Samordnad varudistribution

Jönköpings kommun

Inledning:
Kommunfullmäktige i Jönköpings kommun beslutade 16.12.2010 att en utredning ska genomföras i syfte att klargöra förutsättningarna för en samordnad varudistribution, nedan kallat SVD. Genomförd utredning påvisade att en halvering av angörande fordon till kommunala verksamheter var att vänta.
Med en SVD avser Beställaren (Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner) i samverkan med utvald Distributör, minimera behovet av transporter till Beställarens verksamheter. Detta ska åstadkommas genom att varor från Beställarens varuleverantörer sammanstrålar i funktionen, distributionscentral, nedan kallat DC. På DC konsolideras gods för gemensam distribution till Beställarens godsmottagare.
Samtliga varor till kök, livsmedel och övriga varor, ska samdistribueras och levereras vid samma leveranstillfälle/stopp.
Planerad driftstart är september 2015 med en successiv infasning av olika avtal/varuområden. Livsmedel som utgör kärnan i SVD beräknas fasas in mars 2016.
Huvudmålen för beställaren, utan inbördes ordning, för SVD är:
— ökad säkerhet vid kommunala verksamheter,
— minskade utsläpp av koldioxid och andra emissioner,
— ökad leveranskvalitet för kommunala verksamheter,
— ökad konkurrens i varuupphandlingar.
SVD blir en högst strategisk funktion för beställarens försörjningsbehov. Beställaren poängterar därför vikten av ett ömsesidigt samarbete för att nå framgång.
Distributören tillåts att samdistribuera gods till andra kunder tillsammans med beställarens gods. Förutsatt är dock alltid uppfyllelse av beställarens krav.
Omfattning:
Upphandlingen administreras av Jönköpings kommun. SVD kommer också senare att drivas och samordnas av Jönköpings kommun.
Följande kommuner omfattas av upphandlingen:
— Jönköpings kommun org. nummer 212000-0530,
— Habo kommun org. nummer 212000-1611,
— Mullsjö kommun org. nummer 212000-1603.
I beställarens tre kommuner finns, med stor spridning över hela kommunerna, cirka 500 leveransadresser och 600 leveransingångar som beräknas behöva cirka 18 000 stopp per år. Antalet ton som ska hanteras är cirka 6 000.
Uppskattat värde:
Avtalets uppskattade värde under hela avtalstiden inkl. ev. förlängningsklausuler uppgår till 64 000 000 SEK.
Antal avtalsparter:
Beställaren har för avsikt att teckna avtal med 1 (en) Distributör.
Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med ett Öppet förfarande.
Sista anbudsdag:
Anbud ska vara Beställaren tillhanda senast 1.2.2015.
Avtalsstart och driftstart:
Avtalsstart är direkt efter avtalstecknandet och beräknas tidigast till 1.3.2015. Driftstart beräknas till 1.9.2015.
Uppdraget SVD:
Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner samt bolag har idag ett upphandlings- och avtalsmässigt samarbete. Kommunala verksamheter beställer varor direkt av varuleverantörer som i en SVD levererar varorna till Distributörens DC. På DC samordnar och konsoliderar Distributören godset för att sedan leverera det enligt fasta dagar och tidsfönster ut till godsmottagare.
I Distributörens åtagande ska följande ingå:
— mottagning av gods på DC samt avstämning mot avisering från varuleverantör,
— hantera livsmedel i obruten kyl- och fryskedja till godsmottagare,
— hantera sterilgods enligt gällande lagrum,
— hantera farligt gods enligt gällande lagrum,
— lagring av varor för tiden då varor kommer till DC till aktuellt tillfälle för utleverans,
— konsolidering och hantering av gods på DC,
— framtagande av konsoliderad fraktsedel – Last-/ruttoptimering,
— transport till godsmottagare i Jönköping, Habo och Mullsjö kommuner,
— lossning av gods vid utpekade leveransingångar. Godset placeras på anvisad plats,
— returer av lastbärare till DC,
— returer till DC av feladresserat/leveransskadat/felbeställt gods (ej orsakat av Distributör),
— returhantering av SRS-backar och andra pantsystem,
— mottagning av varuleveranser på DC från kommunal verksamhet för konsolidering och uttransport till andra kommunala godsmottagare – Kundtjänst för operativa frågor
— fakturering enligt Beställarens villkor,
— framtagning av statistik.
Distribution ska kunna ske till samtliga kommunala verksamheter inom Jönköping, Habo och Mullsjö kommuners gränser, befintliga och tillkommande.
För att åstadkomma färre leveranser till kommunal verksamhet ska GLN få sina varor vid ett och samma leveranstillfälle/stopp. Distributören ska samordna och samdistribuera livsmedel med övrigt gods till kommunala kök/caféer.
Utvärderingsgrund:
Utvärdering av anbud kommer att ske genom att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Mervärdesmodell används och mervärden ges för kriterierna miljö och leveranskvalitet.

Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2015-02-01. Upphandlingen offentliggjordes den 2014-12-09.

Leverantörer
Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• • Alwex Transport AB

Vem?

• • Jönköpings kommun

Vad?

• • Transporter (utom avfallstransport) › Vägtransporter
• • Kringtjänster för transporter; resebyråtjänster › Godshantering, lagring och tillhörande tjänster

Var?

• • Småland med öarna › Jönköpings län