Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen innebär ett heltäckande koncept av resebyrå- och reseadministrativa tjänster för stadens tjänsteresor i Sverige och utomlands. Detta innebär att ombesörja bokingar av resor av olika slag såsom flyg-, land-, och båttransporter, bokningar av transfer, bokningar av hotellrum, bokningar av grupp- och konferensarrangemang samt övriga resebyråtjänster. Upphandlingen avser fullservice men även självbokning (online) ska kunna erbjudas.
Upphandlingens syfte
Syftet med upphandlingen är att staden ska teckna ett ramavtal med en resebyrå som har kompetens och kapacitet att tillgodose stadens behov av resebyrå- och reseadministrativa tjänster gällande stadens tjänsteresor i Sverige och utomlands.
Staden har i dag ett ramavtal för resebyråtjänster med HRG Nordic. Detta avtal går ut den 30 september 2019 och en ny upphandling måste genomföras.
Avropare av resebyråtjänster för tjänsteresor kan vara såväl tjänstemän som politiker inom staden. Resenärer kan vara samtlig medarbetare, konsulter eller andra personer som reser efter beställarens bokning. En person som reser efter beställarens bokning behöver inte vara anställd hos beställaren utan kan exempelvis vara inbjudna gäster, patienter, konsulter m.fl.
Beställning/avrop ska kunna göras av resenär själv eller av förvaltning/bolag utsedd resebokare.
Upphandlingens volym/omfattning
Statistik för stadens bokningar och resande finns i bilaga 6 - Statistik. Den totala kostnaden per år för resor och boende via nuvarande avtal uppgår till ca 15 miljoner kr per år. Under 2018 togs 83 st kontakter under jourtid (24-timmars service) och det genomfördes 293 bokningar i självbokningssystemet.
Inga garantier kan lämnas på volymer eller möjligheter att få ett bestämt antal uppdrag. Avtalets omfattning kan komma att förändras på grund av att verksamheter inom staden avvecklas eller tillkommer.
Upphandlingen är kommunövergripande (centralupphandling), d.v.s. omfattar stadens samtliga nämnder. Utöver nämnderna deltar följande i upphandlingen:
AB Stockholmshem
Micasa Fastigheter i Stockholm AB
Skolfastigheter i Stockholm Aktiebolag SISAB
Stockholms Stads Parkerings AB
AB Familjebostäder
AB Familijebostäder Fastighetsnät
Hemmahamnen Kontor AB
Gyllene Ratten Ny AB
AB Stokab
St Erik Kommunikation AB
Stockholms Business Region AB
Visit Stockholm AB
Invest Stockholm Business Region AB
SGA Fastigheter AB
AB Svenska Bostäder
AB Stadsholmen
Samordningsförbundet Stockholms stad
Stockholms Hamn AB
Stockholms Stadshus AB
Stockholm Vatten AB
Stockholm Avfall AB
Bostadsförmedlingen
Anbudstidens utgång
Den upphandlande myndigheten har inte möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent.
Anbudet ska vara serviceförvaltningen tillhanda senast:
2019-05-06
Anbudets giltighetstid
Anbudet ska vara bindande till och med 2020-02-28