Beskrivning av upphandlingen
Inbjudan att delta
Karlshamns kommun avser, att upphandla lösning för att digitalisera olika betalningsföranden.
Syfte
Syftet är, att uppnå säkrare och effektivare hantering knuten till servicestation såsom café, matsal för personallunch, pedagogiska måltider, beställning av mat till utflykter, representation samt till vissa aktiviteter/beställningar som arrangeras av personalklubben med mera. Målsättningen är, att så långt möjligt är begränsa hanteringen av kontant betalning. Lösningen skall omfatta system och läsare för val och registrering av artikel, betalningssätt, kvitto, statistik inklusive attester och behörigheter.
Bakgrund
Kök och servicestationer i Karlshamns kommun kan endast erbjuda kontantbetalning vilket ger låg servicenivå till betalande gäster. Det föreligger klart uttalade problem med redovisningen av kontantbetalningar och ej fungerande kassalösningar. Sammantaget skapar det nuvarande upplägget mycket manuellt arbete och många olikheter i hur pengar redovisas. Detta gör att kostnadskontrollen är tidskrävande och osäker.
Arbetsmiljömässigt måste man även ta hänsyn till den allt ökande risken för rån.
Uppdragets omfattning
Slutresultatet är, att så långt möjligt åstadkomma en kommunövergripande kontantfri betalprocess på kommunens olika servicestationer där betalflöden förekommer. Lösningen skall främja olika kundkategorier d.v.s. medarbetare, brukare, skolelever, deltagare, lärare, externa besökare m.fl. oavsett ålder eller förmåga. Betallösningen skall vara enkel, effektiv, resurssnål och ett verktyg som är direkt implementerbart in i framtidens krav på digitala lösningsmodeller.
Allmän orientering
Respektive förvaltning/verksamhet inom Karlshamns kommun kommer att avropa betallösningen successivt i mån av tid, personal och rätt kompetens. Målet är, att ha en samstämmig lösning som fungerar gentemot Ekonomiavdelningen, Löneavdelningen samt Måltidsservice olika kök och serveringsställen.