Förvaltning e-arkiv

Vänersborgs kommun

Bakgrund
Avtal avseende e-arkiv har slutits (e-arkivleverantör) för 14 kommuner, dvs. UM. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas.
En temporär förvaltningsfunktion finns idag som hanterar såväl anslutningar av verksamhetssystem, arkiveringar och drift av tjänsten.
Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering.
Upphandlad molntjänst omfattar:
Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering.
Hantera löpande produktion (arkivering).
Drift av tjänst inklusive underhåll, övervakning och support samt rådgivning kring tjänsten.
Upphandlingsförfarande
Öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2020-01-20. Upphandlingen offentliggjordes den 2019-11-29.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• It Fabriken Sverige AB

Vem?

• Vänersborgs kommun

Vad?

Var?

• Västsverige › Västra Götalands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2019-11-29	Meddelande om upphandling
2020-03-23	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2019-11-29)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd
Referensnummer: D.nr: 2019/21
Kort beskrivning:

Bakgrund Avtal avseende e-arkiv har slutits (e-arkivleverantör) för 14 kommuner, dvs. UM. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas. En temporär förvaltningsfunktion finns idag som hanterar såväl anslutningar av verksamhetssystem, arkiveringar och drift av tjänsten. Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering. Upphandlad molntjänst omfattar: Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering. Hantera löpande produktion (arkivering). Drift av tjänst inklusive underhåll, övervakning och support samt rådgivning kring tjänsten. Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd 📦
Ytterligare CPV-kod: Systemtjänster och tekniska konsulttjänster 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Västra Götalands län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Regional eller lokal myndighet
Upphandlande myndighet (namn): Vänersborgs kommun
Postadress: Sundsgatan 29
Postnummer: 462 85
Postort: Vänersborg
Kontakt
Webbadress: http://www.vanersborg.se 🌏
E-post: lars.nellbro@vanersborg.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afxafnulky&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afxafnulky&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2019-11-29 📅
Sista anbudsdag: 2020-01-20 📅
Publiceringsdatum: 2019-12-02 📅
Slutdatum: 2026-09-20 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2019/S 232-569474
EUT-S-nummer: 232
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afxafnulky

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Bakgrund

Avtal avseende e-arkiv har slutits (e-arkivleverantör) för 14 kommuner, dvs. UM. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas.

En temporär förvaltningsfunktion finns idag som hanterar såväl anslutningar av verksamhetssystem, arkiveringar och drift av tjänsten.

Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering.

Upphandlad molntjänst omfattar:

Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering.

Hantera löpande produktion (arkivering).

Drift av tjänst inklusive underhåll, övervakning och support samt rådgivning kring tjänsten.

Upphandlingsförfarande

Öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

Avtal för e-arkiv har slutits mellan Ida Infront AB (e-arkivleverantör) och 14 kommuner, dvs UM. E-arkivleverantör kommer fortsatt ha en betydande roll i delar av processen. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas.

Införandet av iipax och anslutning av verksamhetssystemen PMO och EDP för Strömstads kommun har avslutas. Tjänsten (iipax) är ansluten till de 14 kommunerna.

Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Utbildning av personal i kommunerna har genomförts. Anslutning av PMO för övriga kommuner pågår. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering.

Omfattning

Nedanstående bild beskriver övergripande upphandlingens omfattning.

Utföra uppdrag inom området.

Varje kommun har ett antal verksamhetssystem som ska anslutas och sen arkivera till e-arkivet.

Teknisk anslutning av dessa verksamhetssystem samt att bistå vid kommande arkivering ingår i omfattningen. Dock kan vissa verksamhetssystem komma att packas upp av e-arkivleverantören.

Anslutning av verksamhetssystem görs enligt leveranshandboken (bilaga). Leverantörens uppdrag är del av fas 3 och 4. Observera att leveranshandboken inte är helt färdigställd.

I tjänsten ingår konsultstöd som avropas separat.

Projekteringen av verksamhetsanslutning är kommunernas ansvar och är ej en del av upphandlingen.

Leveransprocess

Nedanstående bild beskriver leveransprocessen och den del av den som ingår i den upphandlade tjänsten.

Molntjänsten omfattar:

Drift av tjänst.

Anslutning av verksamhetssystem görs enligt leveranshandboken (bilaga). Där leverantörens uppdrag är del av fas 3 och 4.

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2020-04-20 📅
Datum för öppnande av anbud: 2020-01-21 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 212000-1538
Kontakt
Kontaktpunkt: Lars Nellbro
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afxafnulky&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten
Postort: Göteborg
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2019/S 232-569474 (2019-11-29)

Meddelande om tilldelning (2020-03-23)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Bakgrund Avtal avseende e-arkiv har slutits (e-arkivleverantör) för 14 kommuner, dvs UM. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas. En temporär förvaltningsfunktion finns idag som hanterar såväl anslutningar av verksamhetssystem, arkiveringar och drift av tjänsten. Breddinförandet har, gemensamt med temporär förvaltningsfunktion och e-arkivleverantör, påbörjats hösten 2019. Därefter följer anslutning av ytterligare ett antal verksamhetssystem för arkivering. Upphandlad molntjänst omfattar: Teknisk anslutning av kommunernas verksamhetssystem för kommande arkivering. Hantera löpande produktion (arkivering). Drift av tjänst inklusive underhåll, övervakning och support samt rådgivning kring tjänsten. Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling med förändringar och tillägg.

Upphandlingens totala värde: 6 709 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-03-23 📅
Publiceringsdatum: 2020-03-24 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 059-141921
Refererar till meddelande: 2019/S 232-569474
EUT-S-nummer: 59
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afzvnkxugg

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Avtal avseende e-arkiv har slutits (e-arkivleverantör) för 14 kommuner, dvs UM. Utöver e-arkiv har UM behov av gemensam förvaltning. Tekniknära delar av denna gemensamma förvaltning ska upphandlas.

Förfarande
Kriterier för tilldelning
Kostnadskriterium (namn): Anslutningstid
Kostnadskriterium (viktning): 150000
Kostnadskriterium (namn): Integrationsplattform
Kostnadskriterium (viktning): 400000
Kostnadskriterium (namn): Integrationskonsult
Kostnadskriterium (viktning): 300000

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2020-01-28 📅
Namn: It Fabriken Sverige AB
Nationellt registreringsnummer: 556483-8539
Postadress: Krokslätts fabriker 61
Postort: Mölndal
Postnummer: 431 37
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: sven.sjolander@itfabriken.se 📧
Land: Västra Götalands län 🏙️
Upphandlingens totala värde: 6 709 000 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 3
Källa: OJS 2020/S 059-141921 (2020-03-23)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd (>20 nya upphandlingar)

Datanätstjänster (1)
Datatjänster (4)
Datorstöd och rådgivningstjänster (1)
Datortjänster (4)
Internettjänster (6)
Programmering av mjukvara samt rådgivning (>20)
Rådgivning för maskinvara (1)
Tjänster för datorloggning och -provning (1)
Tjänster för säkerhetskopiering och katalogkonvertering (1)