Beskrivning av upphandlingen
Upphandling av hotellrum i Göteborg.
Upphandlingens omfattning
Denna upphandling avser tecknande av ramavtal för hotellövernattningar på centralt belägna hotell i Göteborg enligt beskrivning i upphandlingsdokumenten.
Got Event AB har behov av övernattningsmöjligheter på centralt belägna hotell i Göteborg. Hotellen ska ligga inom ett gångavstånd på maximalt två (2) kilometer från Scandinavium Arena.
Behovet av hotellövernattningar är störst under tiden för Gothenburg Horse Show (GHS) men kan komma att avropas även under resterande året, då genom förnyad konkurrensutsättning.
Avtal kommer att tecknas med samtliga kvalificerade anbudslämnare och rangordnas utifrån pris och avstånd.
GHS är en av världens tre största internationella inomhustävlingar för ridsport. Evenemanget genomförs vanligtvis under sista veckan i februari, men kan vissa år äga rum under senare delen av mars och början av april. Historiskt sett har behovet varit ca 250 rum, direkt i anslutning till evenemanget. Totala antalet nätter som bokats har varit ca 1000 st. Behovet har fördelats under perioden för evenemangets genomförande med ett litet antal rum under de första dagarna, för att sedan öka och nå sin topp under tävlingsdagarna. Övrigt rumsbehov uppkommer för personer som på något sätt via Got Event har kopplingar till evenemanget.
Under 2019 inträffar tävlingen mellan 3-7 april, vilket betyder att "tävlingsveckan" pågår mellan uppskattningsvis den 30 mars till och med den 7 april.
För att ge en uppskattning av rumsbehovet över evenemanget redovisas nedan hur det var 2015.
Lördag - 2 rum, Söndag - 5 rum, Måndag - 15 rum, Tisdag - 50 rum, Onsdag - 150 rum, Torsdag - 200 rum, Fredag - 250 rum, Lördag - 250 rum, Söndag - 100 rum
Baserat på tidigare tävlingar så uppskattas den totala volymen till 1000 nätter under GHS tävlingsvecka.
Observera att ovanstående inte är garanterade volymer utan enbart en uppskattning.
Ramavtalet är ett avtal utan volymförpliktelser. Verksamhet som berör ramavtalsområdet kan bedrivas i egen regi. I sådana fall är ramavtalet att betrakta som ett komplement till den egna verksamheten. Det kan finnas redan gällande avtal för verksamhet som berör ramavtalets område. Dessa avtal upphör inte att gälla i anledning av detta ramavtal.
Allmänt
Anbudet ska lämnas enligt upphandlingsdokumentet av behörig företrädare och vara författat på svenska.
Anbudsgivaren ska vara registrerad och inloggad i Tendsign. Om du lämnar anbud som ombud måste anbudet lämnas av ett konto som har din kunds organisationsnummer och företagsnamn. Det är bolagets organisationsnummer som angivits i Inloggningsuppgifterna som är anbudgivande bolag (juridisk part) i denna upphandling.
Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med 30.4.2019. För det fall upphandlingen blir föremål för överprövning är leverantören bunden av anbudet fram till och med två månader efter den tid då överprövningen avslutats genom lagakraftvunnen dom/beslut.