Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingens syfte och mål är att upphandla ett system som är en på marknaden befintlig standardprodukt och som inte kräver anpassningar.
Framtida och efterfrågat system ska ge en ökad förbättring och samordning av vägarbete och trafikplanering i samband med att Nacka utvecklas. Det ska också ge Nacka kommun förbättrade villkor gällande service, support och återkoppling och till en lägre kostnad.
Dagens system är integrerat med ekonomisystemet UBW där fakturor genereras automatiskt, men med undantag för vissa fakturor som hanteras manuellt. Ett nytt systemstöd ska kunna integreras på samma sätt som dagens system, men förväntas också ytterligare ge en övergripande och sammanställd bild över vägbeläggningar i kommunen. För det fall ett nytt system kan integreras med InternGIS medger sådan integration ytterligare presentation av data.
Integrationer med andra system kan ske med fil alternativt via programmatiskt överföringsgränssnitt, sk API. Utöver integration med UBW, ska systemet vid behov också kunna integreras med andra system och tredjepartsprodukter som kommunen använder.
Det nya systemet förväntas vidare ge funktionella förbättringar, integrationsmöjligheter till andra system och i övrigt krav enligt nedan utan inbördes prioritering:
• Modulerna ska vara kompatibla med varandra där det är möjligt att komma åt all data i ett sammanhållet gränssnitt, men kopplat till den behörighetsnivå användaren har inom systemet
• Kräva minimal tid för upplärning då det förväntas vara konstruerat utifrån aspekter avseende god användbarhet
• Supporten bör vara fri första året, dvs ingen koppling till antalet ärenden som behöver lösning. Vidare önskas en kontaktväg direkt till denna.
• Återkoppling av ärenden m.m. förväntas ske på ett regelbundet och standardiserat sätt utan att man behöver logga in i systemet etc.
• Servicenivåer efterfrågas där återkoppling respektive åtgärd sker inom stipulerad tidsram. Vite bör även kunna tillämpas om återkoppling eller lösning av ärenden inte sker som förväntat. Förväntansnivå är omedelbar återkoppling och lösning inom 48 timmar för de flesta av ärendena.
• Kunna hantera internfakturering, men också kunna generera fakturor till extern mottagare. Integrationsgränssnitt avseende fakturan ska vara enligt kommunens krav, exempelvis gällande rader, tecken osv.
• Integration med internGIS, väghållare, kommunmark annan väghållare, skötselavtal
• Användare ska kunna förhindras, ev genom behörighetsstyrningen, att göra egna behörighetsgrupper
• Systemets layout ska kunna styras av beställaren, exempelvis avseende kartor
• För externa parter, som entreprenörer, ska möjlighet finnas att dessa har läsåtkomst (ej behörighet att ändra) för att exempelvis granska fakturor
• Ett etableringsprojekt ska säkerställa att data till nytt system sker samt att detta ingår i anbudsgivarens pris
• Produktions-, utvecklings-, och testmiljöer ska vara åtskilda
• Hög IT-säkerhet vad gäller obehörig åtkomst till data, dataförlust m.m