Beskrivning av upphandlingen
Förutsättningar för uppdraget
Allmän beskrivning
Denna upphandling syftar till att upphandla en reseportal där Akademiska Hus anställda hanterar (bokar/avbokar/ombokar) sina tjänsteresor online. I portalen ska den anställde kunna få en överblick av sina resor, både genomförda och kommande, och vissa utsedda ska dessutom via portalen kunna få fram statistik över Akademiska Hus resande. Som komplement till reseportalen ska det även finnas möjlighet att hantera resor via mobil app, samt genom personlig service (telefon och e-post). I detta underlag kommer begreppet resebyråtjänst användas för att inbegripa alla delar.
Uppdraget
Resebyråtjänsten ska innefatta hantering av resor via flyg och tåg, hyra av fordon samt anslutningstransport (till och från flyg, samt till och från tåg där det är tillämpligt). Tjänsten ska även innefatta hantering av hotell-/övernattningsbokningar. Därutöver ska den även innefatta resa och logi vid större gruppresor.
Akademiska Hus är ansluten till rese- och hotellavtal hos Kammarkollegiet, och kan även teckna egna ramavtal gällande resor och logi. Resebyråtjänsten ska använda sig av dessa avtal, och det ska vara tydligt för den som bokar vilka resor och boenden som kan bokas enligt dessa ramavtal, respektive eventuella alternativ utanför avtal. Akademiska Hus använder idag Egencia som resebyrå.
Akademiska Hus vill genom denna upphandling teckna avtal med en (1) leverantör att tillhandahålla tjänster enligt ovan.