Upphandling av IT-konsulttjänster inom Systemutveckling och systemförvaltning
Härmed inbjuder Jordbruksverket till anbudsgivning avseende IT-konsulttjänster inom systemutveckling och systemförvaltning. Omfattningen av upphandlingen uppskattas uppgå, inklusive eventuella optioner, till ett värde av 200 000 000 SEK. Volymen lämnas som en vägledning och utgör inte någon garanti för framtida volymer. Volymen kan komma att variera, öka eller minska under avtalstiden.
Syftet med upphandlingen är att tillförsäkra Jordbruksverket leverans av IT-konsulttjänster. Med stöd av ramavtal ska Jordbruksverket anskaffa IT-konsulttjänster genom ett avropsförfarande utan att separata upphandlingar genomförs i varje enskilt fall.
Upphandlingen omfattar såväl resurskonsulttjänster, IT-konsulttjänster med högre kompetensnivå och uppdragskonsulttjänster enligt nedan.
Resurskonsulttjänster:
Innebär att IT-konsulttjänsten förstärker Jordbruksverket i arbete som drivs av Jordbruksverket. Konsultens roll kan antingen vara att tillföra kompetens som Jordbruksverket inte har tillgång till, eller att konsulten är en ren resursförstärkning.
IT-konsulttjänster med högre kompetensnivå:
Innebär att Jordbruksverket kan komma behöva IT-konsulttjänster med högre kompetensnivå än den som är angiven i förfrågningsunderlaget för respektive roll inom resurskonsulttjänsterna.
Uppdragskonsulttjänster:
Innebär att leverantören tar ett huvudansvar för ett specifikt uppdrag. Jordbruksverket tar fram en specifikation där varje ramavtalsleverantör får inkomma med förslag på lösning och offerera ett pris. Prissättning kan vara fast, löpande eller på annat sätt enligt förfrågningsunderlag. Det kan även förekomma att av Jordbruksverket tillsatt personal ingår i uppdraget.
Information om Jordbruksverket:
Jordbruksverket är regeringens expertmyndighet på det jordbrukspolitiska området. Vårt uppdrag är att inom jordbruk och landsbygdsutveckling arbeta för en hållbar utveckling, ett gott djurskydd, ett dynamiskt och konkurrenskraftigt näringsliv i hela landet och en livsmedelsproduktion till nytta för konsumenterna. Vi administrerar EU-stöd för jordbruket, landsbygden och fiskeområdet.
Jordbruksverket ansvarar för utbetalningar av EU-stöd till jordbrukare från Europeiska garantifonden för jordbruk samt Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling, samtidigt som länsstyrelserna ansvarar för handläggningen av flertalet av dessa EU-stöd.
Jordbruksverket har ca 1 300 anställda varav ungefär 800 arbetar på huvudkontoret i Jönköping, ca 150 anställda är regionalt placerade i södra och mellersta Sverige och ca 350 anställda arbetar vid distriktsveterinärsmottagningar runt om i landet.
Mer information om oss finns på
www.jordbruksverket.se
Jordbruksverkets IT-verksamhet:
Jordbruksverket har en mycket intensiv IT-verksamhet. Utveckling, förvaltning och drift sker av ett stort antal IT-system för bland annat administrationen av EU:s jordbruks-, landsbygds- och fiskepolitik i Sverige och den veterinära verksamheten. Användare av IT-systemen finns vid Jordbruksverket, länsstyrelserna, allmänheten och andra intressenter. IT-avdelningen finns på Jordbruksverkets huvudkontor i Jönköping med kunder över hela landet. Totalt arbetar drygt 80 personer på IT-avdelningen. Medelåldern på avdelningen är 43 år och 50 % är kvinnor och 50 % är män. Kompetensen sträcker sig över hela utvecklings- och driftprocessen, bland annat projektledare, kravanalytiker, programmerare, testledare, databasadministratörer, tekniker och arkitekter.
Drift, underhåll och teknisk support av systemen, cirka 200 applikationer, sker helt från IT-avdelningen och arbetet sker i en hög förändringstakt i en miljö med höga säkerhetskrav.
