Tekniska konsulttjänster för Aptic ARC Collect och juridiska tjänster avseende hantering av fordringar

Kammarkollegiet, egen verksamhet

Upphandlingsföremålet:
Upphandlingen avser upphandling av en konsult som ska utföra tekniska tjänster i Aptic ARC Collect och även bistå med juridiska tjänster, bl.a. i rådgivning avseende hantering av fordringar. Vidare ska konsulten tillhandahålla utbildning och undervisning avseende Aptic ARC Collect till Kammarkollegiets systemförvaltare. Konsulten ska bl.a. utföra följande arbetsuppgifter:
- Övervakning av Aptic ARC Collect för den löpande verksamheten,
- Justeringar och förbättringar i systemet avseende brev, åtgärdsflöden och schemalagda jobb,
- Rättningar och mindre buggfix avseende funktionalitet som inte är standard i systemet,
- Juridisk rådgivning avseende inkassohantering i allmänhet och hantering av fordringar i synnerhet,
- Rådgivning avseende Aptic ARC Collect,
- Utveckling av ny funktionalitet för att förbättra handläggningen av inkassoärenden,
- Tillhandahålla utbildningar i syfte att möjliggöra för Kammarkollegiet att på sikt själva överta övervakningen/driften av Aptic ARC Collect. Tjänsterna kommer till större delen att utföras på distans men kommer även vid behov att utföras på Kammarkollegiets lokaler på Birger Jarlsgatan 16 i Stockholm.
Avtalets uppskattade värde:
Kammarkollegiet uppskattar det totala värdet på avtalet till omkring 770 000 SEK per avtalsår. För det fallet att samtliga optioner utnyttjas blir därför det totala värdet på avtalet 3 080 000 SEK (beräknat på en fyraårsperiod). Observera att uppskattningen ovan bygger på uppgifter från nuvarande avtal och utgör därför ingen garanti avseende försäljningsvolymer eller liknande.
Avtalet blir bindande mellan parterna när det signerats av leverantören och Kammarkollegiet.
Avtalet träder i kraft, vilket innebär att tjänster kan utföras, den dag det signerats av båda parter och löper därefter under en period av tjugofyra (24) månader från och med att det trätt i kraft. Avtalet upphör därefter att gälla utan uppsägning. Eventuell förlängning av avtalet sker på initiativ av Kammarkollegiet. Eventuell/-a förlängning/-ar kan uppgå till högst tjugofyra (24) månader.
Anbudets språk:
Anbud ska vara skrivet på svenska. Svenska språket tillämpas vid all kommunikation rörande denna upphandling, med undantag för certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska, danska eller norska.
Elektronisk anbudsinlämning:
Kammarkollegiet använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget Tendsign för hantering av förfrågningsunderlag och anbud. Tendsign ägs av Visma Commerce AB. Anbud kan således inte lämnas i pappersformat, via fax eller e-post. Företrädare för anbudsgivare ansluter sig till Tendsign genom att registrera ett användarkonto på Tendsigns hemsida, www.tendsign.com
Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen både från och till Kammarkollegiet. Den juridiska eller fysiska person vars organisationsnummer eller personnummer anges i Tendsignkontot betraktas som anbudsgivare. För de fall anbudet är lämnat av ett konsortium och separat blankett avseende konsortium har undertecknats, ses bolaget med Tendsignkontot som företrädare för konsortiet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma TendSign support på telefon 0771-440 200 eller e-post tendsignsupport@visma.com
Då Tendsigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support.
Frågor om förfrågningsunderlaget:
Alla frågor om förfrågningsunderlaget ställs till och besvaras av Kammarkollegiet via Tendsign. Frågor besvaras och förmedlas till samtliga anbudshämtare via TendSign, alla frågor och svar som publiceras är avidentifierade. Frågor och svar utgör en del av förfrågningsunderlaget. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor från anbudsgivare, eller av någon annan anledning, kommer kompletteringen att finnas i Tendsigns frågor-och-svarsfunktion samt sändas, via den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, till alla som via Tendsign hämtat förfrågningsunderlaget. De av Kammarkollegiet lämnade svaren avseende förfrågningsunderlaget är endast bindande om svaren lämnats via Tendsign. Anbudsgivare är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under anbudstiden. Om en anbudsgivare hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt än via TendSign kan Kammarkollegiet inte garantera att all information om upphandlingen, eventuella förtydliganden samt frågor och svar, kommer anbudsgivaren tillhanda under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor är 8.4.2016. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Sista dag för att besvara frågor är 12.4.2016.
Tilldelningsbeslut beräknas kunna fattas under maj månad 2016. Ett tilldelningsbeslut är inte civilrättsligt bindande utan innebär endast att Kammarkollegiet har fattat beslut om utgången av anbudsutvärderingen och dess vinnare.
Efter att tilldelningsbeslut har fattats underrättas samtliga anbudsgivare via Tendsign. Ramavtal sluts tidigast efter tio (10) dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsbeslutets avsändande.

Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2016-04-18. Upphandlingen offentliggjordes den 2016-03-08.

Leverantörer
Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• • Ipsario Group O.E.

Vem?

• • Kammarkollegiet, egen verksamhet

Vad?

• • Strategisk granskning och planering av informationssystem eller informationsteknik › IT-tjänster
• • Juridiska tjänster › Juridisk rådgivning och representation

Var?

• • Sverige