kvantitet.
Hela leveranskedjan från lastning till lossning ska utföras enligt gällande lagstiftning (Livsmedelslagen). Anbudsgivaren är ansvarig för produkten från och med att produkten lämnar produktionsköket. Ansvaret för produkten övergår till beställaren igen när produkten är levererad och avställd på anvisad plats hos mottagningsköken. Anbudsgivare som transporterar livsmedel är livsmedelsföretag och ska registrera sig hos kommunens miljö och hälsoskydd senast två veckor innan uppdraget startar. Anbudsgivaren ansvarar för anskaffandet av eventuella tillstånd/ bevis som krävs för detta uppdrag. Detta ska uppvisas på begäran från beställaren.Transport ska ske i fordon med slutet lastutrymme och boxarna skall kunna ”låsas fast/ säkras” i fordonets transportutrymme. Beställaren ställer transportutrustning till förfogande (se bifogade bilder).
Utrustning och/eller dess innehåll som måste kasseras p g a leverantörens felaktiga handhavande ersätts av anbudsgivaren.
Särskild vikt skall läggas vid skyndsamma leveranser. Gällande temperaturgränser skall kunna hållas varför turerna bör anpassas efter detta. För varmhållen mat är gränsen för tjänlighet minst 60 grader celsius vid lossning. För kyld mat gäller att den maximalt får vara 8 grader celsius vid lossning.
Leverans skall ske efter ett i förväg fastställt körschema (bilaga körsträckor). Kunden ska med andra ord i förväg veta när maten förväntas levereras. Felmarginal skall understiga ± 10 minuter. Vid större förseningar skall anbudsgivaren, utan extra kostnad, erbjuda annan transport omgående. Upprepade överträdelser av felmarginalen kommer av Ljungby kommun räknas som ett väsentligt avtalsbrott. Vid leveransförseningar av transporten som överstiger 10 min ska anbudsgivaren omgående kontakta mottagningsköket. Vid förseningar som överstiger 30 minuter och som har uppstått p g a anbudsgivaren utgår ingen ersättning. Vid försening mer än 45 minuter ska vite utgå med 700 kr. Chauffören ska vara tillgänglig på mobiltelefon under transporten. Chauffören ska vid leverans bära profilklädsel. Anbudsgivarens chaufförer ska på begäran kunna identifiera sig med legitimation. Ljungby kommun förbinder sig inte att köpa någon bestämd volym. Den angivna fördelningen enligt körschemat mellan områdena kan dock tjäna som vägledning och anses som grundbehov.
Inbjudan
Ljungby kommun bjuder in till att lämna anbud enligt nedan. I detta upphandlingsdokument finns alla nödvändiga uppgifter, krav och villkor för att lämna anbud.