Systemen finns i Windows-, Linux- och Unixmiljö. IT-systemen har i huvudsak tagits fram av Jordbruksverkets egen personal under medverkan av konsulter. Jordbruksverket använder metoder för projektledning och projektstyrning som utgår från generella projektstyrningsmetoder. Inom systemutveckling och systemförvaltning används systemutvecklingsmetoder som ska följas och vi tillämpar agila arbetssätt såsom Scrum. Dokumentationen i utvecklingskedjan görs med hjälp av UML. Driftprocessen sker i enlighet med ITIL.
Jordbruksverkets IT-verksamhet är decentraliserad på så sätt att de olika sakverksamheterna har ett tydligt ansvar för utveckling och förvaltning av verksamhetsstödjande IT-system. Verksamheterna ansvarar för att genomföra årliga förvaltningsplaner, användarsupport och genomförande av utvecklingsprojekt inom ramen för sitt informationsägarskap.
De EU-regler och nationella regler som styr de egenutvecklade systemen är komplicerade. Under de senaste åren har Jordbruksverket tagit fram nya IT-system för att hantera den nya Jordbrukspolitiken. Dessa system kommer att förädlas och vidareutvecklas.
De närmsta åren kommer också innebära ett fortsatt fokus på e-tjänster inklusive portaler, mobilitet och geografiska informationssystem. Vidare sker både nyutveckling och förvaltning av det datawarehouse som utvecklats inom Jordbruksverket de senaste åren.
För att ytterligare stärka kvaliteten inom IT-verksamheten kommer fortsättningsvis satsningar göras inom områdena arkitektur och metod. Den del av Jordbruksverkets verksamhet som betalar ut EU-stöd kommer att certifieras gällande informationssäkerhet enligt SS-ISO/IEC 27001:2014 (Sv) under hösten 2016. Certifieringen är ett krav för att Jordbruksverket ska godkännas av EU som ackrediterad utbetalningsmyndighet. IT-avdelningen är en leverantör till denna verksamhet vilket innebär att även IT-verksamheten ska följa denna standard.
Upphandlingsförfarande:
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarandeenligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU).
Avtalstid:
Avtalstiden är 2 år med möjlighet till 2 års förlängning med ett år i taget alternativt 2 år direkt. Eventuell förlängning av ramavtalet sker på initiativ av Jordbruksverket. Jordbruksverket ska senast 3 månader före avtalstidens slut meddela leverantören om förlängningsmöjligheten ska nyttjas. Ramavtalsperioden startar när tilldelningsbeslut har vunnit laga kraft. Beräknad avtalsstart är 1.9.2016.
Avtalsparter:
Avsikten är att teckna ramavtal med så många leverantörer som behövs för att täcka Jordbruksverkets behov av IT-konsulttjänster. Jordbruksverket kommer att teckna ramavtal med minst 10 leverantörer.
Avropsförfarande:
Vid upphandling träffas ramavtal med valda leverantörer inom systemutveckling och systemförvaltning som upphandlats. Tilldelning av avropsavtal för resurskonsulttjänster, IT-konsulttjänster med högre kompetensnivå och uppdragskonsulttjänster görs genom tillämpning enligt:
*Rangordning.
Detta innebär att en fast avropsturordning kommer att tillämpas utifrån leverantörernas rangordning. Den först rankade leverantören är berättigad till samtliga avrop så långt dess kapacitet medger leverans inom ramavtalets angivna villkor. Avvikelse från turordningen får endast ske om den först rankande leverantören inte kan leverera inom ramavtalets stipulerade villkor. När detta inträffar kan avrop ske från den andra rankade leverantören. För att avvikelse ska få ske från den andra rankade leverantören gäller motsvarande regler som för avvikelse från den första rankande leverantören och så vidare. Genom rangordning avropas resurskonsulttjänster.
*Förnyad konkurrensutsättning.
Detta innebär att Jordbruksverket kommer att genomföra avrop genom att ställa förfrågan till samtliga kontrakterade leverantörer. Genom förnyad konkurrensutsättning avropas IT-konsulttjänster med högre kompetensnivå och uppdragskonsulttjänster inom område systemutveckling och systemförvaltning.
Offentlighet och sekretess:
Jordbruksverkets verksamhet omfattas av offentlighetsprincipen. Denna princip innebär bl.a. att handling som kommer in till Jordbruksverket blir allmän handling. För att en uppgift i en allmän handling ska kunna hemlighållas måste det finnas stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Handlingar:
Förfrågningsunderlaget innehåller följande handlingar:
— Allmän orientering,
— Administrativa bestämmelser,
— Systemutveckling och systemförvaltning,
— Kommersiella villkor,
— Bilaga
* Konsultutvärdering,
* Jordbruksverkets samverkansmodell,
* Viktningsrapport.
