Verktygsstöd IT Service Management

Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut

SMHI efterfrågar ett webbaserat ITSM‐system, installerat i SMHIs lokaler.
SMHI behöver ett verktyg för att stötta ITIL‐processerna Incident, Problem, Change. Där SMHI jobbar med ärendehantering för incidenter, request och problem.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2021-03-22. Upphandlingen offentliggjordes den 2021-02-15.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Materna Information & Communications AB

Vem?

• Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut

Vad?

• Internettjänster › Leverantörstjänster
• Programmering av mjukvara samt rådgivning › System- och stödtjänster

Var?

• Östra Mellansverige › Östergötlands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2021-02-15	Meddelande om upphandling
2021-08-10	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2021-02-15)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Programmering av mjukvara samt rådgivning
Referensnummer: 2021/340/2.3
Kort beskrivning:

SMHI efterfrågar ett webbaserat ITSM‐system, installerat i SMHIs lokaler. SMHI behöver ett verktyg för att stötta ITIL‐processerna Incident, Problem, Change. Där SMHI jobbar med ärendehantering för incidenter, request och problem.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Programmering av mjukvara samt rådgivning 📦
Ytterligare CPV-kod: System- och stödtjänster 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Östergötlands län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Ministerium eller annan central
Upphandlande myndighet (namn): Sveriges Meteorologiska och Hydrologiska Institut
Postnummer: 601 76
Postort: Norrköping
Kontakt
Webbadress: http://www.smhi.se 🌏
E-post: simon.willen@smhi.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afvqictqiy&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afvqictqiy&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2021-02-15 📅
Sista anbudsdag: 2021-03-22 📅
Publiceringsdatum: 2021-02-19 📅
Startdatum: 2021-05-01 📅
Slutdatum: 2023-03-31 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2021/S 035-086628
EUT-S-nummer: 35
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afvqictqiy

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

SMHI efterfrågar ett webbaserat ITSM‐system, installerat i SMHIs lokaler.

SMHI behöver ett verktyg för att stötta ITIL‐processerna Incident, Problem, Change. Där SMHI jobbar med ärendehantering för incidenter, request och problem.

Bakgrund och mål med upphandlingen

Under 2020 skapades ca 8 300 change-ordrar, 5 300 incidenter och 2 300 request-ärenden.

SMHI har ett stort antal beställningsflöden, ca 170 stycken som till en stor del startas av beställningar i SMHIs webbshop. SMHI har implementerat Access‐processen och mycket jobb görs nu inom säker behörighetshantering, eftersom MSB kommit med nya föreskrifter hur myndigheter ska jobba med hanteringen.

Målet med upphandlingen och efterkommande införande är att få ett modernt webbaserat verktyg, som fungerar på både klientplattformarna Windows10 och Red Hat Enterprise Linux 8. SMHI ska tillsammans med leverantören jobba mot projektets effektmål:

Genomföra en upphandling av ett ITSM‐verktyg med att ett införande‐projekt kan påbörjas under Q2 2021

Skapa ett självständigt förvaltningsteam på SMHI.

Minska ledtiden från beställning till realiserat behov

Förbättra användarupplevelsen av verktyget och därmed minska antal frågor till Servicedesk och förvaltningen.

SMHI har kommit långt med automation av processer med både helt eller delvis automation. Nyckeln till lyckad automation av processer är en för SMHI väl fungerande CMDB, där SMHIs IT‐tjänster och infrastruktur finns. Där är SMHIs automatiseringsmotor en orkestrator och här finns exempelvis:

Automation av uppsättning av Windows-server och Linuxserver i SMHIs vcenter

Automatiska åtgärder av larm som identifieras av SMHIs övervakningsverktyg och automatiseringsmotorn orkestrerar åtgärderna. Incident skapas, åtgärder genomförs och loggas, ärenden stängs, eller eskalerar till tekniker.

Uppsättning av nya medarbetarkonton, skapar e-postkonton och tilldelar grundläggande behörigheter.

Avveckling av medarbetarkonton och borttagning av e-postkonton och behörigheter.

Den här automatiseringen är ett litet utkast av vad SMHI har och kommer vilja kunna göra med det nya verktyget.

SMHI jobbar inspirerat av agila arbetsmetoder med Devops‐team och självgående IT‐förvaltning som båda har integration mot SMHIs ITSM‐verktyg. SMHI har hittat en balans mellan självorganiserande team och ITIL, där samarbetet mellan drift‐sidan och Devops fungerar effektivt.

Införandeprojektet ser SMHI också som ett samarbete mellan leverantören och SMHI. Där båda tar ansvar för att nå effektmålet ”Att få ett självständigt förvaltningsteam”. SMHI gör merparten av arbetet i införandet i en lärarande process där leverantören är behjälplig med guidning i verktyget.

Beskrivning av förnyelser: 1 förlängning á 96 månader
Plats för genomförandet
Huvudort eller plats för utförandet: Norrköping

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2021-10-31 📅
Datum för öppnande av anbud: 2021-03-23 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-0696
Kontakt
Kontaktpunkt: Simon Willén
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afvqictqiy&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltingsrätten i Linköping
Postort: Linköping
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2021/S 035-086628 (2021-02-15)

Meddelande om tilldelning (2021-08-10)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 2 914 820 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Upphandlande myndighet
Identitet
Postadress: x
Postnummer: 60176
Postort: Norrköping

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2021-08-10 📅
Publiceringsdatum: 2021-08-13 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2021/S 156-414009
Refererar till meddelande: 2021/S 035-086628
EUT-S-nummer: 156
Ytterligare information
Mercell annons: https://opic.com/id/afivnwuowz

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Under 2020 skapades ca 8300 change-ordrar, 5300 incidenter och 2300 request-ärenden.

Förfarande
Kriterier för tilldelning
Kostnadskriterium (namn): Pris
Kostnadskriterium (viktning): 50
Kostnadskriterium (namn): Kvalitet

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2021-05-12 📅
Namn: Materna Information & Communications AB
Nationellt registreringsnummer: 556072-5771
Postadress: Kista Science Tower
Postort: Kista
Postnummer: 16451
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: staffan.hasselrot@materna.se 📧
Land: Östergötlands län 🏙️
Webbadress: http://www.materna.se 🌏
Upphandlingens totala värde: 2 914 820 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 5
Källa: OJS 2021/S 156-414009 (2021-08-10)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd (>20 nya upphandlingar)

Programmering av mjukvara samt rådgivning (>20)

Programmering av programpaket (6)
Programrelaterade tjänster (10)
System- och stödtjänster (8)
Systemanalys och programmering (2)
Systemtjänster och tekniska konsulttjänster (20)
Utveckling av kundanpassad programvara (2)