Verksamhetssystem handikapp och äldreomsorg

Karlskrona kommun

Upphandlingen avser leverans av ett verksamhetssystem som stödjer hela verksamhetens processer inom handikapp- och äldreomsorgen, från ansökan/aktualisering till beslut, utredning, verkställighet av beslut, dokumentation, journalföring, register, genomförande, uppföljning, debitering, ekonomihantering, statistik m.m.
Karlskrona kommun efterfrågar ett färdigutvecklat system. Systemet skall 1 vara etablerat på marknaden och anpassat till Karlskrona kommuns storlek och verksamhetskomplexitet. Minst tre motsvarande kundreferenser med namn, tfn och E-post från de senaste 3 åren skall 2 bifogas anbudet.
Upphandlingen omfattar även implementering, service, support, utbildning, underhåll, samt tillkommande konsulttjänster vid behov enligt avtal under avtalsperioden.
Anbudsgivaren skall 3 ge förslag till införandeplan och bifogas anbudet.
Omfattning, resursbehov, tidplan samt uppskattning av Karlskrona kommuns medverkan skall 4 anges i anbudet.
Anbudsgivaren skall 5 tillhandahålla utbildning för generella användare samt för nyckelpersoner. Beskriv utbildningarnas upplägg i anbudet.
Verksamhetssystemet skall 6 återspegla verksamheten och dess volym över avtalstiden.
Verksamhetssystemet skall 7 stödja och skapa förutsättningar till förbättringar i verksamhetens processer och därmed förbättringar för brukare, ekonomi, medarbetare, arbetssätt och rutiner.
Verksamhetssystemet skall 8 stödja och underlätta samverkan och informationsutbyte med andra aktörer exempelvis landstinget och externa utförare.
Efterfrågat verksamhetssystem skall 9 omfatta följande lagrum SoL, HSL, LSS, SFB. Leverantörer som lämnar anbud ska vara väl förtrogna med vad de olika lagrummen föreskriver när det gäller hantering av det data som hanteras i processerna. Verksamhetssystemet skall 10 kunna förändras och anpassas efter förändringar i lagar, författningar, förordningar och praxis inom välfärdsområdet som blir gällande under hela avtalsperioden inklusive eventuella avtalsförlängningar. Dessa förändringar och anpassningar ska ske utan extra kostnad för kommunen som köpare då det är anpassningar som är nödvändiga för att verksamhetssystemet ska vara fullt funktionellt.
Verksamhetssystemet i drift innehåller mycket information som behöver kunna överföras till andra IT-system, både att hämta och lämna information exempelvis ekonomi- personalsystem, vårdplaneringssystem, eventuellt framtida planeringssystem, brukarportal m.m. Det är därför viktigt att verksamhetssystemet är öppet för att möjliggöra integrationer med kommunens andra system.
Ur ett medborgarperspektiv ska det finnas webbmöjligheter/E-tjänster för att medborgaren ska kunna göra ansökningar, beställa/avbeställa tjänster eller göra avgiftsberäkningar m.m. Efter samtycke bör även brukare/närstående kunna se vilka tjänster som levererats och av vem, samt ta del av social dokumentation m.m.
Detta förutsätter säker identifiering vid inloggning.
Karlskrona kommun har för avsikt att införa elektronisk arkivering, detta är ett arbete som pågår, driftstart av detta kommer, om allt går som planerat att bli inom avtalsperioden för offererat verksamhetssystem.
Option Planeringssystem.
Karlskrona kommun önskar en tydlig redogörelse avseende efterfrågad option.
Optionen ingår inte i utvärderingen dock ska de anbudsgivare som erbjuder optionen prissätta optionen(i prisbilagan) utifrån samma årsintervaller som verksamhetssystemet.
Bakgrund: All planering av hemtjänstverksamhet i egen regi sker idag manuellt. Under flertalet år har äldrenämnden i sin planering upptagit medel för upphandling och etablering av ett IT-baserat planeringssystem. Inom verksamheten finns nu en stor efterfrågan på ett planeringssystem för att få ett bättre stöd i planeringen av verksamheten utifrån tilldelade resurser och för att nå äldrenämndens mål.
Syfte/Mål:
— Att säkerställa kvalitén på omsorgen för brukarna, öka kontinuiteten.
— Att säkerställa så att planerade besök som ska utföras blir planerade och genomförda.
— Att förbättra nyttjandet av tillgängliga personalresurser så effektivt som möjligt, hitta ett sätt att arbeta smartare.
— Minimera transportsträckor.
— Att vård och omsorgspersonal skall ha tillgång till rätt information vid rätt tid och på rätt plats och därigenom känna större säkerhet vid arbetets utföranden.
— Att lätt kunna se hur en arbetsdag ser ut för vård och omsorgspersonalen och om det är en rimlig balans i planeringen.
— Att snabbt ställa om verksamheten då akuta situationer uppkommer.
Koppling till andra system: Det är ett krav (om anbud läggs på optionen) att kunna integrera planeringssystemet med offererat verksamhetssystem och personalsystem (Idag Heroma).
Kort beskrivning: Hemtjänsten är idag i behov av ett optimerat IT-system som ersätter den manuella planeringen. Att planera för hemtjänst innebär att behoven skiftar hela tiden dvs. verksamheten tappar ärenden eller får till nya vilket ställer stora krav på planeringen. Likaså ställs krav på effektivisering genom att ta tillvara på tillgängliga resurser. Områdeschefen/Hemtjänstgrupperna behöver ett IT-verktyg för att kunna kvalitetssäkra verksamheten samt få till en högre nyttjande grad av personalresurserna.
Exempel:
Äldreförvaltningen har tittat närmare på Tietos planeringssystem Laps Care, detta system är helintegrerat med verksamhetssystemet som används idag men kan även kopplas till andra verksamhetssystem.

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2014-12-01. Upphandlingen offentliggjordes den 2014-10-20.

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• • Tieto Sweden Healthcare & Welfare AB

• • Karlskrona kommun

• • Diverse programvara för nätverk › Programvara för administration
• • Informationssystem och servrar › Informationssystem
• • Programvara för dokumentredigering, ritning, bildhantering, schemaläggning och produktivitet › Programvara för schemaläggning och produktivitet
• • Strategisk granskning och planering av informationssystem eller informationsteknik › IT-tjänster

• • Sydsverige › Blekinge län