Beskrivning av upphandlingen
Allmän orientering
Stenungsunds kommun (nedan kallade "beställaren") genomför en upphandling avseende Ramavtal gällande Konferenstjänster. Beställaren inbjuder anbudsgivare, nedan kallad leverantör, att lämna anbud i enlighet med detta upphandlingsdokument.
För information om beställaren, se hemsidan.
Omfattning
Upphandlingens mål är att tillgodose beställarens behov av externa möteslokaler för olika sorters möten och konferenser genom att teckna ramavtal med ett antal anläggningar av varierande slag enligt de angivna förutsättningar i detta upphandlingsdokument.
Upphandlingens utformning syftar till att uppnå goda möjligheter för de verksamheter i beställarnas organisation som bokar konferenser för såväl mindre som större grupper, samt att få behoven av bokningar utförda till efterfrågad nivå på kvalité, standard på teknisk utrustning samt varierade geografiska placering, till ett attraktivt pris.
Själva behovet av konferenser varierar mellan halvdagsmöten (med eller utan kost), heldagskonferenser samt konferens med övernattning för såväl mindre som större sällskap.
Årsvolymen beräknas till cirka 2 000 000 kronor för årsbehovet av konferenser, uppskattningen baseras på statistik från 2019. Beställaren kan inte garantera någon volym under avtalstiden utan anbudsgivaren ska leverera det verkliga behovet.
Ramavtalets planerade avtalsperiod är 4 år. Beställaren har möjlighet att säga upp ramavtalet med en uppsägningstid av 6 månader. Avtalet löper dock minst i 2 år.
Avtalstart är planerad till Avtalets startdatum .
För en geografisk spridning har beställaren delat upp ramavtalet i nedan geografiska områden där antalet tilldelade leverantörer begränsas utifrån avstånd ifrån Stenungsunds station per område. Beräkningen görs från Stenungsunds station till aktuell konferensanläggning med hjälp av Google maps (kortaste resvägen med bil).
Område 1 - Inom 25,9 km ifrån Stenungsunds station där maximalt 9st leverantörer kommer att antas.
Område 2 - Inom 26-41,9 km ifrån Stenungsunds station där maximalt 9st leverantörer kommer att antas.
Område 3 - Inom 42 km till 60 och uppåt ifrån Stenungsunds station där maximalt 9st leverantörer kommer att antas.
Område 4 - Inom 60,1 - 150 km ifrån Stenungsunds station där maximalt 5st leverantörer kommer att antas.
För hela ramavtalet kommer maximalt 32 st leverantörer att antas.
Observera att denna uppdelning i geografiska områden enbart har betydelse i upphandlingens utvärderingsmoment, och alltså inte under avtalsperioden. Under avtalsperioden har beställarna rätt/möjlighet att avropa samtliga anslutna leverantörer efter behovet på konferens. Dynamisk rangordning tillämpas vid avrop. Beställaren använder en eller flera objektiva kriterier för att göra ett urval och tillfrågar därefter de tre mest lämpade leverantörerna om tilltänkt datum (tillgänglighetsförfrågan).