Resebyråtjänster

Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Chalmers tekniska högskola och övriga avropsberättigade parter (Chalmers) har behov av en heltäckande resebyråservice som kan tillhandahålla behovet av tjänsteresor över hela världen på ett proffessionellt sätt genom en utmärkt service till beställare och resebokare i hela verksamheten.
Behovet av resebyråservice gäller all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2020-06-10. Upphandlingen offentliggjordes den 2020-04-29.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Egencia Sweden AB

Vem?

• Chalmers tekniska högskola Aktiebolag

Vad?

• Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer › Resebyråtjänster och liknande tjänster

Var?

• Västsverige › Västra Götalands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2020-04-29	Meddelande om upphandling
2020-10-02	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2020-04-29)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer
Referensnummer: C 2020-0711
Kort beskrivning:

Chalmers tekniska högskola och övriga avropsberättigade parter (Chalmers) har behov av en heltäckande resebyråservice som kan tillhandahålla behovet av tjänsteresor över hela världen på ett proffessionellt sätt genom en utmärkt service till beställare och resebokare i hela verksamheten. Behovet av resebyråservice gäller all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer 📦
Ytterligare CPV-kod: Resebyråtjänster och liknande tjänster 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Västra Götalands län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Annat
Upphandlande myndighet (namn): Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
Postadress: Arvid Hedvalls backe 4
Postnummer: 412 96
Postort: Göteborg
Kontakt
Webbadress: http://www.chalmers.se 🌏
E-post: torbjorn.engstrom@chalmers.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=aflifutvlk&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=aflifutvlk&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-04-29 📅
Sista anbudsdag: 2020-06-10 📅
Publiceringsdatum: 2020-04-30 📅
Startdatum: 2021-02-01 📅
Slutdatum: 2025-01-31 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 085-202115
EUT-S-nummer: 85
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/aflifutvlk

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Behovet av resebyråservice gäller all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem.

Upphandling av resebyråtjänster för Chalmers tekniska högskola

Upphandlingens syfte

Behovet av resebyråservice gäller all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem. Uppdraget omfattar ett ansvar att förmedla, boka och aktivt medverka till konkurrenskraftiga tjänsteresor som är kostnadseffektiva, resurssnåla, hållbara samt beaktar Chalmers resepolicy och föreskrifter.

För att kunna genomföra uppdraget krävs en leverantör som innehar resurser, mycket god kompetens inom både aktuell bransch och den offentliga marknaden, upprätthåller mycket hög servicenivå mot kunder och beställare samt är tillgängliga för beställare och resebokare och säkerställer en kvalitativ och stabil leverans av efterfrågade tjänster.

Chalmers har idag ett tillfälligt ramavtal för resebyråtjänster som löper ut senast 1.2.2021. Chalmers har också ett antal egna ramavtal som är kopplade till tjänsteresor samt tecknar regelbundet nya avtal inom reseområdet med varierande upplägg och omfattning. En kommande ramavtalsleverantör måste därför kunna hantera Chalmers befintliga samt tillkommande avtal under ramavtalsperioden och medverka till att avtalen prioriteras och följs i sin förmedling av olika resebehov. I de fall där egna ramavtal saknas ska leverantören ha, eller ha mycket goda möjligheter till att teckna, egna konkurrenskraftiga avtal inom respektive område.Chalmers har, vid datum för detta upphandlingsdokuments annonsering, egna ramavtal för:

Tågresor inom Sverige

Hotell i Göteborg

Taxitjänster inom Göteborg

Busstransporter

Hyrbilar

In- och utrikesflygresor via Kammarkollegiet

Avrop från ovan ramavtal sker vanligtvis genom upphandlad resebyråleverantör. Beställare på Chalmers har även möjlighet att avropa direkt från vissa ramavtal.

