Beskrivning av upphandlingen
Upphandling av system för kommunikation och ärendehantering.
Bakgrund och mål med upphandlingen
SMHI är i behov av en systemlösning för kommunikation och ärendehantering inom projektplattformen CEMS-Flood. CEMS-Flood står för Copernicus Emergency Management Service - Flood, vilket är en projektgren inom vilken en rad Europeiska organisationer och institut dagligen arbetar med att förutse och samarbeta kring översvämningar. CEMS-Flood består av två underområden, tjänsterna EFAS (European Flood Awareness System) respektive GloFAS (Global Flood Awareness System) vilka levererar varningar, statistik och diverse underlag till en rad olika kunder. CEMS-Flood drivs av JRC (the Joint Research Center).
Som deltagande organisation i CEMS-Flood förväntas man delta i arbetet med att dela, analysera och bearbeta data. Man förväntas ta sig an arbetsuppgifter, lyfta frågeställningar, presentera olika slutsatser och framarbetad information. Man deltar vidare i diskussioner, föreläsningar, möten m.m.
SMHI är en deltagande organisation i projektet men har utöver de löpande åtagandena ett särskilt ansvar att förse projektet med system som möjliggör kommunikation och ärendehantering enligt given beskrivning. Idag används Atlassians moduler JIRA (server) - version 8.22.4 och Confluence (server) - version 7.15.2, vilka driftas lokalt (on prem) vid SMHI i Norrköping. JIRA och Confluence tillhandahåller sammantaget ett väl fungerande stöd för projektet men nuvarande avtal löper ut hösten 2023. Totalt arbetar idag ca 200 användare i systemen på regelbunden basis, vardagar såväl på helger.
Målet med upphandlingen är att teckna ett avtal för system som kan stödja projektets arbete inom kommunikation och ärendehantering likt idag, (inklusive support, underhåll och möjlighet att köpa konsulttjänster för utveckling eller specifika uppdrag), där tjänsten istället ska levereras i sin helhet som en privat molnlösning genom ett webbaserat gränssnitt.