Umeå kommun är enligt ägardirektiven arkivmyndighet för de kommunala bolagen. Umeå kommun och de ingående bolagen i kommunconcernen saknar idag ett e-arkiv. All arkivering sker i pappersformat. Denna upphandling har som mål att upphandla ett e-arkiv åt Umeå kommun och dess bolag.
Köp avser en icke-exklusiv, i tiden ej begränsad, licens för e-arkivlösning. Lösningen ska driftas lokalt av kommunen (On-Prem) och kontrakt ska omfatta support och underhåll inklusive tillgång till nya versioner. Beräknad avtalsstart är november-december 2021 med preliminär start för installation under januari 2022.
Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2021-09-09.
Upphandlingen offentliggjordes den 2021-08-10.
Objekt Upphandlingens omfattning
Titel: Elektroniskt arkiv, e-arkiv
21187
Produkter/tjänster: Ledning, styrning, kommunikation och IT-system (C4)📦
Kort beskrivning:
“Umeå kommun är enligt ägardirektiven arkivmyndighet för de kommunala bolagen. Umeå kommun och de ingående bolagen i kommunconcernen saknar idag ett e-arkiv....”
Kort beskrivning
Umeå kommun är enligt ägardirektiven arkivmyndighet för de kommunala bolagen. Umeå kommun och de ingående bolagen i kommunconcernen saknar idag ett e-arkiv. All arkivering sker i pappersformat. Denna upphandling har som mål att upphandla ett e-arkiv åt Umeå kommun och dess bolag.
Köp avser en icke-exklusiv, i tiden ej begränsad, licens för e-arkivlösning. Lösningen ska driftas lokalt av kommunen (On-Prem) och kontrakt ska omfatta support och underhåll inklusive tillgång till nya versioner. Beräknad avtalsstart är november-december 2021 med preliminär start för installation under januari 2022.
Visa mer
Beräknat värde exklusive moms: SEK 3 500 000 💰
Umeå kommun och dess bolag har många IT-system med digitalt innehåll. Avställning till Stadsarkivet sker dock till allra största del i pappersform. Ett elektroniskt arkiv (e-arkiv) skulle innebära att avställningen kan ske digitalt. Med det uppnås då en obruten digital informationskedja från datafångst till arkivering och långtidsbevaring. På så vis skulle även kommunens mål om "digitalt först" nås.
Förutom målet "digitalt först" strävar kommunen mot mål om hållbart tänkande. Genom ett e-arkiv kommer kommunen att uppnå långsiktiga effekter med hållbart tänkande, effektivare administration, digitalisering och bevarande av dokument och information. De som kommer att dra nytta av e-arkivet är dels Stadsarkivets personal, kommunens förvaltningar och bolag, systemägarna/objektägarna för kommunens alla IT-system, medborgarna/skattebetalarna, forskare och enskilda personer.
Visa mer Kriterier för tilldelning
Priset är inte det enda tilldelningskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten
Upphandlingens omfattning
Beräknat totalt värde exklusive moms: SEK 1 000 000 💰
Varaktighet
Startdatum: 2021-12-03 📅
Förfarande Typ av förfarande
Öppet förfarande
Administrativ information
Tidsfrist för mottagande av anbud eller begäran om deltagande: 2021-09-09 📅
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudet skall vara giltigt till och med: 2022-01-07 📅
Villkor för öppnande av anbud: 2021-09-10
00:00 📅
Meddelande om tilldelning (2021-12-29) Objekt Kriterier för tilldelning
Pris
Förfarande Administrativ information
Tidigare publikation om detta förfarande: 2021/S 156-411723
Tilldelning av kontrakt
1️⃣
Titel: Elektroniskt arkiv, e-arkiv
Information om icke-tilldelning
Inga anbud eller ansökningar om deltagande har mottagits eller alla har förkastats
Källa: OJS 2022/S 001-000702 (2021-12-29)