Resebyråtjänster

Linköpings universitet

Målet med upphandlingen är att teckna avtal med en leverantör som, genom sina tjänster, kan leverera en helhetslösning som täcker LiU:s behov av tjänsteresor över hela världen, på ett professionellt och kostnadseffektivt sätt. Leverantören ska tillhandahålla mycket god service till resenär och resebeställare och genomgående upprätthålla en hög kundnöjdhet, bidra till kostnadseffektiva och hållbara tjänsteresor med hänsyn till individens förutsättningar och behov, verksamhetens medel samt arbeta strategiskt tillsammans med LiU för att överträffa identifierat behov. LiU:s resenärer ska känna sig trygga med ramavtalsleverantören inför, under och efter resan.
Vidare ska leverantören tillhandahålla ett användarvänligt och tillförlitligt självbokningssystem, mobilapplikation, systemverktyg för inhämtande av statistik samt system för resenärsspårning.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2020-09-17. Upphandlingen offentliggjordes den 2020-07-03.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Egencia Sweden AB

Vem?

• Linköpings universitet

Vad?

• Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer › Resebyråtjänster och liknande tjänster

Var?

• Östra Mellansverige › Östergötlands län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2020-07-03	Meddelande om upphandling
2022-10-11	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2020-07-03)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Resebyråtjänster och liknande tjänster
Referensnummer: LiU-2020-01195
Kort beskrivning:

Målet med upphandlingen är att teckna avtal med en leverantör som, genom sina tjänster, kan leverera en helhetslösning som täcker LiU:s behov av tjänsteresor över hela världen, på ett professionellt och kostnadseffektivt sätt. Leverantören ska tillhandahålla mycket god service till resenär och resebeställare och genomgående upprätthålla en hög kundnöjdhet, bidra till kostnadseffektiva och hållbara tjänsteresor med hänsyn till individens förutsättningar och behov, verksamhetens medel samt arbeta strategiskt tillsammans med LiU för att överträffa identifierat behov. LiU:s resenärer ska känna sig trygga med ramavtalsleverantören inför, under och efter resan. Vidare ska leverantören tillhandahålla ett användarvänligt och tillförlitligt självbokningssystem, mobilapplikation, systemverktyg för inhämtande av statistik samt system för resenärsspårning.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Resebyråtjänster och liknande tjänster 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Östergötlands län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Ministerium eller annan central
Upphandlande myndighet (namn): Linköpings universitet
Postadress: Upphandlingsenheten
Postnummer: 581 83
Postort: Linköping
Kontakt
Webbadress: http://www.liu.se 🌏
E-post: emelie.severinsson@liu.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afttbiclry&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afttbiclry&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2020-07-03 📅
Sista anbudsdag: 2020-09-17 📅
Publiceringsdatum: 2020-07-07 📅
Startdatum: 2020-12-01 📅
Slutdatum: 2022-11-30 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2020/S 129-316607
EUT-S-nummer: 129
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afttbiclry

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Vidare ska leverantören tillhandahålla ett användarvänligt och tillförlitligt självbokningssystem, mobilapplikation, systemverktyg för inhämtande av statistik samt system för resenärsspårning.

LiU har ett resande över hela världen till många olika destinationer. LiU har behov av en resebyråleverantör som kan hantera både enkla bokningar till vanliga destinationer inom Sverige och Europa och komplicerade bokningar till olika destinationer i länder dit resor sällan förekommer. En stor del av de resor och logier som bokas inom Sverige är av enklare karaktär och sker med hjälp av självbokningssystemet. Resor utomlands och resor av mer komplicerad karaktär bokas framför allt via e-post och en mindre andel via telefon och självbokningssystemet. Då stor andel av LiU:s bokningar sker via e-post till personlig service är denna tjänst av stor vikt för LiU. Med det menas att LiU snabbt erhåller tydliga bokningsförslag utifrån LiU:s krav och att leverantörens personal är serviceinriktad, kompetent och välutbildad och rätt dimensionerad för hanteringen av telefonsamtal och e-post från LiU.