Prövning av anbud genomförs i 3 steg:
Steg 1. Uteslutning av anbud:
Här kontrollerar vi att anbudsgivaren uppfyller kraven i 10 kap. LOU. Bara de anbudsgivare som uppfyller dessa krav går vidare till steg 2.
Steg 2. Kvalificering av anbud:
Här kontrollerar vi att samtliga ska-krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Bara de anbud som uppfyller dessa krav går vidare tillsteg 3.
Steg 3. Utvärdering av anbud:
Här väljer vi det bästa anbudet enligt den utvärderingsmodell som vi har valt i upphandlingen.
Vi kommer att teckna avtal med den anbudsgivare som har lämnat detta anbud.
Innehåll:
För att säkerställa likabehandling och underlätta utvärdering av anbud ska anbudet utformas helt elektroniskt enligt förfrågningsunderlaget, svar, redovisning på ställda frågor m.m.
De svar som du lämnar i anbudet på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för den prövning av inkomna anbud som kommer att genomföras. Det är mycket viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter, särskilt med tanke på de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång, inhämta eller lämna kompletterande uppgifter. Bifoga inte bilagor i anbudet som inte uttryckligen efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Bifoga således inte t.ex. allmänna beskrivningar av anbudsgivarens verksamhet, organisation eller tjänster m.m. om detta inte uttryckligen efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Hänvisningar till ev. bilagor får endast ske om förtydligande behöver göras med exempelvis modell eller bild.
Samtliga ska-krav måste vara uppfyllda för att ditt anbud ska få vara med i den slutliga utvärderingen.
Vi kan komma att utesluta ett anbud som inte är komplett. Vi accepterar inte alternativa anbud, sidoanbud och reservationer. Tänk på att vi kan tolka kommentarer till ställda frågor i förfrågningsunderlaget som alternativa anbud, sidoanbud och reservationer och att de då innebär diskvalificering från fortsatt prövning.
Språk:
Du ska skriva anbudet på svenska.
Elektronisk anbudsgivning:
Vi tarbara emot anbud i upphandlingssystemet Tendsign.
Du får genom Tendsign:
— eventuell kompletterande information,
— en kontroll av att du har svarat på alla frågor i förfrågningsunderlaget,
— en tydlig information om du inte uppfyller alla ska-krav.
Du registrerar dig i
tendsign.com där du kan hämta förfrågningsunderlaget. Det är gratis att använda Tendsign. Du får tillgång till systemet direkt efter registreringen. Om du har frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan du kontakta Tendsigns support på telefonnummer 0771-440 200 eller på e-postadress
tendsignsupport@opic.com
Om du inte registrerar dig i
tendsign.com utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, till exempel från en annan offentlig databas, kan vi inte garantera att du får tillgång till all information.
Tänk på att varje bifogad fil inte får vara större än 50 megabyte (MB).
Sista anbudsdag:
Vi ska ha fått ditt anbud senast: 14.7.2016.
Anbudets giltighetstid:
Ditt anbud ska vara giltigt till och med: 31.3.2017.
Kommunikation under anbuds- och utvärderingstiden:
All information, förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget samt frågor och svar m.m. lämnas enbart via
tendsign.com för att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information. Sista dag för ställande av frågor är 8.7.2016.
Sista dag för publicering av svar på inkomna ställda frågor är 12.7.2016.
Alla frågor och svar bifogas upphandlingens förfrågningsunderlag löpande under anbudstiden och publiceras på
tendsign.com. Du måste själv kontrollera om informationen i Tendsign har ändrats.
Obs.! Om du anser att något är oklart i förfrågningsunderlaget ska du snarast ställa en fråga så att oklarheten kan redas ut.
Under utvärderingstiden kan Jordbruksverket ställa frågor till anbudsgivaren i
tendsign.com
Frågor besvaras även där.
Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2016-07-14.
Upphandlingen offentliggjordes den 2016-06-02.
Leverantörer
Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:
Vem?
Vad?
Var?
Upphandlingshistorik
| Datum |
Dokument |
| 2016-06-02
|
Meddelande om upphandling
|
| 2017-04-10
|
Meddelande om tilldelning
|