Beskrivning av upphandlingen
Förenta Nationerna (FN) har gett i uppdrag till Sverige att anordna nästkommande globala ministerkonferens om trafiksäkerhet. Konferenser organiseras av Trafikverket i samarbete med Världshälsoorganisationen (WHO). Avsändare av konferensen är Regeringskansliet samt Världshälsoorganisationen (WHO). Konferensen genomförs under två dagar där de olika sessionerna leds av en moderator. Sessionerna under dag 1 kommer att ske i plenum, dvs alla deltagare befinner sig i samma lokal. Plenumsessionerna består av s.k. "high level panels” där ett urval av ministrar/deltagare diskuterar olika områden gällande den globala trafiksäkerheten. Dag 2 består i huvudsak av seminarier s.k. ”parallell sessions” och avslutas i plenum med ”high level panel” och summering av konferensen. Trafikverket är ansvarig för planering samt genomförande av konferensen. Trafikverkets eventprojektledare förbereder hela eventprocessen samt ansvarar för registreringsprocess, VIP-hantering, transporter, tidsplanering, resurser samt budget för delprojektet Event. Eventprojektledaren ansvarar även för att säkerställa logistik, teknik, tolkar, setup samt att konferensen genomförs på ett professionellt sätt. Som stöd i detta behöver Trafikverket upphandla vissa eventbyråtjänster.