Flygresor utrikes 2016

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Välkommen att lämna anbud i upphandlingen av utrikes flygresor. Statens inköpscentral ansvarar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen vilket innebär att Statens inköpscentral ingår samordnade ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingar avseende varor och tjänster som myndigheter upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden.
För ytterligare information om Statens inköpscentral samt våra pågående upphandlingar, samordnade ramavtal och praktiska vägledningar, se www.avropa.se
Förfrågningsunderlaget består av nedanstående kapitel och bilagor.
1. Inbjudan,
2. Administrativa förutsättningar och krav,
3. Prövning och utvärdering av anbud,
4. Leverantörskvalificering,
5. Kravspecifikation,
6. Ramavtalets Huvuddokument.
Bilagor:
Bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran,
Bilaga Sekretessbegäran,
Bilaga Statistik,
Bilaga Konsortium,
Bilaga Pris,
Bilaga Manual för ifyllnad av prisbilaga,
Bilaga Avropsberättigade,
Bilaga Sociala och etiska krav.
Ramavtalen kommer att kunna användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ. Myndigheter under regeringen är avropsberättigade med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Se SCB:s Allmänna myndighetsregister för detaljerad information om statliga förvaltningsmyndigheter, statliga affärsverk, AP-fonder, Sveriges domstolar och domstolsverket samt svenska utlandsmyndigheter, www.myndighetsregistret.scb.se
Myndigheter under riksdagen och andra offentligt styrda organ enligt 2 kap. 12 § LOU deltar med stöd av att de har lämnat bekräftelse till Statens inköpscentral på att de önskar vara avropsberättigade på ramavtalet.
Av Bilaga Avropsberättigade framgår vilka myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är avropsberättigade.
Syftet med upphandlingen är att Avropsberättigade ska kunna avropa tjänsten på ett enkelt och effektivt sätt, vilket genererar tid- och kostnadsbesparingar, samt möjliggör anskaffningar till fördelaktiga villkor.
Upphandlingsföremålet:
Upphandlingen omfattar flygresor till utrikes destinationer från av reseorter i Sverige och Köpenhamn. De sträckor som ingår i upphandlingen anges i Bilaga Pris.
Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen:
Upphandlingen består av ett antal flygsträckor (t.ex. Arlanda – Aten). Samtliga flygsträckor delas in i serviceklasser. De serviceklasser som upphandlas är Business, Premium Ekonomi och Ekonomi. Varje serviceklass utgör då ett anbudsområde (t.ex. Stockholm-Arlanda – Aten, Premium Ekonomi, utgör ett anbudsområde och Stockholm-Arlanda – Aten, Ekonomi, utgör ett annat anbudsområde).
För vissa sträckor föreligger även regleringar avseende direktflyg, enkelresa, mellanlandningar och maximal restid.Mer information om detta finns under punkt 3.3.1 Utvärderingsmodell, punkt 5.3.3 Reglering av mellanlandning, maximal total restid och enkelresor – Europa, samt punkt 5.4.4 Reglering av mellanlandning, maximal total restid och enkelresor – Interkontinental.
Anbud kan lämnas på ett eller flera anbudsområden. Anbudsområdena framgår av Bilaga Priser där anbudsgivaren fyller i vilka flygsträckor och serviceklasser som erbjuds.
Ramavtalets omfattning:
Statens inköpscentral uppskattar volymen på kommande Ramavtal till ca 220 000 000 SEK per år. Uppskattningen grundas på statistik från nuvarande Ramavtal samt vad som framkommit i förstudien.
Någon garanti avseende försäljningsvolymer eller liknande ges inte.
Total omsättning 2013–2015:
2013: 210 000 000 SEK (3 kvartal),
2014: 247 000 000 SEK,
2015: 194 000 000 SEK.
Antalet resor juni 2014–maj 2015:
Under perioden juni 2014 till maj 2015 avropades totalt 64 360 tur och retur resor från det nuvarande ramavtalet. Den absoluta majoriteten av resorna gick till destinationer inom Europa.
Nedan anges antalet resor per geografiskt område under perioden samt respektive områdes andel (i procent) av det totala antalet resor:
Europa: 59 132 st. (ca 91,8 %),
· Nordamerika: 2 924 st. (ca 4,5 %),
· Asien/Australien: 868 st. (ca 1,3 %),
· Afrika: 633 st. (ca 0,9 %),
· Mellanöstern: 524 st. (ca 0,8 %),
· Sydamerika: 279 st. (ca 0,4 %).
I Bilaga Statistik redovisas de mest avropade destinationerna per område under perioden juni 2014 till maj 2015. Under punkt 3.2 Antal ramavtalsleverantörer finns information om det antal Ramavtalsleverantörer Statens inköpscentral avser teckna Ramavtal med.
Avrop från tecknat ramavtal:
Avrop från detta ramavtal sker genom en förnyad konkurrensutsättning enligt 5 kap. 7 § i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. En bokningsförfrågan görs i normalfallet av en av Avropsberättigad anlitad resebyrå, alternativt direkt av Avropsberättigad, till de Ramavtalsleverantörer som Ramavtal tecknats med på aktuell flygsträcka. Förfrågan sker via ett bokningssystem. Den Ramavtalsleverantör som vid förfrågan erbjuder den resa som bäst överensstämmer med resenärens önskemål avseende nedan listade faktorer ska Avropas. Minst ett (1) av följande tilldelningskriterier ska användas i samband med Avrop:
— destinationens flygplats,
— restid,
— antal mellanlandningar,
— tidtabell,
— pris.
Ramavtalet blir bindande mellan parterna när det signerats av Ramavtalsleverantören och Statens inköpscentral. Ramavtalet träder i kraft, vilket innebär att Avrop av Tjänster kan göras under Ramavtalet, den dag det har signerats av båda parter, dock tidigast 1.10.2016, och löper därefter under en period av 24 månader från och med att det trätt i kraft. Ramavtalet upphör därefter att gälla utan uppsägning. Eventuell förlängning av Ramavtalet sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning kan uppgå till högst 24 månader.
Denna upphandling genomförs genom ett öppet upphandlingsförfarande enligt LOU. De inkomna anbuden kommer efter anbudsöppningen att genomgå en kvalificering. De anbud som är kompletta och uppfyller de obligatoriska kraven i förfrågningsunderlaget kommer sedan att utvärderas utifrån de tilldelningskriterier som anges i förfrågningsunderlaget.
I de fall en Anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer Statens inköpscentral anse det senast inkomna under anbudstiden som det giltiga anbudet.
Anbudets språk:
Anbud ska vara skrivet på svenska. Svenska språket tillämpas vid all kommunikation rörande denna upphandling, med undantag för certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska, danska eller norska.
Elektronisk anbudsinlämning:
Statens inköpscentral använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget Tendsign för hantering av förfrågningsunderlag och anbud. Tendsign ägs av Visma Commerce AB. Anbud kan således inte lämnas i pappersformat, via fax eller e-post. Företrädare för Anbudsgivare ansluter sig till Tendsign genom att registrera ett användarkonto på Tendsigns hemsida, www.tendsign.com
Den e-postadress som Anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen både från och till Statens inköpscentral. Den juridiska eller fysiska person vars organisationsnummer eller personnummer anges i Tendsignkontot betraktas som Anbudsgivare. För de fall anbudet är lämnat av ett konsortium och separat blankett avseende konsortium har undertecknats, ses bolaget med Tendsignkontot som företrädare för konsortiet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsign support på telefon 0771-440 200 eller via e-post på tendsignsupport@visma.com
Då Tendsigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support.
Sista anbudsdag:
Sista dag för anbudsinlämning är 1.6.2016.
Anbudets giltighetstid:
Vid en eventuell överprövning kan giltighetstiden för anbuden komma att förlängas. Statens inköpscentral kommer i sådana fall att begära godkännande av Anbudsgivaren att denne godkänner förlängningen. Anbudet ska vara giltigt till 1.12.2016.
Frågor om förfrågningsunderlaget:
Alla frågor om förfrågningsunderlaget ställs till och besvaras av Statens inköpscentral via Tendsign. Frågor besvaras och förmedlas till samtliga anbudshämtare via TendSign, alla frågor och svar som publiceras är avidentifierade. Frågor och svar utgör en del av förfrågningsunderlaget. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor från Anbudsgivare, eller av någon annan anledning, kommer kompletteringen att finnas i Tendsigns frågor-och-svarsfunktion samt sändas, via den e-postadress som Anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, till alla som via Tendsign hämtat förfrågningsunderlaget. De av Statens inköpscentral lämnade svaren avseende förfrågningsunderlaget är endast bindande om svaren lämnats via Tendsign. Anbudsgivare är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under anbudstiden. Om en anbudsgivare hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt än via Tendsign kan Statens inköpscentral inte garantera att all information om upphandlingen, eventuella förtydliganden samt frågor och svar, kommer Anbudsgivaren tillhanda under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor är 23.5.2016. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Sista dag för att besvara frågor är 26.5.2016.
Anbudsöppning äger rum så snart som möjligt efter sista anbudsdag i närvaro av minst två personer från Statens inköpscentral.
Tilldelningsbeslut beräknas kunna fattas under det tredje kvartalet 2016.
Ett tilldelningsbeslut är inte civilrättsligt bindande utan innebär endast att Statens inköpscentral har fattat beslut om utgången av anbudsutvärderingen och dess vinnare.
Efter att tilldelningsbeslut har fattats underrättas samtliga Anbudsgivare via Tendsign. Ramavtal sluts tidigast efter tio (10) dagar räknat från och med dagen efter tilldelningsbeslutets avsändande.
Statens inköpscentral kommer att anta maximalt tre (3) Ramavtalsleverantörer per anbudsområde under förutsättning att så många anbud uppfyller ställda krav.

Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2016-06-01. Upphandlingen offentliggjordes den 2016-04-14.

Vem?

• • Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet

Vad?

• • Uthyrning av utrustning för lufttransport med besättning › Uthyrning av flygplan med besättning
• • Flygning och tillhörande tjänster › Flygtjänster

Var?

• • Sverige