IT-system för utbildningsadministration

Västerås stad

Inbjudan:
Västerås stad inbjuder härmed till anbudsgivning avseende: IT-system för utbildningsadministration.
Bakgrund:
Vuxenutbildningscentrum, VUC, har beställt ett IT-upphandlingsprojekt med syfte att anskaffa ett nytt administrativt verksamhetssystem. VUC använder sedan 2008 IST:s system Extens med tillhörande webbgränssnitt Dexter. I Extens hanteras uppgifter kring elever, utförare (skolor), lärare, ämnen, kurser, betyg och studieplaner. Via Dexter kan man läsa och registrera vissa delar av den information som lagras i Extens.
VUC administrerar idag samtliga uppdrag avseende vuxenutbildningar [1] inom kommunen. Från 1.1.2009 blev all vuxenutbildning upphandlad, vilket innebar att man gick från Västerås stad som ensam utförare till totalt ca 20 utförare. Vissa utbildningar genomförs fortfarande i Västerås stads regi, men merparten av utbildningarna bedrivs av de externa utförarna. Eleverna har möjlighet att söka utbildningar med flera olika studieformer: distanskurs, webbaserad utbildning och traditionell klassrumsundervisning. Även utbildning med individanpassad studietakt och handledning erbjuds. VUC handlägger och studievägleder ca 8 500 elever per helår fördelade på utbildningsområdena Grundvux, Gymnasievux, Yrkesvux, Särvux och Sfi (Svenska för invandrare). VUC har dessutom uppdraget att skapa och förvalta arbetsmarknadsinsatser för att ge eleverna möjlighet att positionera sig på arbetsmarknaden. Ung resurs, Allégro och Arenan är exempel på några av dessa insatser.
Barn- och utbildningsförvaltningen har fått i uppdrag av Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att genomföra en utredning kring utbudet av utförare och kurser. Utredningen har till syfte att utreda alternativen till traditionell upphandling av vuxenutbildning, dels för att kunna teckna längre avtalsperioder för samtliga vuxenutbildningar och därigenom skapa kontinuitet i relationen mellan VUC och utförarna, dels för att öka valfriheten för eleverna, i synnerhet de Sfi-studerande [2]. Nuvarande avtal med utförarna har förlängts för att resultatet av denna utredning ska hinna beaktas i kommande upphandling av utbildning. Det nya avtalet träder i kraft 1.1.2015.
Ovanstående talar för att eleverna blir erbjudna ett större utbud i fråga om val av kurser, skolor och studieformer. VUC behöver ha ett verksamhetsanpassat IT-stöd på plats innan dess för att kunna hantera den kraftigt ökande administration som detta medför. Nuvarande avtal med systemleverantören IST löper ut 31.12.2013 med option på förlängningar på halvårsbasis.
Eftersom VUC:s kursverksamhet sträcker sig över helår med löpande antagning och inte är terminsindelad, behövs ett administrativt IT-system som är anpassat efter detta. Dessutom behöver systemet kunna hantera alla utförare på ett effektivt sätt. Extens är utvecklat för grundskola och gymnasium och är i dagsläget inte anpassat till VUC:s typ av verksamhet.
[1] Man är behörig att studera på kommunal vuxenutbildning från och med andra kalenderhalvåret (hösten) det år man fyller 20. Den som har ett slutbetyg från gymnasieskolan undantas från denna åldersgräns.
[2] Se Sammanträdesprotokoll UAN 15/5 2013 §85 och tjänsteskrivelse Dnr 2013/376-UAN-674.
Referensnummer:
Upphandlingens referensnummer är: 2013/46-UN-A-061.
Tillhandahållande av förfrågningsunderlag:
Förfrågningsunderlag tillhandahålls via det webbaserade upphandlingsverktyget TendSign.
Omfattning:
Västerås stads vuxenutbildningscentrum (VUC) ansvarar för vägledning och antagning till vuxenutbildningen inom kommunen. VUC har idag ett system som kräver omfattande manuell hantering vilket är orsak till att denna upphandling genomförs. Syftet är att få en snabbare handläggning med hjälp av ett effektivt IT-stöd. Oberoende av teknikplattform ska tjänsten vara tillgänglig via webbläsare med möjlighet att logga in med olika behörighetsnivåer och säkerhetslösningar ex. e-legitimation.
VUC har därför beslutat att genomföra upphandling av ett heltäckande IT-stöd som i huvudsak omfattar följande delar:
— Webbansökan.
— Antagningshandläggning.
— Registerhantering.
— Närvarohantering.
— Betyg.
— Utbetalning.
— Statistik.
— Rapportering till myndigheter.
Kontraktstyp:
Upphandlingen omfattar typen: Tjänstekontrakt.
Upphandlingens totala värde:
Upphandlingens totala värde för hela perioden, inklusive option om förlängd avtalstid uppskattas till: 5 500 000.
Avtalets startdatum:
Avtalets startdatum: 15.2.2014.
Avtalets slutdatum:
Avtalets slutdatum: 14.2.2017.

Tidsfristen för mottagande av anbud var 2013-12-18. Upphandlingen offentliggjordes den 2013-11-08.

Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• • Göteborgs IT Konsult Gotit AB

• • Västerås stad

• • Administrativa byråtjänster › Utbildningsadministration
• • Programvara för utbildning och underhållning › Programvara för utbildning

• • Östra Mellansverige › Västmanlands län