Dokument- och ärendehanteringssystem

Landskrona kommun

Upphandlingen omfattar ett system för dokument- och ärendehantering
Upphandlingen omfattar ett dokument- och ärendehanteringssystem som stöder processerna för dokument-, ärende– och mötesprocessen samt förtroendemannaregister
Upphandlingen omfattar obegränsat antal diarium, ärenden, handlingar, dokument och beslutsinstanser
Upphandlingen omfattar även webdiarium och digital anslagstavla
Upphandlingen omfattar även underhåll, support, helhetsåtagande för införande och
System för närvaro, debatt och omröstning ingår som option för både staden och leverantören.
Avtalsdatabas ingår som option för både staden och leverantören.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2022-12-18. Upphandlingen offentliggjordes den 2022-11-17.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Sokigo AB

Vem?

• Landskrona kommun

Vad?

Var?

• Sydsverige › Skåne län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2022-11-17	Meddelande om upphandling
2023-06-21	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2022-11-17)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Dokumenthanteringstjänster
Referensnummer: 21/124
Kort beskrivning:

Upphandlingen omfattar ett system för dokument- och ärendehantering Upphandlingen omfattar ett dokument- och ärendehanteringssystem som stöder processerna för dokument-, ärende– och mötesprocessen samt förtroendemannaregister Upphandlingen omfattar obegränsat antal diarium, ärenden, handlingar, dokument och beslutsinstanser Upphandlingen omfattar även webdiarium och digital anslagstavla Upphandlingen omfattar även underhåll, support, helhetsåtagande för införande och System för närvaro, debatt och omröstning ingår som option för både staden och leverantören. Avtalsdatabas ingår som option för både staden och leverantören.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Dokumenthanteringstjänster 📦
Ytterligare CPV-kod: Programvara för särskild industri 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Skåne län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Regional eller lokal myndighet
Upphandlande myndighet (namn): Landskrona kommun
Postadress: Drottninggatan 7
Postnummer: 261 80
Postort: Landskrona
Kontakt
Webbadress: http://www.landskrona.se 🌏
E-post: evin.aslan@landskrona.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afropnyzat&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afropnyzat&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2022-11-17 📅
Sista anbudsdag: 2022-12-18 📅
Publiceringsdatum: 2022-11-22 📅
Startdatum: 2022-09-01 📅
Slutdatum: 2025-08-31 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2022/S 225-646559
EUT-S-nummer: 225
Ytterligare information
Mercell annons: https://opic.com/id/afropnyzat

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Upphandlingen omfattar ett system för dokument- och ärendehantering

Upphandlingen omfattar ett dokument- och ärendehanteringssystem som stöder processerna för dokument-, ärende– och mötesprocessen samt förtroendemannaregister

Upphandlingen omfattar obegränsat antal diarium, ärenden, handlingar, dokument och beslutsinstanser

Upphandlingen omfattar även webdiarium och digital anslagstavla

Upphandlingen omfattar även underhåll, support, helhetsåtagande för införande och

System för närvaro, debatt och omröstning ingår som option för både staden och leverantören.

Avtalsdatabas ingår som option för både staden och leverantören.

Upphandlingens omfattning

Landskrona stad önskar ett modernt och användarvänligt system som uppfyller dagens och morgondagens krav på en helt digitaliserad och effektiv dokument- och ärendehantering, från inkommen handling till arkivläggning.

De olika delarna i systemet behöver inte omfattas av ett och samma verktyg men leverantören ska ansvara för samtliga delar. Landskrona stads krav på dessa system är följande:

Huvudsystemet dvs dokument- och ärendehanteringssystemet ska vara installerat i Landskrona stads IT-miljö (så kallad on-prem-lösning)

Övriga delar (såsom mallverktyget, förtroendemannaregistret eller politikerverktyget) kan vara on-prem eller molntjänstbaserade lösningar.

Användare är framför allt nämndsekreterare, registratorer, förtroendevalda och handläggare men samtliga kommunanställda och invånare ska kunna använda delar av systemet.

Systemet ska ha funktionalitet för Stadens samtliga användare. Staden har idag ca. 250 användare inom fem olika professioner (roller). Antalet användare kan komma att förändras.

Antal användare vi planerar ha i det nya systemet: ca 250

Antal användare i förtroendemannaregistret: ca 15–20

Antal användare i politikerverktyget: ca 400

Vissa användare förekommer i flera av verktygen som till exempel nämndsekreterare och beslutsfattare.

Avtalet gäller i tre (3) år efter avtalsstart med möjlighet till förlängning i åtta (8) år med 2+2+2+2 år i taget.

Startdatum för avtalet kan bli uppskjutet vid en eventuell överprövning och vid händelser som Staden rimligen inte kunnat förutse. Den totala avtalstiden kommer att vara oförändrad.

Beskrivning av förnyelser: 8 förlängning/ar á 1 månader
Plats för genomförandet
Huvudort eller plats för utförandet: Landskrona

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2023-06-17 📅
Datum för öppnande av anbud: 2022-12-19 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 212000-1140
Kontakt
Kontaktpunkt: Evin Aslan
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afropnyzat&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Malmö
Postort: Malmö
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2022/S 225-646559 (2022-11-17)

Meddelande om tilldelning (2023-06-21)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 6 203 790 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt
Kriterier för tilldelning
Lägsta pris

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2023-06-21 📅
Publiceringsdatum: 2023-06-26 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2023/S 120-381205
Refererar till meddelande: 2022/S 225-646559
EUT-S-nummer: 120
Ytterligare information
Mercell annons: https://opic.com/id/afsubyeoij

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2023-01-26 📅
Namn: Sokigo AB
Nationellt registreringsnummer: 556550-6309
Postadress: Box 315
Postort: Köping
Postnummer: 73127
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: rashed.davodi@sokigo.com 📧
Land: Skåne län 🏙️
Upphandlingens totala värde: 6 203 790 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 1
Källa: OJS 2023/S 120-381205 (2023-06-21)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd (>20 nya upphandlingar)

Datortjänster (2)

Administrativa tjänster för datorer (2)