Digitala personakter

Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen

Bakgrund
Anställningsavtal kan idag göras på två olika sätt. Antingen skapas de i Primula, som är KI:s personalmaster, eller så skrivs de i en mall i Word. Avtalet skrivs ut och skickas till chef, som skriver på och skickar tillbaka till lokal HR. Där skannas avtalet in, en kopia sparas i den lokala personakten och originalet skickas till löneenheten som lagrar det i den centrala personakten. Idag finns personakterna i pärmar både i det centrala arkivet och i lokala motsvarigheter på varje institution. Gallring av dokument i personakterna sker helt manuellt och tar mycket tid.
Allt detta arbete ska rationaliseras med hjälp av ett system för Digitala personakter.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2020-07-07. Upphandlingen offentliggjordes den 2020-05-29.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

Vem? Vad? Var?
Upphandlingshistorik
Datum Dokument
2020-05-29 Meddelande om upphandling
2020-10-05 Meddelande om tilldelning
Meddelande om upphandling (2020-05-29)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Programvaruutvecklingstjänster för tidsredovisning eller personal
Referensnummer: 2-1925/2020
Kort beskrivning:
Bakgrund Anställningsavtal kan idag göras på två olika sätt. Antingen skapas de i Primula, som är KI:s personalmaster, eller så skrivs de i en mall i Word. Avtalet skrivs ut och skickas till chef, som skriver på och skickar tillbaka till lokal HR. Där skannas avtalet in, en kopia sparas i den lokala personakten och originalet skickas till löneenheten som lagrar det i den centrala personakten. Idag finns personakterna i pärmar både i det centrala arkivet och i lokala motsvarigheter på varje institution. Gallring av dokument i personakterna sker helt manuellt och tar mycket tid. Allt detta arbete ska rationaliseras med hjälp av ett system för Digitala personakter.
Visa mer
Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Programvaruutvecklingstjänster för tidsredovisning eller personal 📦
Ytterligare CPV-kod: Programvara för tidsredovisning eller personal 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Stockholm 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Ministerium eller annan central
Upphandlande myndighet (namn): Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen
Postnummer: 171 77
Postort: Stockholm
Kontakt
Webbadress: http://www.ki.se 🌏
E-post: lennart.martinsson@ki.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afglkzutwe&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afglkzutwe&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-05-29 📅
Sista anbudsdag: 2020-07-07 📅
Publiceringsdatum: 2020-06-03 📅
Slutdatum: 2030-12-31 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 106-257109
EUT-S-nummer: 106
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afglkzutwe

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:
Bakgrund
Anställningsavtal kan idag göras på två olika sätt. Antingen skapas de i Primula, som är KI:s personalmaster, eller så skrivs de i en mall i Word. Avtalet skrivs ut och skickas till chef, som skriver på och skickar tillbaka till lokal HR. Där skannas avtalet in, en kopia sparas i den lokala personakten och originalet skickas till löneenheten som lagrar det i den centrala personakten. Idag finns personakterna i pärmar både i det centrala arkivet och i lokala motsvarigheter på varje institution. Gallring av dokument i personakterna sker helt manuellt och tar mycket tid.
Visa mer
Allt detta arbete ska rationaliseras med hjälp av ett system för Digitala personakter.
Beräknat totalt värde: 2 100 000 SEK 💰
Kort beskrivning:
I uppdraget ingår att skanna in befintliga fysiska personakter från det centrala arkivet, sortera bort avslutade anställningar och skapa digitala personakter för anställda vid KI. Leverantören ska sätta upp automatiserade processer för olika anställningsavtal, skapande av personakter och uppsättning av gallringsregler enligt dokumenthanteringsplanen. Integrationer ska göras olika befintliga system.
Visa mer
— Tillhandahålla system för digitala personakter
— Integrationer med Primula, IDAC, Varbi, Swamid, eduSign och KI:s långlagring
— Inskanning av ca 21 000 befintliga personakter
— Automatiserade processer och digitala formulär
— Licenskostnad för användning av system
— Leda implementering av system
Volym
Personakter upp till 21000
Administratörer upp till 100
Användare upp till 800
Beskrivning av förnyelser: 3 förlängningar á 24 månader

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
engelska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2024-09-07 📅
Datum för öppnande av anbud: 2020-07-08 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-2973
Kontakt
Kontaktpunkt: Lennart Martinsson
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afglkzutwe&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten
Postort: Stockholm
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2020/S 106-257109 (2020-05-29)
Meddelande om tilldelning (2020-10-05)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 2 209 850 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt
Kriterier för tilldelning
Lägsta pris

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-10-05 📅
Publiceringsdatum: 2020-10-09 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 197-477016
Refererar till meddelande: 2020/S 106-257109
EUT-S-nummer: 197
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afqqkflamy

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2020-09-16 📅
Namn: MicroData Skandinavien AB
Nationellt registreringsnummer: 556569-2513
Postadress: Box 466
Postort: Örebro
Postnummer: 701 49
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: upphandling@microdata.nu 📧
Land: Örebro län 🏙️
Webbadress: http://www.microdata.nu 🌏
Upphandlingens totala värde: 2 209 850 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 2
Källa: OJS 2020/S 197-477016 (2020-10-05)
Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕
Relaterade sökningar 🔍
Region:
Sverige Östra Sverige Stockholm
Produkter/tjänster:
Programvara och informationssystem Programvara för affärstransaktioner och... Programvara för tidsredovisning eller personal IT-tjänster: konsultverksamhet,... Programmering av mjukvara samt rådgivning Programmering av programpaket Programmering av tillämpningsprogram Programvaruutvecklingstjänster för... Programvaruutvecklingstjänster för...