Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess. Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2025-03-04.
Upphandlingen offentliggjordes den 2025-01-31.
Meddelande om upphandling (2025-01-31) Objekt Upphandlingens omfattning
Titel: Diariesystem 2 2025
Kort beskrivning:
“Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och...”
Kort beskrivning
Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser.
Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.
Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Visa mer
Typ av kontrakt: supplies
Produkter/tjänster: Informationssystem och servrar📦
Beräknat värde exklusive moms: 15 000 000 SEK 💰
Information om partier
Anbud får lämnas in för ett maximalt antal partier: 1
Beskrivning
Beskrivning av upphandlingen:
“Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och...”
Beskrivning av upphandlingen
Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser.
Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.
Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Förfarande Typ av förfarande
Öppet förfarande ✅ Administrativ information
Tidsfrist för mottagande av anbud eller begäran om deltagande: 2025-03-04 00:00:00 📅
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Minimitid under vilken anbudsgivaren måste upprätthålla anbudet: 6
Upphandlande myndighet Namn och adresser
Namn: Karlstads universitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-3120
Postadress: Universitetsgatan 2
Postnummer: 65188
Postort: Karlstad
Region: Värmlands län🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: fredrik.persson@kau.se📧
Telefon: 0547001000📞 Typ av upphandlande myndighet
Ministry or any other national or federal authority
Huvudsaklig verksamhet
Education
Kommunikation
URL för dokument: https://www.e-avrop.com/karlstaduni/e-Upphandling/NoticeLink.aspx?id=107249🌏
Kompletterande information Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Karlstad
Nationellt registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Box 568
Postnummer: 651 12
Postort: Karlstad
Region: Värmlands län🏙️
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: forvaltningsrattenikarlstad@dom.se📧
Telefon: +46 54-14 85 00📞
URL: https://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-karlstad/🌏 Information om elektroniska arbetsflöden
Elektronisk fakturering kommer att accepteras
Elektronisk beställning kommer att användas
Elektronisk betalning kommer att användas
Källa: OJS 2025/S 024-076871 (2025-01-31)
Meddelande om upphandling (2025-02-04) Objekt Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:
“Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och...”
Kort beskrivning
Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser.
Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.
Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Systemet ska installeras lokalt on-prem hos Karlstads universitet.
Visa mer
Beräknat värde exklusive moms: 15 000 000 SEK 💰
Beskrivning
Beskrivning av upphandlingen:
“Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och...”
Beskrivning av upphandlingen
Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser.
Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess.
Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Systemet ska installeras lokalt on-prem hos Karlstads universitet.