Ärende - och dokumenthanteringssystem

Kungsbacka kommun

Upphandling av ett ärende- och dokumenthanteringssystem för Kungsbacka kommun.
Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik m.m.
Leveranstid
Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift d.v.s. alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.
Sista dag för ansökan
Ansökan ska vara inkommen senast 29.11.2018.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2018-11-29. Upphandlingen offentliggjordes den 2018-10-31.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Visma Consulting AB

Vem?

• Kungsbacka kommun

Vad?

Var?

• Västsverige › Hallands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2018-10-31	Meddelande om upphandling
2019-06-13	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2018-10-31)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Programvara och informationssystem
Referensnummer: 18/113
Kort beskrivning:

Upphandling av ett ärende- och dokumenthanteringssystem för Kungsbacka kommun. Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik m.m. Leveranstid Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift d.v.s. alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019. Sista dag för ansökan Ansökan ska vara inkommen senast 29.11.2018.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Varor
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Programvara och informationssystem 📦
Ytterligare CPV-kod: Programvara för administration 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Hallands län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Förfaranden under konkurrens
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Regional eller lokal myndighet
Upphandlande myndighet (namn): Kungsbacka kommun
Postnummer: 434 81
Postort: Kungsbacka
Kontakt
Webbadress: http://www.kungsbacka.se 🌏
E-post: sanna.helenius@kungsbacka.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afcvvrpkyx&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afcvvrpkyx&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2018-10-31 📅
Sista anbudsdag: 2018-11-29 📅
Publiceringsdatum: 2018-11-03 📅
Slutdatum: 2025-01-01 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2018/S 212-484348
EUT-S-nummer: 212
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afcvvrpkyx

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Upphandling av ett ärende- och dokumenthanteringssystem för Kungsbacka kommun.

Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik m.m.

Leveranstid

Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift d.v.s. alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.

Sista dag för ansökan

Ansökan ska vara inkommen senast 29.11.2018.

Upphandling av ärende- och dokumenthanteringssystem.

Bakgrund

Kungsbacka kommun vill köpa in ett modernt system som är anpassat till dess verksamhet.

Kommunens mål och strategi

Kungsbacka kommuns e-målbild innehåller bland annat följande punkter:

· Alla som bor i eller verkar i Kungsbacka kan använda digitala tjänster dygnet runt för sina kontakter med kommunen.

· Alla medarbetare har rätt kunskap och teknik för att effektivt använda digitala verktyg i sin yrkesutövning och i utveckling av arbetsmetoder.

· Vi sätter individen i centrum och arbetar gränslöst mellan förvaltningar, myndigheter, regioner och inom EU.

I Kungsbacka kommuns digitala strategi står följande om verksamhetssystem:

”De verksamhetssystem, appar och verktyg som upphandlas ska i första hand vara standardprodukter anpassade för verksamhet i Sverige. Kommunen ska undvika att driva egen utveckling av system, appar eller verktyg. När verksamhetssystem upphandlas och implementeras ska vi göra så lite specialanpassningar som möjligt. Verksamhetssystemen ska vara lätta att byta och integrationer mellan system ska utformas enligt samma principer. ”

Alla våra förvaltningar arbetar aktivt med digitala lösningar i sin verksamhetsutveckling. När vi utvecklar e-tjänster vill vi att hela processen ska vara digital, från att ärendet kommer in till att det arkiveras.

Organisation

Alla kommuner har en politisk organisation och en förvaltningsorganisation.

Den politiska organisationen består av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder som ansvarar för olika frågor. Kommunstyrelsen och nämnderna har egna förvaltningar. Förvaltningarna sköter det dagliga arbetet i kommunen.

Politikerna i den politiska organisationen bestämmer vad som ska göras, medan de anställda i förvaltningsorganisationen avgör hur det ska göras.

Förutom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen finns i Kungsbackas politiska organisation 12 nämnder. Ledamöterna och ersättarna i nämnderna är politiker och de utses av kommunfullmäktige.

— Byggnadsnämnden

— Förskola & Grundskola

— Gymnasium & Arbetsmarknad

— Individ & Familjeomsorg

— Krisledningsnämnd

— Kultur & Fritid

— Miljö & Hälsoskydd

— Service

— Teknik

— Valnämnden

— Vård & Omsorg

— Överförmyndarnämnden

Nulägesbeskrivning

I dagsläget används systemet Lex för att stödja verksamheten i det dagliga arbetet. Systemet har kopplingar mot både interna och externa system och tjänster. Det finns exempelvis kopplingar till webbdiarium, e-tjänster, befolkningsregister, SMS-tjänst, e-postsystem, AD och GIS. Det saknas integration mellan Lex och bland annat e-arkiv, ekonomisystem, fastighetsregister.

Syfte och behov

Kommunen har sedan 2013 haft avtal för ett ärende- och dokumenthanteringssystem som heter Lex, vilket upphör att gälla november 2019. Därför behöver kommunen nu göra en ny upphandling.

Omfattning/Volym

Systemet ska användas i Kungsbacka kommuns samtliga förvaltningar (se avgränsning i avsnitt 1.1.4 Avgränsning).

Kommunen efterfrågar därför en ”kommunlicens” med fritt antal användare som täcker in ovanstående.

Leveranstid inklusive eventuella förlängningar och optioner

Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift dvs alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2019-05-06 📅

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 212000-1256
Kontakt
Kontaktpunkt: Sanna Helenius
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afcvvrpkyx&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten
Postort: Göteborg
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2018/S 212-484348 (2018-10-31)

Meddelande om tilldelning (2019-06-13)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Upphandling av ett ärende- och dokumenthanteringssystem för Kungsbacka kommun. Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik mm. Leveranstid Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift dvs alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019. Sista dag för ansökan Ansökan ska vara inkommen senast 2018-11-29.

Upphandlingens totala värde: 3 000 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Upphandlande myndighet
Identitet
Postadress: Kungsbacka kommun
Postort: Kungsbacka

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2019-06-13 📅
Publiceringsdatum: 2019-06-14 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2019/S 113-277168
Refererar till meddelande: 2018/S 212-484348
EUT-S-nummer: 113
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afdnkmaahh

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Ansökan ska vara inkommen senast 2018-11-29.

Förfarande
Kriterier för tilldelning
Kvalitetskriterium (namn): Bör-krav (mervärde)
Kvalitetskriterium (viktning): Totalt värt 500000
Kvalitetskriterium (namn): Användbarhet (mervärde)
Kvalitetskriterium (viktning): Totalt värt 2000000
Pris (korrigeringskoefficient): Se ovan.

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2019-04-17 📅
Namn: Visma Consulting AB
Nationellt registreringsnummer: 556117-7543
Postadress: Box 30122
Postort: Stockholm
Postnummer: 104 25
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: ebba.stromberg@visma.com 📧
Land: Stockholm 🏙️
Webbadress: http://www.visma.se 🌏
Upphandlingens totala värde: 3 000 000 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 2
Källa: OJS 2019/S 113-277168 (2019-06-13)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Programvara och informationssystem (>20 nya upphandlingar)