Hitta och boka lediga arbetsytor och medarbetare på en aktivitetsbaserad arbetsplats

Örebro kommun

Inledning
Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

Sista ansökningsdag

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2018-11-22. Upphandlingen offentliggjordes den 2018-10-22.

Leverantörer

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• Sony Nordic (Sweden), Filial till Sony Europe Limited (UK)

Vem?

• Örebro kommun

Vad?

• Programvara och informationssystem

Var?

• Östra Mellansverige › Örebro län

Upphandlingshistorik

Datum	Dokument
2018-10-22	Meddelande om upphandling
2019-02-18	Meddelande om tilldelning

Meddelande om upphandling (2018-10-22)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Titel: Programvara och informationssystem
Referensnummer: Ks 862/2018
Kort beskrivning:

Inledning Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

Meddelandeinformation
Originalspråk: svenska 🗣️
Dokumenttyp: Meddelande om upphandling
Kontraktets art: Tjänster
Reglering: Europeiska unionen – inom ramen för avtalet om offentlig upphandling
Gemensam upphandlingsterminologi (CPV)
Kod: Programvara och informationssystem 📦
Plats för genomförandet
NUTS-region: Örebro län 🏙️

Förfarande
Förfarandetyp: Öppet förfarande
Anbudstyp: Anbud på alla delar
Kriterier för tilldelning
Det ekonomiskt mest fördelaktiga

Upphandlande myndighet
Identitet
Land: Sverige 🇸🇪
Upphandlande myndighet (typ): Regional eller lokal myndighet
Upphandlande myndighet (namn): Örebro kommun
Postadress: Box 30000
Postnummer: 701 35
Postort: Örebro
Kontakt
Webbadress: http://www.orebro.se 🌏
E-post: fredrik.a.sorman@orebro.se 📧
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afdmbdtiub&GoTo=Docs 🌏
URL för deltagande: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afdmbdtiub&GoTo=Tender 🌏

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2018-10-22 📅
Sista anbudsdag: 2018-11-22 📅
Publiceringsdatum: 2018-10-23 📅
Startdatum: 2018-12-04 📅
Slutdatum: 2025-12-03 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2018/S 204-465590
EUT-S-nummer: 204
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afdmbdtiub

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Inledning

Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

Upphandlingsdokumenten innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Vi emotser ert anbud med intresse.

Upphandlande myndighet

Upphandlande myndighet för denna upphandling är Örebro kommun, organisationsnummer 212000-1967. För mer information se www.orebro.se.

Upphandlingens bakgrund, syfte och mål

Örebro kommun har beslutat att delar av förvaltningarna inom Samhällsbyggnad (tekniska, stadsbyggnad, miljö, kultur och fritid, totalt ca 320 personer) som idag sitter i Stadbyggnadshus 1 ska flytta in i den nya aktivitetsbaserade arbetsplatsen Citypassagen under våren 2019. I Citypassagen kommer kommunen ha tillgång till delar av källaren och de tre översta våningsplanen som totalt rymmer ca 7 000 kvm. På en aktivitetsbaserad arbetsplats har medarbetarna inga egna platser utan de har tillgång till hela Örebro kommuns lokalytor beroende på det specifika behovet deras arbete kräver för dagen. Därmed kan hela arbetsplatsen nyttjas av alla medarbetare i Citypassagen.

Ett viktigt behov för medarbetare och chefer i Citypassagen är att på ett enkelt och snabbt sätt hitta lediga arbetsplatser, hitta lediga mötesrum och hitta kollegor. Andra ändamål är att skapa ett statistiskt underlag på hur lokalerna faktiskt används för att ta beslut om framtida optimeringar av arbetsplatsen för en effektiv vardag.

Därmed behövs en IT-lösning som ska minska ineffektivitet och tidsspillan genom att minska söktiden för behoven ovan och även bidra till en bättre och mer kreativ arbetsmiljö.

Utan en lösning för behovet åtgår onödig tid per dag och medarbetare i Citypassagen att aktivt leta och söka lediga arbetsytor och medarbetare vilket är förlorad tid för värdeskapande arbete.

Verksamhetens behov

Lösning för att ”hitta lediga kontorsplatser”

Lösning för att ”hitta kollegor”

Lösning för att ”hitta och boka lediga mötesrum”

Lösning för att ”möjliggöra anonymitet”

Lösning för att ”rapportera brister”

Lösning för att ”mäta och följa upp nytta”

Fakta om Citypassagen

Lokalyta: ca 7 000 m2

Antal våningsplan: 3 st

Antal personer som arbetar i lokalerna: 350 st

Antal mötesrum: 68 st i varierande storlek (16 st för fler än 10 personer)

Antal IT arbetsplatser med koppling mot USB-C docka: 240 st

Antal touch-down arbetsplatser: ca 100 st

Trådlöst nätverk för positionering (Cisco wifi finns tillgängligt)

Tillgång finns till PoE-anslutning vid respektive mötesrum

Förfarande
Rättslig grund: 32014L0024
Tidpunkt för mottagande av anbud: 23:59
Språk på vilka anbud eller ansökningar om deltagande kan lämnas in: svenska 🗣️
Anbudens giltighetstid: 2019-02-28 📅
Datum för öppnande av anbud: 2018-11-23 📅
Tidpunkt för öppnande av anbud: 00:00

Upphandlande myndighet
Identitet
Nationellt registreringsnummer: 212000-1967
Kontakt
Kontaktpunkt: Fredrik Sörman
URL för dokument: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afdmbdtiub&GoTo=Docs 🌏

Kompletterande information
Granskningsorgan
Namn: Förvaltningsrätten i Karlstad
Postort: Karlstad
Land: Sverige 🇸🇪
Källa: OJS 2018/S 204-465590 (2018-10-22)

Meddelande om tilldelning (2019-02-18)
Objekt
Upphandlingens omfattning
Upphandlingens totala värde: 3 000 000 SEK 💰
Meddelandeinformation
Dokumenttyp: Meddelande om tilldelning

Förfarande
Anbudstyp: Ej tillämpligt

Referens
Datum
Avsändningsdatum: 2019-02-18 📅
Publiceringsdatum: 2019-02-20 📅
Identifierare
Meddelandenummer: 2019/S 036-081595
Refererar till meddelande: 2018/S 204-465590
EUT-S-nummer: 36
Ytterligare information
Visma annons: https://opic.com/id/afjoqhltdl

Objekt
Upphandlingens omfattning
Kort beskrivning:

Därmed behövs en IT-lösning som ska minska ineffektivitet och tidsspillan genom att minska söktiden för behoven ovan och även bidrar till en bättre och mer kreativ arbetsmiljö.

Förfarande
Kriterier för tilldelning
Kostnadskriterium (namn): Prisavdragsmodell
Kostnadskriterium (viktning): Prisavdrag

Tilldelning av kontrakt
Datum för avtalstecknande: 2018-12-17 📅
Namn: Sony Nordic (Sweden), Filial till Sony Europe Limited (UK)
Nationellt registreringsnummer: 516405-8439
Postadress: Torshamnsgatan 20
Postort: Kista
Postnummer: 164 40
Land: Sverige 🇸🇪
E-post: lars.malmgren@sony.com 📧
Land: Östra Mellansverige 🏙️
Upphandlingens totala värde: 3 000 000 SEK 💰
Information om anbud
Antal mottagna anbud: 4
Källa: OJS 2019/S 036-081595 (2019-02-18)

Nya upphandlingar inom relaterade kategorier 🆕

Programvara och informationssystem (>20 nya upphandlingar)