Målet med upphandlingen är att teckna avtal med en leverantör som kan leverera en helhetslösning inom resebokning och upprätthålla en hög kundnöjdhet hos beställare, bidra till kostnadseffektiva och hållbara tjänsteresor med hänsyn till individens och verksamhetens förutsättningar och behov. Leverantören ska arbeta strategiskt tillsammans med Chalmers för att uppnå och helst överträffa identifierat behov.

Samarbetet innefattar både strategiska och operativa delar samt tekniska lösningar som alla behöver utvecklas succesivt under avtalstiden. För att detta ska bli framgångsrikt krävs investeringar från båda parter gällande alla delar som innefattas av avtalet. Förändringar kan komma att ske i organisation, arbetssätt, bokningsmöster och flera andra parametrar varför det är viktigt att båda parter kan vara anpassningsbara och utveckla samarbetet allt eftersom avtalet fortlöper.

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2020-12-31 📅
Datum för öppnande av anbud: 2020-06-11 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 556479-5598
Annan typ av upphandlande myndighet: stiftelseägd högskola
Kontakt
Kontaktpunkt: Torbjörn Engström
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=aflifutvlk&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Göteborg
Postort: Göteborg
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2020/S 085-202115 (2020-04-29)

Meddelande om tilldelning (2020-10-02)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 300 000 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-10-02 📅
Publiceringsdatum: 2020-10-07 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 195-472374
Refererar till meddelande: 2020/S 085-202115
EUT-S-nummer: 195
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afaqsvvqrn

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Chalmers har idag ett tillfälligt ramavtal för resebyråtjänster som löper ut senast 1.2.2021. Chalmers har också ett antal egna ramavtal som är kopplade till tjänsteresor samt tecknar regelbundet nya avtal inom reseområdet med varierande upplägg och omfattning. En kommande ramavtalsleverantör måste därför kunna hantera Chalmers befintliga samt tillkommande avtal under ramavtalsperioden och medverka till att avtalen prioriteras och följs i sin förmedling av olika resebehov. I de fall där egna ramavtal saknas ska leverantören ha, eller ha mycket goda möjligheter till att teckna, egna konkurrenskraftiga avtal inom respektive område. Chalmers har, vid datum för detta upphandlingsdokuments annonsering, egna ramavtal för:

Samarbetet innefattar både strategiska och operativa delar samt tekniska lösningar som alla behöver utvecklas succesivt under avtalstiden. För att detta ska bli framgångsrikt krävs investeringar från båda parter gällande alla delar som innefattas av avtalet. Förändringar kan komma att ske i organisation, arbetssätt, bokningsmönster och flera andra parametrar varför det är viktigt att båda parter kan vara anpassningsbara och utveckla samarbetet allt eftersom avtalet fortlöper.

Plats för genomförandet
Huvudort eller plats för utförandet: Göteborg

Förfarande
Kriterier för tilldelning
Kostnadskriterium (namn): Funktioner i självbokningssystem
Kostnadskriterium (viktning): 273 000 kr
Kostnadskriterium (namn): Måluppfyllnad
Kostnadskriterium (viktning): 1 000 000 kr
Kostnadskriterium (namn): Statistik via portal
Kostnadskriterium (viktning): 20 000 kr
Kostnadskriterium (namn): Självbokning via app
Kostnadskriterium (viktning): 150 000 kr
Kostnadskriterium (namn): Supportcase
Kostnadskriterium (viktning): 210 000 kr

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2020-08-28 📅
Namn: Egencia Sweden AB
Nationellt registreringsnummer: 556262-9716
Postadress: Mejerivägen 3
Postort: Stockholm
Postnummer: 117 43
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: hwinther@egencia.com 📧
Land: Västra Götalands län 🏙️
Webbadress: http://www.viatravel.se 🌏
Upphandlingens totala värde: 300 000 000 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 3
Källa: OJS 2020/S 195-472374 (2020-10-02)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Kringtjänster för transporter; resebyråtjänster (12 nya upphandlingar)

Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer (3)