Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen omfattar ett system för dokument- och ärendehantering
Upphandlingens omfattning
Landskrona stad önskar ett modernt och användarvänligt system som uppfyller dagens och morgondagens krav på en helt digitaliserad och effektiv dokument- och ärendehantering, från inkommen handling till arkivläggning.
Upphandlingen omfattar ett dokument- och ärendehanteringssystem som stöder processerna för dokument-, ärende– och mötesprocessen samt förtroendemannaregister
Upphandlingen omfattar obegränsat antal diarium, ärenden, handlingar, dokument och beslutsinstanser
Upphandlingen omfattar även webdiarium och digital anslagstavla
Upphandlingen omfattar även underhåll, support, helhetsåtagande för införande och
System för närvaro, debatt och omröstning ingår som option för både staden och leverantören.
Avtalsdatabas ingår som option för både staden och leverantören.
De olika delarna i systemet behöver inte omfattas av ett och samma verktyg men leverantören ska ansvara för samtliga delar. Landskrona stads krav på dessa system är följande:
Huvudsystemet dvs dokument- och ärendehanteringssystemet ska vara installerat i Landskrona stads IT-miljö (så kallad on-prem-lösning)
Övriga delar (såsom mallverktyget, förtroendemannaregistret eller politikerverktyget) kan vara on-prem eller molntjänstbaserade lösningar.
Användare är framför allt nämndsekreterare, registratorer, förtroendevalda och handläggare men samtliga kommunanställda och invånare ska kunna använda delar av systemet.
Systemet ska ha funktionalitet för Stadens samtliga användare. Staden har idag ca. 250 användare inom fem olika professioner (roller). Antalet användare kan komma att förändras.
Antal användare vi planerar ha i det nya systemet: ca 250
Antal användare i förtroendemannaregistret: ca 15–20
Antal användare i politikerverktyget: ca 400
Vissa användare förekommer i flera av verktygen som till exempel nämndsekreterare och beslutsfattare.
Avtalet gäller i tre (3) år efter avtalsstart med möjlighet till förlängning i åtta (8) år med 2+2+2+2 år i taget.
Startdatum för avtalet kan bli uppskjutet vid en eventuell överprövning och vid händelser som Staden rimligen inte kunnat förutse. Den totala avtalstiden kommer att vara oförändrad.