Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen omfattar ett övergripande modernt system för dokument- och ärendehantering. Systemet ska användas för dagligt arbete av samtliga anställda, såväl individuellt som i samarbete med varandra. Man ska generellt kunna arbeta i gemensamma projekt, utbyta information med varandra, ge feed back och systemet ska underlätta mötesadministration. Diarieföring ska vara en integrerad del enligt myndighetens klassificeringsstruktur med verksamhetsprocesser.
Det är viktigt att leverantören har en hög grad av systematiskt arbete med It-säkerhet och informationssäkerhet kopplat till myndighetens verksamhetsprocesser mer hantering av känslig information och informationstillgångar, samt kunna säkerställa gällande lag- och kravefterlevnad.
Det är viktigt för myndigheten att de olika delarna i systemet är fullt integrerade med varandra. Systemet ska ha ett tydligt, effektivt och intuitivt gränssnitt, där det är lätt att navigera och förstå sammanhang. Systemet ska också fungera som mellanlagring/närarkiv av diarieförda filer.
Det är också viktigt att systemet möjliggör integrationer till andra IT- system inklusive kommande webbplats. Systemet ska uppfylla de rättsliga kraven för statliga myndigheter på dokument- och ärendehantering inklusive arkivering.
På längre sikt kommer vi troligen att behöva koppla på ett godkänt e-arkiv, och eventuellt också e-tjänst, som måste stödjas av systemet.
Vi arbetar för att etablera en tillgänglig arbetsmiljö där alla människor, oavsett funktionsförmåga, ska känna sig välkomna. Det handlar om att utforma lösningar när man utvecklar och utformar en arbetsplats som fungerar för så många som möjligt redan från början. På så viss undviker man att göra anpassningar i efterhand. Ett dokument- och ärendehanteringssystem är ett grundläggande arbetsredskap som behöver utformas med hänsyn till tillgänglighetsaspekter. Vi siktar därför på att systemet ska följa den europeiska standarden EN 301 549, som i sin tur bygger på den internationella standarden WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines). Institutet för mänskliga rättigheter vill ta vara på alla de möjligheter som digitaliseringen ger och strävar efter att vara transparenta externt. Lika viktigt är det att även internt kunna effektivisera och ha ett bra IT-stöd som ger god användbarhet och support för de anställda.
Institutet för mänskliga rättigheter värdesätter konkurrens och öppen marknad och har således i denna upphandling valt att inte alla kraven ska sättas absolut tills förhandlingarna avslutats. Detta hoppas leda till att leverantörer kan presentera sina olika lösningar, och en dialog kan has för att förmedla vilka lösningar som ger de ekonomiskt bästa resultaten.