Järnhandelsvaror och handelsstål | Upphandlingskontoret

Datum	Dokument
2024-01-23	Meddelande om upphandling

Beskrivning av upphandlingen

Upphandlingen avser att täcka beställarnas behov av Järnhandelsvaror och handelsstål såsom fästdon, verktyg, rundmaterial, rör och plåt i aluminium och stål m.m. för underhållsåtgärder, reparationer samt till undervisningsmaterial för skolor. Beställarna kommer att avropa successivt under avtalsperioden.

Beskrivning av upphandlingen

Anbudsområde 1 avser e-butik. Leverantören ska tillhandahålla en kundanpassad webbportal med möjlighet till inloggning för beställarna. Inloggningsuppgifter till e-butiken ska skickas till utvalda personer som meddelas efter avtalsstart från respektive beställare. E-butiken ska kunna kopplas till beställarnas e-handelssystem enligt avsnitt 1.10 E-handelssystem. Följande funktionalitet ska finnas och tillhandahållas kostnadsfritt: I portalen ska endast beställarens avtalade varor finnas tillgängliga men med möjlighet för beställaren att själv justera sortimentet till att se leverantörens kompletta sortiment avseende järnhandelsvaror. • Avtalade priser samt ordinarie pris ska tydligt framgå på respektive produkt. • Beställningar: Kunna lägga beställningar på avtalade varor samt övrigt sortiment, se avtalat pris och ordinarie pris som ej är avtalat, se lagersaldon, se leveranstid, erhålla bekräftelse och se leveransinformation samt se fakturor med specifikationer under avtalstiden. • Beställningshistorik för avropade varor: Kunna se information om typ av vara med artikelnummer, beställningsnummer och ordernummer. Se mottagare och leveransadress samt beställningsdatum och leveransdatum. • Reklamation: Anmäla reklamation samt se status för mottagen anmälan, påbörjad omleverans och beräknad leveranstid. • I webbportalen ska det vara enkelt att ta ut rapporter/statistik avseende beställd vara per beställare eller beställare per vara. Statistik ska kunna exporteras till MS Excel-format (svensk version). E-butiken ska vara tillgänglig hela dygnet, året om, kortare avbrott för underhåll utanför kontorstid får förekomma. E-butiken ska finnas tillgänglig för samtliga beställare senast en månad efter avtalsstart. I anslutning till avtalsstart ska en instruktion/manual bifogas avseende inloggning och beställning ska göras för respektive beställare.

Beskrivning av upphandlingen

Anbudsområde 2 avser handel och utlämnande i fysisk butik. För de beställare som använder E-handelssystem ska möjlighet finnas att beställa genom detta och hämta ut färdigplockade paket i fysisk butik. Se mer information under avsnitt 1.10 E-handelssystem. Anbudsområde 2 avser ej möjlighet till beställning med leverans. Leverantören ska vid avtalsstart kunna erbjuda en fysisk butik som är öppen och bemannad vardagar mellan 07.00 till 16.00 i Östersunds kommun. Butikens personal ska ha en hög produktkompetens och erbjuda rådgivning och vägledning till beställaren avseende till exempel val av produkt och handhavande. Personalen ska ha god kännedom om innehållet i tecknat ramavtal samt ha kunskap om de produkter som omfattas i avtalet. Personal ska behärska svenska i tal och skrift. Leverantör ska erbjuda betalning av varor genom rekvisition, e-rekvisition eller fakturering genom e-handelssystem till beställaren.

Beskrivning av upphandlingen

Anbudsområde 3 avser e-butik. Leverantören ska tillhandahålla en kundanpassad webbportal med möjlighet till inloggning för beställarna. Inloggningsuppgifter till e-butiken ska skickas till utvalda personer som meddelas efter avtalsstart från respektive beställare. E-butiken ska kunna kopplas till beställarnas e-handelssystem enligt avsnitt 1.10 E-handelssystem. Följande funktionalitet ska finnas och tillhandahållas kostnadsfritt: I portalen ska endast beställarens avtalade varor finnas tillgängliga men med möjlighet för beställaren att själv justera sortimentet till att se leverantörens kompletta sortiment avseende handelsstål. • Beställningar: Kunna lägga beställningar på avtalade varor samt övrigt sortiment, se avtalat pris och ordinarie pris som ej är avtalat, se lagersaldon, se leveranstid, erhålla bekräftelse och se leveransinformation samt se fakturor med specifikationer under avtalstiden. • Avtalade priser samt ordinarie pris ska tydligt framgå på respektive produkt. • Beställningshistorik för avropade varor: Kunna se information om typ av vara med artikelnummer, beställningsnummer och ordernummer. Se mottagare och leveransadress samt beställningsdatum och leveransdatum. • I webbportalen ska det vara enkelt att ta ut rapporter/statistik avseende beställd vara per beställare eller beställare per vara. Statistik ska kunna exporteras till MS Excel-format (svensk version). • E-butiken ska vara tillgänglig hela dygnet, året om, kortare avbrott för underhåll utanför kontorstid får förekomma. E-butiken ska finnas tillgänglig för samtliga beställare senast en månad efter avtalsstart. I anslutning till avtalsstart ska en instruktion/manual bifogas avseende inloggning och beställning ska göras för respektive beställare.

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Ekonomisk ställning: Anbudsgivare ska ha ekonomisk stabilitet som svarar mot uppdragets omfattning och innehåll. Upphandlingskontoret kommer vid tveksamheter avseende skattekontroll, kontrollera anbudsgivaren och begära in förklaring som kan styrka anbudsgivarens ekonomiska ställning. Gör Upphandlingskontoret bedömningen att leverantörens förklaring är fullgod kommer Upphandlingskontoret anse att kravet är uppfyllt.

Förteckning och kortfattad beskrivning av urvalskriterierna

Erfarenhet/kompetens: Leverantörens personal ska vara väl insatt i produktutbudet och vid behov kunna tillhandahålla produktrådgivning till beställaren vid inköp av varor.