Beskrivning av upphandlingen
LiU har ett resande över hela världen till många olika destinationer. LiU har behov av en resebyråleverantör som kan hantera både enkla bokningar till vanliga destinationer inom Sverige och Europa och komplicerade bokningar till olika destinationer i länder dit resor sällan förekommer. En stor del av de resor och logier som bokas inom Sverige är av enklare karaktär och sker med hjälp av självbokningssystemet. Resor utomlands och resor av mer komplicerad karaktär bokas framför allt via e-post och en mindre andel via telefon och självbokningssystemet. Då stor andel av LiU:s bokningar sker via e-post till personlig service är denna tjänst av stor vikt för LiU. Med det menas att LiU snabbt erhåller tydliga bokningsförslag utifrån LiU:s krav och att leverantörens personal är serviceinriktad, kompetent och välutbildad och rätt dimensionerad för hanteringen av telefonsamtal och e-post från LiU.
Resebyråleverantören ska tillhandahålla alla sorters reserelaterade tjänster som inkluderat systemstöd, bokning, rådgivning och kringliggande tjänster rörande resor både inrikes och utrikes med flyg, tåg, båt, buss, hyrbil, logi, gruppresor, utfärdande av vouchers, information om pass, visum- och vaccinationsbestämmelser, betalning och säkerhet med betalkort samt administration för full funktionalitet på ramavtalet m.m. Det inbegriper beställning från reseoperatörer som finns på marknaden, d.v.s. förutom leverantörens standard boknings- och debiteringsvägar via Global Distribution System (GDS) ska det finnas möjlighet att boka resor från lågkostnadsbolag (LCC-flygbolag), New Distribution Capability (NDC) och boka boende (såväl kort som lång tid) från exempelvis
hotels.com,
booking.com, Airbnb samt boka från specialister på vissa resmål.
Ett av LiU:s primära mål med kommande leverantör av resebyråtjänster är att ha en samarbetspartner som hjälper LiU arbeta och mötas så miljö- och kostnadseffektivt som möjligt. LiU:s partner ska i alla lägen agera snabbt, smidigt, flexibelt och ha möjlighet att bistå med rådgivning och kontroll rörande hela LiU:s reseprocess samt ha hög medvetenhet kring säkerhet vid resor, d.v.s kunna spåra resenärer och föreslå resor och boenden hos seriösa leverantörer som arbetar med socialt och miljömässigt ansvarstagande.
De statliga ramavtalen, med koppling till reserelaterade tjänster, som LiU använder sig av vid tidpunkten för upphandlingens annonsering är följande:
— Flygresor
— Hotelltjänster
— Taxi och fordonsförhyrning
— Konferenser och möten utanför regionkarta.
LiU har vid tidpunkten för upphandlingens annonsering ett antal egna ramavtal som är kopplade till tjänsteresor samt tecknar regelbundet nya avtal inom reseområdet med varierande upplägg och omfattning.
LiU har idag egna avtal med:
— SJ
— hotell i Norrköping och Linköping
— boende för längre vistelser i Norrköping och Linköping
— konferensanläggningar i enligt regionskarta,
— konferensservice i Sverige.
En kommande leverantör måste kunna hantera LiU:s befintliga samt tillkommande avtal under ramavtalsperioden och medverka till att avtalen prioriteras och följs. Leverantören ska alltid se till att lokala ramavtal bokas i första hand och i andra hand bokas från statliga ramavtal. Vid bokning av statliga och lokala ramavtal ska alltid den avropsordning som anges i avtalet följas. I de fall där egna ramavtal eller statliga ramavtal saknas ska leverantören ha, eller ha mycket goda möjligheter till att teckna, egna konkurrenskraftiga avtal inom respektive område.