Ekonomisystem

Karlskrona kommun

Upphandlingen omfattar ekonomisystem till Karlskrona kommun samt kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Blekinge.
Förfrågningsunderlag består av följande delar:
Förfrågningsunderlag
Bilaga 1 Upphandlingsbilaga.
Bilaga 2 Kravspecifikation, skallkrav samt börkrav med bedömningspunkter.
Bilaga 3 Avtal grundvillkor.
Bilaga 4 Prisbilaga.
Bilaga 5 Systemkrav IT.
Bilaga 6 Krav Utvecklingsmiljön.
Bilaga 7 Informationssäkerhetspolicy.
Bakgrund och syfte
Karlskrona kommun är en kommun i Blekinge län med 63 691 invånare (december 2012). Detta placerar Karlskrona kommun på 33 plats av Sveriges kommuner avseende folkmängd. Karlskrona kommun är Blekinges största arbetsgivare med 5 000 (hösten 2013) tillsvidareanställda, de flesta jobbar inom omsorg och skola.
Det övergripande målet med upphandlingen är att de lagstadgade kraven i den kommunala redovisningslagen tillgodoses och att med hjälp av ekonomisystemet skapa effektiva ekonomiprocesser åt kommunens samtliga verksamheter.
Upphandlingens mål är att senast våren 2014 skriva ett nytt avtal avseende Kommunens ekonomisystem. Ekonomisystemet tas i bruk 1.1.2015. Systemet ska vara installerat och vara fullt fungerande i alla i avtalet ingående moduler senast 31.12.2014. Av kommunen utsedd personal som utbildas av leverantören ska vara utbildade senast 31.12.2014.
För att nå det övergripande målet krävs att ekonomisystemet kan erbjuda:
— Effektivt enhetligt arbetssätt för hela ekonomihanteringen.
— Tillgodose behoven av styrning och uppföljning.
— Tillgodose olika målgruppers möjlighet att inhämta efterfrågad ekonomisk data på ett enkelt och tydligt sätt.
— Minimera manuella avstämningsrutiner mellan de olika delsystemen.
— Effektiv drift- och systemförvaltning.
— Integrerad systemlösning.
Omfattning
Upphandlingen avser leverans av ett ekonomisystem för Karlskrona kommun och kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Blekinge.
Systemet ska stödja administrativa arbetsprocesser och arbetsflöden i Karlskrona kommun genom att vara uppbyggt med integrerade moduler (eller likvärdigt) och funktioner. Karlskrona kommun efterfrågar ett färdigutvecklat system. Systemet skall 1 vara etablerat på marknaden och anpassat till Karlskronas storlek samt verksamhetskomplexitet.
Upphandlingen omfattar även implementering, service, support, utbildning, underhåll, samt konsulttjänster vid behov enligt avtal under avtalsperioden.
Anbudsgivaren skall 2 ge förslag till införandeplan, bifogas anbudet. Omfattning, resursbehov, tidplan samt uppskattning av Karlskrona kommuns medverkan skall 3 anges.
Anbudsgivaren skall 4 tillhandahålla utbildning för generella användare samt för nyckelpersoner. Beskriv utbildningarnas upplägg i anbudet.
Karlskrona kommun avser att upphandla ett ekonomisystem innehållande följande:
— Allmänna krav ekonomisystem.
— Redovisning.
— Kundfakturering samt reskontra.
— Hantering av leverantörsfakturor samt reskontra.
— Anläggningsredovisning samt reskontra.
— Rapportverktyg.
— Internfakturering.
— Projekt- och tidsredovisning.
Skallkraven skall vara uppfyllda vid visningstillfället
Samtliga skallkrav skall 5 vara färdigutvecklade vid anvisat datum för visning av systemet för att kunna godtas som uppfyllt. Mer utförlig beskrivning och skallkrav framgår i bilaga 2.
Lagar och förordningar
Ekonomisystemets uppbyggnad och funktioner skall 6 följa lagstiftning och förordningar som berör den verksamhet som ekonomisystemet används i samt de generella lagar som berör kommunal och offentlig verksamhet.
Organisation
Karlskrona kommun
Kommunfullmäktige är Karlskrona kommuns högsta beslutande organ med 75 ledamöter. Här avgörs bland annat:
— hur kommunens pengar ska fördelas.
— hur hög skatten ska vara.
— hur den kommunala organisationen ska se ut.
— vilka avgifter som ska tas ut.
Kommunfullmäktige lägger fast ekonomiska ramar, väljer revisorer, utser ledamöter i nämnderna och ställer upp verksamhets- och kvalitetskrav för varje nämnd.
Kommunfullmäktige utser i sin tur kommunstyrelsen som består av 15 ledamöter. Kommunstyrelsen är kommunfullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamhet. Eftersom kommunstyrelsen inte kan sätta sig in i alla frågor, finns det nämnder för olika specialområden. I Karlskrona kommun finns det 11 förvaltningar och 12 nämnder.
