Beskrivning av upphandlingen
Upphandling av resebyråtjänster för Chalmers tekniska högskola
Upphandlingens syfte
Chalmers tekniska högskola och övriga avropsberättigade parter (Chalmers) har behov av en heltäckande resebyråservice som kan tillhandahålla behovet av tjänsteresor över hela världen på ett proffessionellt sätt genom en utmärkt service till beställare och resebokare i hela verksamheten.
Behovet av resebyråservice gäller all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem. Uppdraget omfattar ett ansvar att förmedla, boka och aktivt medverka till konkurrenskraftiga tjänsteresor som är kostnadseffektiva, resurssnåla, hållbara samt beaktar Chalmers resepolicy och föreskrifter.
För att kunna genomföra uppdraget krävs en leverantör som innehar resurser, mycket god kompetens inom både aktuell bransch och den offentliga marknaden, upprätthåller mycket hög servicenivå mot kunder och beställare samt är tillgängliga för beställare och resebokare och säkerställer en kvalitativ och stabil leverans av efterfrågade tjänster.
Chalmers har idag ett tillfälligt ramavtal för resebyråtjänster som löper ut senast 1.2.2021. Chalmers har också ett antal egna ramavtal som är kopplade till tjänsteresor samt tecknar regelbundet nya avtal inom reseområdet med varierande upplägg och omfattning. En kommande ramavtalsleverantör måste därför kunna hantera Chalmers befintliga samt tillkommande avtal under ramavtalsperioden och medverka till att avtalen prioriteras och följs i sin förmedling av olika resebehov. I de fall där egna ramavtal saknas ska leverantören ha, eller ha mycket goda möjligheter till att teckna, egna konkurrenskraftiga avtal inom respektive område.Chalmers har, vid datum för detta upphandlingsdokuments annonsering, egna ramavtal för:
Tågresor inom Sverige
Hotell i Göteborg
Taxitjänster inom Göteborg
Busstransporter
Hyrbilar
In- och utrikesflygresor via Kammarkollegiet
Avrop från ovan ramavtal sker vanligtvis genom upphandlad resebyråleverantör. Beställare på Chalmers har även möjlighet att avropa direkt från vissa ramavtal.
Målet med upphandlingen är att teckna avtal med en leverantör som kan leverera en helhetslösning inom resebokning och upprätthålla en hög kundnöjdhet hos beställare, bidra till kostnadseffektiva och hållbara tjänsteresor med hänsyn till individens och verksamhetens förutsättningar och behov. Leverantören ska arbeta strategiskt tillsammans med Chalmers för att uppnå och helst överträffa identifierat behov.
Samarbetet innefattar både strategiska och operativa delar samt tekniska lösningar som alla behöver utvecklas succesivt under avtalstiden. För att detta ska bli framgångsrikt krävs investeringar från båda parter gällande alla delar som innefattas av avtalet. Förändringar kan komma att ske i organisation, arbetssätt, bokningsmöster och flera andra parametrar varför det är viktigt att båda parter kan vara anpassningsbara och utveckla samarbetet allt eftersom avtalet fortlöper.