Beskrivning av upphandlingen
Bakgrund
Under 2015 genomfördes en förstudie ”Projekt Användbar – Fas 1”. Förstudien kartlade befintliga IT-system som i dagsläget används inom verksamheterna samt undersökte användarnas upplevelse av dessa.
Förstudien visade på en komplex IT-miljö, IT-system som man inte upplever som användarvänliga och med många inloggningar på samma dag. Detta går ut över användarna som upplever en frustration och där IT-systemen stjäl för mycket tid i det värdeskapande arbetet.
Med anledningen av denna förstudie startades ”Projekt Användbar – Fas 2” som under 2016 har arbetat med att förstå och dokumentera verksamheternas behov. Detta ligger nu till grund för angreppsättet där vi gör separata upphandlingar. En för barn- och elevregisterhantering IST Administration, upphandlat 2017, en för pedagogiskt IT-stöd och en för schema. Under 2017 okt-nov startades en upphandling av ett pedagogiskt IT-stöd. Denna avbröts i november på grund av för få anbudssvar. Baserat på detta har kravunderlaget uppdaterats till denna upphandling.
I Kungsbacka kommun pågår parallellt ett antal övergripande projekt inom e-förvaltning kring utvecklande av e-tjänsteplattformen Mitt Kungsbacka, dokument- och ärendehantering, nytt intranät, BI-lösning, breddinförande av Office 365 samt e-arkiv. Alla dessa projekt kommer påverka införandet av Pedagogiskt IT-stöd.
Omfattning/Volym
Upphandling omfattar all utbildning som Kungsbacka Kommun driver som huvudman men i huvudsak Kungsbacka kommuns två utbildningsförvaltningar, Förskola & Grundskola och Gymnasie & Vuxenutbildning samt del av Kultur & Fritid. Verksamhetsformerna som avses kunna stödjas i det upphandlade systemet är:
Förskola och Pedagogisk omsorg
Fritidshem
Grundskola
Grundsärskola
Gymnasieskola
Gymnasiesärskola
Vuxenutbildningen (inkl. Yrkeshögskolan)
Kulturskola
Systemet förväntas kunna ha stöd för hela Kungsbacka Kommun, som är i en expansiv fas. För närvarande ca 3 600 pedagoger och övriga användare (skolledare, rektorer och skoladministrativ personal), 16 500 st. elever och barn samt dess vårdnadshavare.
Kungsbacka Kommun har för avsikt att upphandla det Pedagogiska IT-stödet som en tjänst, med en Kommunlicens.
Det upphandlade Pedagogiska IT-stödet ska ha stöd för följande funktionsområden inom respektive verksamhetsområde, där det är tillämpligt. Svar lämnas i bifogad kravmatris:
Planering
Samarbetsyta, kommunikation och Utvecklingssamtal
Närvaro/Frånvaro
Lämna & Hämta (kommer att ligga i ITS Administration t.o.m. 31.12.2018, efter det i Pedagogiskt IT-stödet eller via gränssnitt i Pedagogiskt IT-stöd)
Kunskaper och stödinsatser
Åtgärdsprogram
Extra anpassningar
Kunskapsöversikt (IUP, Omdöme)
Genomförandeplan
Pedagogiskt material, uppgifter, enkät och provverktyg, externa digitala läromedel,
Bedömning
Betygsättning för lärare sker i Pedagogiskt IT-stöd, integration mot IST Administration (tvåvägsintegration)
Betyghantering i IST Administration
Registrering av Nationella prov i Pedagogiskt IT-stöd, integration mot funktionalitet för betyg i IST Administration
Uppföljning och rapporter
Bilden nedan visar den kompletta upphandlingsstrategin:
Leveranstid inklusive eventuella förlängningar och optioner
Projektets mål är att påbörja implementeringen av ett nytt system under första halvan av 2019 och färdigställa implementationen under året. Tidsplan för successiva delleveranser av lösningar är något som kommunen avser att behandla under dialog. Vissa områden kan bli föremål för gemensam utveckling, t.ex. bemanningsplanering förskola. Avtal löper under minst 5 år och förlängs automatiskt om det inte sägs upp. Avtalet ska efter 5 år kunna sägas upp löpande under året med 6 månaders uppsägningstid.
Sista dag för ansökan
Ansökan ska vara inkommen senast