Beskrivning av upphandlingen
Orientering om uppdraget
Lidingö stad, stadsledningskontoret, har fått i uppdrag att upphandla avtal avseende affärssystem.
Lidingö stad är en av Stockholms regionens kommuner och har drygt 48 000 invånare. Staden innefattar ön Lidingö samt har ett antal kringliggande ögrupper och indelad i 18 stadsdelar där invånarantalet varierar från ett hundratal till drygt 5 000.
Lidingö stad har ca 2 500 anställda och består av fem förvaltningar:
Stadsledningskontoret som äger och förvaltar affärssystemet
Lärande- och kulturförvaltningen
Omsorg- och socialförvaltningen
Miljö- och stadsbyggnadskontoret
Teknik- och fastighetsförvaltningen
Samt tre dotterbolag där Lidingö stads Fastighets AB är moderbolaget i en koncern som består av sex dotterbolag, där det är dotterbolagen som äger fastigheterna, se bilaga "Bolagsstruktur". Moderbolaget har en sammanhållande funktion och ansvarar för styrning, kontroll och uppföljning samt har den löpande översynen av dotterbolagens verksamheter. I uppdraget ingår även att samordna den tekniska och administrativa förvaltningen. Alla dessa inkluderas i upphandlingen.
Staden har sedan ett antal år tillbaka en helt digitaliserad inköpsprocess för varor, tjänster och entreprenader och jobbar ständigt med att följa upp stadens avtalstrohet mot de upphandlade avtalen. I det nya avtalet kommer dessa bitar fortsätta att vara strategiskt viktiga för att upprätthålla stadens inköpsstyrning och avtalsförvaltning.
Under 2020 inleddes arbetet med automatisk definitiv bokföring och Tid Projekt. I det nya avtalet ser staden stora möjligheter att fortsätta utveckla dessa områden så väl som att inkludera bolagen för att få ett bättre flöde när det gäller bland annat koncernredovisning. Staden ser även att processen för budget- och prognos är ett område som kommer utvecklas under den nya avtalstiden med stöd från leverantören. Staden vill också ha ett utökat fokus på olika automatiserade processer.
2019 vann staden pris som årets digitaliseringskommun.
Anbudets form och innehåll
Anbud som inte uppfyller samtliga ska-krav kan komma att förkastas. Anbud ska även uppfylla alla relevanta krav som finns i lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Staden vill att anbudet är skrivet på svenska. Eventuella bevis kan lämnas på engelska om svensk version saknas. Delar av anbudet kan undantagsvis vara på ett annat språk om staden kan tolka anbudet korrekt, säkerställ gärna detta via "Frågor och svar" funktionen.
Alla belopp ska vara angivna i SEK exklusive mervärdesskatt.
Staden vill att anbudet är undertecknat av behörig företrädare, genom att namnteckningen skannas in och bifogas anbudet.
Anbud ska lämnas på de förutsättningar som anges i upphandlingsdokumentet. Anbud får inte innehålla reservationer, tillägg eller annat som kan anses strida mot dessa förutsättningar.
Hänvisning till egna avtalsvillkor eller ett villkorat pris är exempel på sådana tillägg/reservationer som kan få till följd att anbudet förkastas.
Anbud får inte lämnas på ett alternativt utförande om inte detta är uttryckligen tillåtet.