Resebyråleverantören ska tillhandahålla alla sorters reserelaterade tjänster som inkluderat systemstöd, bokning, rådgivning och kringliggande tjänster rörande resor både inrikes och utrikes med flyg, tåg, båt, buss, hyrbil, logi, gruppresor, utfärdande av vouchers, information om pass, visum- och vaccinationsbestämmelser, betalning och säkerhet med betalkort samt administration för full funktionalitet på ramavtalet m.m. Det inbegriper beställning från reseoperatörer som finns på marknaden, d.v.s. förutom leverantörens standard boknings- och debiteringsvägar via Global Distribution System (GDS) ska det finnas möjlighet att boka resor från lågkostnadsbolag (LCC-flygbolag), New Distribution Capability (NDC) och boka boende (såväl kort som lång tid) från exempelvis hotels.com, booking.com, Airbnb samt boka från specialister på vissa resmål.

Ett av LiU:s primära mål med kommande leverantör av resebyråtjänster är att ha en samarbetspartner som hjälper LiU arbeta och mötas så miljö- och kostnadseffektivt som möjligt. LiU:s partner ska i alla lägen agera snabbt, smidigt, flexibelt och ha möjlighet att bistå med rådgivning och kontroll rörande hela LiU:s reseprocess samt ha hög medvetenhet kring säkerhet vid resor, d.v.s kunna spåra resenärer och föreslå resor och boenden hos seriösa leverantörer som arbetar med socialt och miljömässigt ansvarstagande.

De statliga ramavtalen, med koppling till reserelaterade tjänster, som LiU använder sig av vid tidpunkten för upphandlingens annonsering är följande:

— Flygresor

— Hotelltjänster

— Taxi och fordonsförhyrning

— Konferenser och möten utanför regionkarta.

LiU har vid tidpunkten för upphandlingens annonsering ett antal egna ramavtal som är kopplade till tjänsteresor samt tecknar regelbundet nya avtal inom reseområdet med varierande upplägg och omfattning.

LiU har idag egna avtal med:

— SJ

— hotell i Norrköping och Linköping

— boende för längre vistelser i Norrköping och Linköping

— konferensanläggningar i enligt regionskarta,

— konferensservice i Sverige.

En kommande leverantör måste kunna hantera LiU:s befintliga samt tillkommande avtal under ramavtalsperioden och medverka till att avtalen prioriteras och följs. Leverantören ska alltid se till att lokala ramavtal bokas i första hand och i andra hand bokas från statliga ramavtal. Vid bokning av statliga och lokala ramavtal ska alltid den avropsordning som anges i avtalet följas. I de fall där egna ramavtal eller statliga ramavtal saknas ska leverantören ha, eller ha mycket goda möjligheter till att teckna, egna konkurrenskraftiga avtal inom respektive område.

Beskrivning av förnyelser: 2 förlängning/ar á 12 månader

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2021-01-31 📅
Datum för öppnande av anbud: 2020-09-18 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 202100-3096
Kontakt
Kontaktpunkt: Emelie Severinsson
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afttbiclry&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Linköping
Postort: Linköping
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2020/S 129-316607 (2020-07-03)

Meddelande om tilldelning (2022-10-11)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 200 000 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt
Kriterier för tilldelning
Lägsta pris

Upphandlande myndighet
Identitet
Postnummer: 58183

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2022-10-11 📅
Publiceringsdatum: 2022-10-14 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2022/S 199-565993
Refererar till meddelande: 2020/S 129-316607
EUT-S-nummer: 199
Ytterligare information
Mercell annons: https://opic.com/id/afcchocrnh

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

- Flygresor

- Hotelltjänster

- Taxi och fordonsförhyrning

- Konferenser och möten utanför regionkarta.

- SJ

- hotell i Norrköping och Linköping 

- boende för längre vistelser i Norrköping och Linköping

- konferensanläggningar i enligt regionskarta.

- konferensservice i Sverige.

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2022-06-01 📅
Namn: Egencia Sweden AB
Nationellt registreringsnummer: 556262-9716
Postadress: Mejerivägen 3
Postort: Stockholm
Postnummer: 11743
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: shermansson@egencia.com 📧
Land: Östergötlands län 🏙️
Webbadress: http://www.viatravel.se 🌏
Upphandlingens totala värde: 200 000 000 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 1
Källa: OJS 2022/S 199-565993 (2022-10-11)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Kringtjänster för transporter; resebyråtjänster (12 nya upphandlingar)

Tjänster utförda av resebyråer, utflyktsarrangörer och turistbyråer (3)

Resebyråtjänster och liknande tjänster (3)