Beskrivning av upphandlingen
Svenska institutet (SI) inbjuder er att lämna anbud avseende upphandling av resebyråtjänster.
SI är en statlig myndighet som verkar för att öka omvärldens intresse och förtroende för Sverige. Genom strategisk kommunikation och utbyte inom kultur, utbildning, vetenskap och näringsliv främjar SI samarbete och långsiktiga relationer med andra länder. SI har kontor i Stockholm och Paris. Antalet anställda är ca 140 personer varav ca 20 i Paris. Mer information om oss finns på hemsidan
www.si.se
SI:s personal och uppdragstagare reser till ett stort antal resmål över hela världen och deltagare i SI:s internationella ledarskapsprogram reser även till SI och Sverige från stora delar av världen. Detta ställer stora krav på resebyråstöd. Därutöver reser ett stort antal journalister och experter till Sverige för SI:s räkning. Nuvarande avtal med reseleverantör löper ut hösten 2019. SI avser att ingå ett nytt avtal med en resebyrå som kan tillgodose SI:s behov och krav. I led med detta avser SI genomföra en ny upphandling av resebyråtjänster.
Uppdraget omfattar affärsresetjänster (fullservice) för SI:s anställda samt andra personer som reser på uppdrag av SI.
Reseverksamheten är relativt omfattande och den totala resevolymen uppgår till ca 12 MSEK per år. SI garanterar inga volymer för den kommande avtalsperioden. Merparten av tjänsteresandet sker interkontinentalt och till destinationer i Europa. Resor inom Sverige är oftast endagsresor eller resor med någon övernattning. De största destinationerna är Paris, där SI har kontor, samt destinationer i den närliggande Östersjöregionen. Resebokningarna sker dels som individuella bokningar, dels som gruppbokningar. I tjänsten ingår även att tillhandahålla grupp- och konferensbokning.
Resandet avses vara miljöanpassat, kostnadseffektivt och smidigt. Virtuella möten prioriteras och resor med tåg framhålls som ett miljömässigt bra färdsätt och används i första hand vid kortare inrikes resor. SI:s resenärer avses resa med ekonomiklass med flyg och i andraklass med tåg. Endast i undantagsfall sker resa i annan klass.
Resebeställning görs i de flesta fall av resenären själv, för egen räkning eller för SI:s samarbetsparter. Det förekommer också att SI:s uppdragstagare, efter godkännande från SI, kan göra en beställning. Det förekommer inte bara beställningar av resor för utresande från Sverige utan också för inresande, d.v.s. resan startar utanför Sverige.
En målsättning är att öka nyttjandegraden via självbokningsverktyget för resor inom Europa (främst Paris) och inrikes. Många resenärer är frekventa resenärer till komplexa interkontinentala resmål framförallt i Afrika och Asien, så det kommer fortsatt att finnas ett behov av mycket god personlig service. SI avser att sluta ett s.k. transaktionsarvodesavtal för resetjänsterna. Avtalsstart beräknas ske början av oktober med tid för implementering dessförinnan.
Upphandlingen av resebyråtjänster avser att avtal tecknas med en leverantör. Avtalsperioden är fr.o.m. avtalstecknande och tjugofyra (24) månader, med möjlighet till förlängning vid högst tre (3) tillfällen om tolv (12) månader i taget dvs. som längst fem (5) år.