Barn och ungdomsförvaltningen – Barn och ungdomsnämnden
Handikappförvaltningen – Handikappnämnden
Idrotts- och fritidsförvaltningen – Idrotts- och fritidsnämnden
Kommunledningsförvaltningen – Kommunstyrelsen, valnämnden och
överförmyndarnämnden
Kulturförvaltningen – Kulturnämnden
Samhällsbyggnadsförvaltningen – Miljö- och byggnadsnämnden
Serviceförvaltningen – Kommunstyrelsen
Socialförvaltningen – Socialnämnden
Tekniska förvaltningen – Tekniska nämnden
Utbildningsförvaltningen – Utbildningsnämnden
Äldreförvaltningen – Äldrenämnden
I nämnderna fattas de politiska besluten och därefter är det respektive förvaltningschefs ansvar att verkställa beslutet. De som arbetar i förvaltningarna är inte politiskt tillsatta. Varje förvaltning har en ansvarig förvaltningschef och en ledningsgrupp.
Räddningstjänsten Östra Blekinge
Räddningstjänsten Östra Blekinge är ett kommunalförbund som svarar för räddningstjänst och förebyggande åtgärder mot brand och andra olycksrisker inom Karlskrona och Ronneby kommuner. Räddningstjänsten Östra Blekinge finansieras till 61,5 % av Karlskrona
kommun och 38,5 % av Ronneby kommun. Den politiska ledningen är organiserad enligt direktionsmodellen. Förbundet har 192 anställda. Av dessa arbetar 16 dagtid, 60 i räddningsstyrkor heltid samt 116 personer som räddningspersonal i beredskap.
Mål och – resursstyrning
Karlskrona kommun tillämpar mål och resursstyrning. Styrningen sker med vision, mål, värderingar och dialog kopplade till befintliga resurser. Grunden i den kommunala ordningen är att varje nämnd har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att bedriva en väl avgränsad verksamhet i enlighet med gällande lagar, förordningar, föreskrifter samt nationella mål för den kommunala verksamheten. En mål- och resursstyrd organisation ställer höga krav på cheferna och politikerna som fattar beslut om de ekonomiska besluten inom sin verksamhet. Det är därför väldigt viktigt att det finns bra verktyg som stöd för att kunna fatta optimala beslut. Det ska vara möjligt att på ett lätt sätt kunna följa den ekonomiska utvecklingen på sin förvaltning.
Dagens ekonomisystem och organisation
Karlskrona kommun har idag ett ekonomisystem från Aditro. Idag är det två portaler som användaren loggar in i, redovisningssystemet och inköp och fakturasystemet. Det är cirka 350 användare i redovisningssystemet och cirka 1 150 användare i inköp och fakturasystemet.
I leverantörsreskontran behandlar Karlskrona kommun ungefär 115 000 leverantörsfakturor per år.
Antal upplagda leverantörer är cirka 7 000.
Kundreskontran genererar cirka 86 000 kundfakturor (år 2012) och c:a 2 200 påminnelser (år 2012). Antalet upplagda kunder är i nuläget kring 23 000.
Kodplan
Karlskrona Kommuns kontoplan är en flerdimensionell kontoplan och består av 7 dimensioner som i nuläget fördelas på sammanlagt 40 positioners fältlängd.
De olika delarna är:
Kod Namn Positioner Sammanfattning Obligatorisk
A Slag 6 Kontoklass, tillgång, skuld, intäkt, kostnad Alltid
B Ansvar 8 Den organisatoriska indelningen Alltid
C Verksamhet 3 Vad som görs Klass 3–8
D Aktivitet 5 Specifika händelser Frivillig
E Objekt 6 Det fysiska objektet Frivillig
F Projekt 6 Investerings- och projektredovisning För investeringar och projektredovisning
G Motpart 6 De interna och koncerninterna posterna, samt utlandsbetalningar Interna och koncerninterna transaktioner
Därutöver finns textfält om totalt 30 positioner som används som beskrivning av transaktionen. Den flerdimensionella redovisningen ska visa kommunens ekonomiska ställning utifrån olika strukturer/dimensioner. Detta uppnås genom att varje ekonomisk händelse beskrivs utifrån kombinationer av begrepp, t.ex. ansvar, verksamhet, aktivitet m.m.

Sista ansökningsdag
Tidsfristen för mottagande av anbud var 2013-12-20. Upphandlingen offentliggjordes den 2013-11-11.

Leverantörer
Följande leverantörer nämns i tilldelningsbeslut eller andra upphandlingsdokument:

• • Aditro AB

Vem?

• • Karlskrona kommun

Vad?

• • Informationssystem › Ekonomiska informationssystem

Var?

• • Sydsverige › Blekinge län